基于物聯網技術打造智慧檔案館(室)
基于物聯網技術打造智慧檔案館(室)
安全管理篇
1、檔案實體安全管理現狀
檔案管理大多還停留在目視管理的階段
普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作的展開
檔案館普遍對于實體檔案庫存有無、位置等情況缺乏準確把握
所以無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制
2、發展目標
信息化是將來管理系統改進的主要方向
雖然電子化檔案室重要的發展方向，但是實物檔案也是重要的資產，特別是涉及保密內容時，兩者同樣重要
采用自動識別手段，提高操作效率是發展方向
實現檔案在位監管，提高資產保全率是重要方向
減少實物檔案的遺失等問題發生
從而避免財產損失，杜絕涉密事件的發生
3、基于RFID的物聯網技術
（1）檔案袋貼標：
系統初始化檔案袋編號，內容等
系統根據以上內容使用射頻打印機打印標簽，寫入標簽內容
取下標簽，粘貼在檔案袋的規定位置
將粘貼標簽的檔案袋放置館員工作站射頻讀寫器天線上，進行復核
對應設備：檔案袋標簽、射頻標簽、館員工作站射頻讀寫器
（2）檔案盒貼標：
系統初始化檔案盒編號，內容等
系統根據以上內容使用射頻打印機打印標簽，寫入標簽內容
取下標簽，粘貼在檔案盒脊底部的規定位置
將粘貼標簽的檔案盒放置館員工作站射頻讀寫器天線上，進行復核
對應設備：檔案盒標簽、射頻標簽打印機、館員工作站射頻讀寫器
（3）上架：
模式一：密集架模式
將要上架的檔案置于移動式RFID工作臺之上
推移動工作臺至目標密集架旁
手持天線掃描層架標簽
手持天線掃描相關將要上架的檔案盒標簽，符合要求的提醒上架
軟件確認，完成上架過程
對應設備：層架標簽、中距離讀寫器、手持天線、移動式RFID工作臺
模式二：檔案柜模式
管理員使用員工卡刷檔案柜門禁讀卡器，打開柜門
將要上架的檔案置入檔案柜相關柜中，關閉柜門
柜中的讀寫器會不停的進行掃描，監控檔案情況
操作軟件，會出現變化的檔案情況，確定上架
對應設備：智能檔案柜
（4）借閱：
借閱人到檔案管理員工作站處借閱，刷個人員工卡
管理員查閱相關檔案位置，軟件中點亮相關檔案架的指示燈
管理員到相應位置取走檔案
在館員工作站履行借閱手續，讀寫標簽，借閱人取走
當采用檔案柜模式，取走前要先制定取走內容，否則系統自動報警
對應設備：員工卡、館員工作站射頻讀寫器
（5）防盜：
檔案在檔案室內處于非借出模式
一旦辦理借閱，置相關EAS/AFI位
檔案借出必須辦理手續，否則報警(針對檔案盒級)
人員攜帶員工卡(ISO15693標準)進出可以讀取員工的卡號，判斷相關權限確定是否可以進出，否則報警
對應設備：防盜門
（6）歸還：
借閱人到檔案管理員處履行歸還手續，讀寫標簽，刷個人員工卡
管理員查閱相關檔案歸檔位置，軟件中點亮相關檔案架的指示燈
管理員到相應位置放置檔案
當采用檔案柜模式，指定歸還必須歸還到位，檔案柜及系統自動報警提示，直到相關檔案到位
對應設備：員工卡、館員工作站射頻讀寫器
（7）盤點：
模式一：密集架模式
推移動式RFID工作臺進行盤點
使用手持天線讀層架標簽，讀檔案盒標簽
有不在此位置的檔案系統提示
完畢后，應在此位置的缺少的系統進行提示
當出現移動式RFID工作臺上有的檔案應該上架的進行提示上架
對應設備：檔案盒標簽、移動式RFID工作臺、中距離讀寫器、手持天線
模式二：檔案柜模式
智能檔案柜自動盤點
可自動盤點檔案盒標簽
可自動盤點檔案袋標簽發現異常丟失報警
發現多出標簽提示
對應設備：智能檔案柜
（8）銷毀：
系統操作銷毀流程
取下檔案，系統注銷
物理銷毀
對應設備：館員工作站射頻讀寫器
