業(yè)務思考丨《電子印章管理辦法》實施后，檔案工作者要搞清楚哪幾個關鍵點？

《辦法》落地，對檔案工作者來說，要明白哪幾個關鍵點呢？我們一起來探討下。

首先，《辦法》落地后，標志著現(xiàn)在電子印章和咱們平時蓋的實體紅章 “平起平坐” 了，經(jīng)電子簽章的文件，跟蓋了實物章的紙質(zhì)文件一樣有法律效力。

依據(jù)？

《辦法》第五條明確規(guī)定，符合要求的電子印章與實物印章具有同等法律效力，經(jīng)電子簽章的電子文件（法律、行政法規(guī)明確不適用的除外）與紙質(zhì)文件效力一致。這與《檔案法》第三十七條 “電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用” 形成法規(guī)銜接，意味著經(jīng)合規(guī)電子簽章的電子文件可直接作為歸檔依據(jù)，無需額外轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件。

其次，電子印章有明確的定義了，認為“電子印章是將實物印章掃描成圖片”的觀點需要更新了。

《辦法》明確，電子印章是一種基于密碼技術和相關數(shù)字技術生成的特定格式數(shù)據(jù)，包含印章圖像數(shù)據(jù)、印章名稱、印章所有者信息、電子簽名認證證書以及與其關聯(lián)的電子簽名制作數(shù)據(jù)。

通俗來講，一個完整的電子印章就像一份“數(shù)字身份證”：印章圖形是它的外貌，數(shù)字簽名技術是它的靈魂。

那么，如何辨別電子印章是真的呢？ “紅章 + 能驗證真假” 。

比如有個電子發(fā)票文件A，是紅章PDF，用軟件打開， 點一下印章，會顯示 “簽名有效，沒被改過”。而另一個發(fā)票類文件C，有章，但點半天沒有任何驗證信息，就屬于無效文件了。

接著，歸檔電子文件上的電子印章有什么要求？

《辦法》明確，經(jīng)電子簽章的電子文件歸檔時，應當符合電子檔案管理有關規(guī)定和標準規(guī)范。根據(jù)國家檔案局令 第22號《電子檔案管理辦法》，當我們接收到帶有電子印章的電子文件歸檔時，一方面去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。另一方面，還需同步收集并歸檔電子印章的基礎憑證，包括印章備案材料、電子簽名認證證書及有效期證明等源頭文件。

最后，要是單位沒明確 “電子印章檔案該怎么收、怎么管”，怎么辦？

《辦法》實施后，電子印章的動態(tài)管理特性對檔案管理系統(tǒng)提出了新要求。檔案工作者一方面需要牽頭推動檔案系統(tǒng)功能的迭代升級，如增加電子印章有效性自動核驗模塊；另一方面，需要努力建立協(xié)同工作機制，聯(lián)動信息、科技、 IT、法務等部門對接跨部門簽章互認需求，推動電子印章跨部門互信互認。

總之，對檔案工作者而言，電子印章不再是孤立的技術應用，而是貫穿電子檔案“形成-歸檔-保管-利用”全生命周期的核心環(huán)節(jié)。