如何在七千萬件檔案中查找出一個特定的電子文件？

想象一下你要如何在40TB，大概七千萬件檔案中查找出一個特定地理位置相關的電子文件？現在你只需要一個平板電腦，點擊地圖上你感興趣的地點，就會在旁邊出現一張相關檔案文件的列表，當你點進列表中，甚至能看到每一條文件的元數據......

美國國家檔案館和文檔管理署（The National Archives and Records  Administration，以下簡稱NARA）既是接收、記錄美國聯邦政府重要文件的官方機構，也負責保管大量的國家歷史檔案資源。

NARA有數量巨大、檢索功能齊全的數據庫資源，通過美國國家檔案館網站可以充分利用美國國家檔案館館藏超過5000萬份的歷史資料，為了方便用戶利用，網站開發了一系列的網絡數據庫，如檢索非電子文件的檔案研究目錄系統（Archives Research Catalog,ARC）、檢索電子文件的檔案數據庫檢索系統(Access to Archives Database，AAD）、國家檔案館圖書館目錄(NARA Library Catalog）、檢索縮微資料的縮微出版物檢索系統（Microfilm Publications Search)以及肯尼迪總統暗殺記錄收藏參考系統（Thepresident JohnF.Kennedy Assassination Records Collection Reference System），豐富的數據庫資源極大的方便了用戶的檢索和利用。

為響應奧巴馬政府的“大數據的研究和發展計劃”國家戰略，NARA與美國國家科學基金會NSF(National Science Foundation)、北卡羅萊納大學教堂山分校聯合啟動了“十億電子文件信息架構”項目(Cyberlnfrastructure of Billions of Electronic Records，CI-BER)，為數十億聯邦政府電子文件建立母版，并實現不同方式的可視化呈現等，后來又加入了杜克大學、阿什維爾大學、阿什維爾市等新的合作伙伴，形成了一個分別代表計算機科學、政治學、人文科學、工程學、信息和圖書館學等領域的合作團隊。

“想象一下你要如何在40TB，大概七千萬件檔案中查找出一個特定地理位置相關的電子文件？現在你只需要一個平板電腦，點擊地圖上你感興趣的地點，就會在旁邊出現一張相關檔案文件的列表，當你點進列表中，甚至能看到每一條文件的元數據”，這是CI-BER項目組在2011年大數據分析與可視化專題討論會上演示的階段性成果，目前已實現的工具集包括：

• 大數據集的檢索
• 在大量記錄中識別出包含特定地理位置信息的文件
• 定位能夠打開這些文件的，應用軟件打開文件
• 從文件中抽取元數據
• 確定文件有關的地理范圍
• 為索引附加文件元數據和所涉及地理位置的經緯度信息

這些工具都是針對NARA館藏的聯邦政府電子文件量身定做的，隨著研究的不斷深入，其功能將愈加完善。

在利用大數據分析技術深入挖掘信息資源的同時，NARA對信息的宣傳與傳播也很重視，不遺余力的擴大檔案資源的影響力。NARA在很早之前就開始了對“新媒體與檔案管理”這一課題的研究。

他們將“新媒體”定義為：以web2.0和社交媒體等網絡新技術為支撐的信息交流平臺，其中牽涉到社會參與和內容共享等一系列活動，政府機構和組織能夠通過這一平臺與廣大民眾緊密聯系在一起。

在通常情況下，這一新技術平臺由非政府的第三方組織（網絡服務公司）運作，以其異常高效靈活的特點，日漸融入到人們的日常生活。檔案管理機關如要跟上時代前進的腳步，對“新媒體平臺”的利用將很重要。

新媒體以溝通互動為基礎，也常被稱為社交媒體。Nara將其進一步細分為三類：一是如微博、博客、維基網站那樣鼓勵創作并發布原創內容的網絡空問；一是社交網絡工具，如Facebook、LinkedIn等；還有一種是網上文件存儲與共享空問，如Flickr、Picasa等。

NARA于2010年12月制足了一份詳盡的社交媒體戰略規劃書，這一戰略有六大核心理念：合作、領導、發起、多元、聚合、開放。并進一步細分出三大目標服務群體：內部員工、政府部門及社會公眾。

關于內部員工，NARA相信新媒體技術可以幫助雇員們更有效率和活力地完成工作，網上信息共享與協作可以激發個人潛力，為解決問題提供幫助；對于政府部門，NARA希望通過新媒體，將不同政府部門的檔案管理者、從業者們聯合起來，提高政府檔案管理的效率，并為新媒體平臺上所產生的大量數字信息的記錄保存尋找解決方案；而服務社會公眾則是新媒體平臺重要而根本的目標，同時也是呼吁公眾為檔案歷史挖掘、檔案文化傳播貢獻更多力量。