聚焦汛期檔案安全！（風(fēng)險評估、溫濕度控制、緊急疏散與處置）
近期，我國南方地區(qū)出現(xiàn)持續(xù)強(qiáng)降雨，我們要高度重視汛期檔案安全工作，預(yù)防為主，采取必要措施，確保檔案絕對安全。應(yīng)蘭臺之家粉絲要求，編輯梳理了一系列汛期檔案安全管理的內(nèi)容，供大家參考，有任何問題，敬請留言。
法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)篇做好汛期檔案安全工作，遵循《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施條例，以及國家檔案局發(fā)布的相關(guān)安全工作指南和緊急通知是檔案安全管理的基礎(chǔ)。這些法規(guī)為檔案的安全保管提供了法律依據(jù)和操作標(biāo)準(zhǔn)。《中華人民共和國檔案法》
《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》
《國家檔案局印發(fā)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》
《國家檔案局辦公室關(guān)于做好汛期檔案安全工作的緊急通知》
《檔案館防治災(zāi)害工作指南》
《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》
風(fēng)險評估篇檔案館庫應(yīng)進(jìn)行全面的安全風(fēng)險評估，包括但不限于排水系統(tǒng)的通暢性、地面防潮措施、防水等級、通風(fēng)與溫濕度控制設(shè)備等。檔案館庫內(nèi)排水是否通暢，是否存在積水現(xiàn)象;
檔案館庫內(nèi)外地面高差多少，是否有防汛物資;
檔案館庫內(nèi)地面是否有防潮措施;
檔案館庫防水等級是否達(dá)到Ⅰ級標(biāo)準(zhǔn);
檔案館庫內(nèi)是否設(shè)置機(jī)械通風(fēng)或空調(diào)設(shè)備;
檔案館庫區(qū)是否有消防以外的給水點(diǎn);
檔案館庫是否有給水排水管安裝在與檔案庫相臨的內(nèi)墻上;
檔案館庫是否配備漏水探測儀器;
檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房是否滿足溫濕度要求;
溫濕度篇
汛期，檔案館庫濕度增大，根據(jù)不同類型的檔案庫房，應(yīng)維持適宜的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，避免汛期檔案受潮、發(fā)霉。
設(shè)施設(shè)備篇
檔案館庫濕度增大，濕度調(diào)控除了通風(fēng)以外，還需要可靠的設(shè)施設(shè)備。檔案館應(yīng)配備先進(jìn)的去濕設(shè)施設(shè)備，以應(yīng)對汛期濕度增大的情況。去濕設(shè)備有冷卻去濕機(jī)、單體的去濕機(jī)、加濕去濕一體機(jī)、恒濕凈化一體機(jī)等，需要根據(jù)庫房情況、所在地氣候、檔案類型等具體情況確定。
區(qū)域智能控制器，可集中控制檔案館庫內(nèi)各智能環(huán)境設(shè)備運(yùn)行，并具備數(shù)據(jù)采集、故障反饋等功能，可支持對接智能設(shè)備，如恒濕凈化一體機(jī)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、聲光報警器等，可查看庫房溫度、濕度、PM2.5等環(huán)境數(shù)據(jù)的曲線報表，提供報警信息記錄，幫助用戶分析和處理問題。
恒濕凈化一體機(jī)，智能恒濕，實(shí)時采集濕度數(shù)據(jù)，智能切換加濕除濕，恒濕、感知、凈化三位一體，滿足檔案防潮、防塵、防霉、防污染要求。
緊急疏散與處置篇
面對災(zāi)害預(yù)警，檔案館應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員按照既定程序疏散檔案資料至安全場所。
接到重大災(zāi)情預(yù)警，應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)應(yīng)迅速組織人員，按照應(yīng)急預(yù)案指定的程序、路線，把需要緊急避險的檔案資料疏散轉(zhuǎn)移到安全場所存放。
疏散可采取兩種形式：一是場地集中存儲;二是對口轉(zhuǎn)移疏散。檔案資料安置好后，應(yīng)加強(qiáng)警力，確保臨時庫房的安全。
搶救疏散檔案的優(yōu)先次序應(yīng)首先考慮檔案保存年限、檔案價值及檔案制成材料，一般為：永久檔案資料先于長、短期檔案資料;珍貴檔案資料先于一般檔案資料:紙質(zhì)檔案資料先于非紙質(zhì)檔案資料。
