電子檔案管理流程有哪些內容？

管理流程是電子檔案管理體系治理域的重要內容，對于確定檔案管理內容和要求，對電子檔案管理進行過程控制具有重要意義。目前比較有代表性的檔案管理流程有兩種：

一 是基于傳統檔案管理形成的收集、整理、鑒定、保管、統計和使用“六環節”流程，收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計“八環節”流程，還有《機關檔案管理規定》在繼承并發揚傳統檔案管理流程基礎上，將檔案管理劃分為更為全面的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交六個階段十二項管理流程。

二 是ISO 15489-1:2016將檔案管理劃分為檔案形成、檔案捕獲、檔案分類與標引、檔案訪問控制、檔案存儲、檔案利用與再利用、檔案遷移或轉換、檔案處置八項流程。

《機關檔案管理規定》確定的檔案管理流程更為全面，能夠完全涵蓋ISO 15489-1:2016確定的檔案管理流程。鑒于《機關檔案管理規定》在制定時充分考慮檔案傳統管理流程和電子檔案管理需要，更加符合檔案管理習慣，本書以《機關檔案管理規定》確定的流程為藍本，同時按照ISO 15489-1:2016對部分流程順序進行了微調，形成了電子檔案管理流程。

（1）形成與收集

電子檔案形成是電子檔案生命周期的第一個階段，是指通過創建或接收方式產生電子檔案的過程，是電子檔案管理的起點。電子檔案收集是指按照收集范圍并通過特定方式將電子檔案、電子檔案元數據、電子簽名等匯集起來的過程。

（2）整理與歸檔

電子檔案整理是指按照檔案的形成規律和特點，根據科學的理論和方法，把電子檔案整序形成便于保管和利用的有序體系的業務活動。歸檔是指將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子數據（文件）及其元數據管理權限向檔案部門提交的過程。歸檔主要包括捕獲、錄入、檢測、登記等工作步驟。

（3）保管與保護

電子檔案保管與保護主要包括電子檔案存儲、備份、保存和保護工作。電子檔案存儲是指以經濟、有效、安全的方式保護、存取和管理電子檔案以便利用的過程。電子檔案備份是指將電子檔案或電子檔案管理系統的全部或部分復制或轉換到存儲載體或獨立的系統上。電子檔案保存是指確保電子檔案得到長期維護所涉及的過程和操作。電子檔案保護是指采用物理和化學方法保持電子檔案載體和信息穩定性的行為。

（4）利用與開發

電子檔案利用與開發是檔案管理工作永恒的主題，是實現檔案自身價值的根本途徑，也是檔案事業發展的客觀需要。電子檔案利用與開發工作主要包括電子檔案的利用、檢索、開發和信息服務。電子檔案利用是指查找、使用或檢索電子檔案的權利、機會和方法。電子檔案檢索是指通過著錄標引、建立索引、提取特征等方式標識檔案信息，形成電子檔案檢索系統，并通過系統選擇、獲取特定信息的過程。

電子檔案開發即檔案信息資源開發，是指運用信息化等手段對已經存在的檔案信息資源進行分類、聚合、抽取、提煉、總結等活動發掘檔案價值、實現檔案價值升值的過程。電子檔案信息服務是指檔案部門以保障公民檔案信息資源利用權利和滿足公眾檔案信息需求為目的，對數字檔案資源的收集、整理、存儲、加工、處理和分析，在服務理念支配下向社會和公眾提供檔案信息，進行檔案信息傳播，以最大限度發揮檔案信息社會價值和經濟價值的活動與過程。

（5）鑒定與銷毀

電子檔案鑒定是指對電子檔案的內容和技術狀況進行評估的過程，確認其真實性、完整性、可用性、安全性及其保存價值等，是對電子檔案價值和技術的雙重鑒定。

電子檔案銷毀是指消除或刪除失去價值的電子檔案，使之無法恢復的過程，是電子檔案處置方式之一。由于電子檔案處置自身不承擔獨立的電子檔案管理功能，本書不將處置作為單獨的電子檔案管理流程。

（6）移交與統計

電子檔案移交與統計主要包括電子檔案移交與接收、電子檔案統計、電子檔案分析與挖掘、電子檔案評估工作。