若有洪澇危險，應(yīng)將低層庫房的檔案資料轉(zhuǎn)移到高層庫房，也可將檔案、資料封塑打包，從柜架低處移至高處，同時還要將沙袋、防洪擋板等防汛物資堆放到相應(yīng)位置，必要時做好排水準(zhǔn)備。
一時難以疏散的檔案資料，應(yīng)用防水、阻燃的材料遮蓋保護(hù)。
檔案館發(fā)生倒塌，應(yīng)確定檔案庫房所處位置，優(yōu)先找出特藏室和重點(diǎn)檔案庫房位置，組織挖掘。搶挖出的檔案，如是成箱、成柜整體移出的，應(yīng)及時疏散到安全地點(diǎn);散亂的檔案可封塑打包后再疏散。
檔案館在自救的同時，應(yīng)積極尋求專業(yè)救災(zāi)部門給予幫助與協(xié)作，把災(zāi)害影響減輕到最低程度。
以水淹受潮發(fā)霉檔案為例，因?yàn)?zāi)受損檔案緊急處置的一般過程如下:
1. 確定冷凍處理場所 及時查詢聯(lián)系本地及附近地區(qū)有冷庫或干燥設(shè)備的檔案館或其他單位，盡快選擇確定水淹檔案冷凍干燥處理的場所。2. 打包裝箱 將需要冷凍處理的檔案用塑料袋打包，原則上每卷裝一袋，防止在冷凍中結(jié)成較大冰塊，影響下一步干燥或解凍的速率。卷與卷之間已經(jīng)發(fā)生粘連的，允許裝在一個塑料袋中，而不必強(qiáng)行分開，以免造成二次損壞。打包后的檔案應(yīng)在盡可能有支撐的情況下，垂直或平行放在轉(zhuǎn)運(yùn)筐里。3. 緊急轉(zhuǎn)運(yùn) 將打包后的檔案按要求轉(zhuǎn)運(yùn)至已聯(lián)系好的冷庫。4. 實(shí)施冷凍 對水淹檔案實(shí)施深冷凍，冷凍初始溫度為-30℃至-40℃。當(dāng)水淹檔案完全凍結(jié)后，溫度可以設(shè)在-10℃左右。
責(zé)任落實(shí)篇
汛期檔案安全管理不僅是技術(shù)問題，更是責(zé)任問題。應(yīng)建立科學(xué)的管理制度，配置適宜的設(shè)施設(shè)備，并加強(qiáng)與應(yīng)急管理、氣象等部門的聯(lián)系。在汛期前進(jìn)行全面排查，消除安全隱患，并確保檔案得到安全妥善保管。
要高度重視汛期檔案安全防御工作，堅持安全第一、預(yù)防為主的原則，切實(shí)把汛期檔案安全保管工作作為重要任務(wù)抓緊抓實(shí)。
要全面落實(shí)防汛安全責(zé)任制，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)值班帶班制，重要崗位 24 小時值班和信息報告制度，密切掌握汛期動態(tài)和檔案館實(shí)時情況，確保發(fā)現(xiàn)突發(fā)情況及時處置;要加強(qiáng)與應(yīng)急管理、氣象等相關(guān)部門保持緊密聯(lián)系，高度關(guān)注氣象、臺風(fēng)雨情預(yù)報和天氣形勢變化，儲備必要的應(yīng)急救援裝備和物資;
要在汛期來臨之前，對檔案庫房進(jìn)行全面細(xì)致的排查，發(fā)現(xiàn)不安全因素要及時采取措施，消除安全隱患;做好相關(guān)設(shè)備的檢修、維護(hù)工作，有效控制檔案庫房溫濕度，避免檔案受潮、發(fā)霉，確保檔案得到安全妥善保管。
《檔案法》第十九條 檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用;按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》第二十二條 檔案館應(yīng)當(dāng)對所保管的檔案采取下列管理措施：
(一)建立健全科學(xué)的管理制度和查閱利用規(guī)范，制定有針對性的安全風(fēng)險管控措施和應(yīng)急預(yù)案;(二)配置適宜安全保存檔案、符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備;(三)根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理;(四)根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)施設(shè)備;(五)編制檔案目錄等便于檔案查找和利用的檢索工具。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，參照前款規(guī)定辦理。
《檔案法》第四十四條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時采取補(bǔ)救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應(yīng)當(dāng)及時向檔案主管部門報告。
