機關檔案的整理和歸檔

《機關檔案管理規定》第四章第三節規定了機關檔案的整理與歸檔，提出了卷件融合、電子文件歸檔等新思路、新要求。

機關檔案的整理

檔案整理工作，就是按照檔案的形成規律和特點，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《規定》明確了檔案整理的原則，并對具體整理流程提出了要求。

1、整理原則

《規定》提出了檔案整理的4項原則，即遵循文件材料的形成規律;保持文件材料之間的有機聯系;區分不同價值，便于保管和利用;逐步推進卷件融合管理。

2、基本流程

機關檔案整理工作主要指對全宗內檔案進行的整理。實踐中，由于不同門類檔案或者采用不同整理方法的同一門類檔案整理時都有相應的整理規則，導致整理要求繁復多樣，給整理工作帶來了不少困擾。實際上，無論采取何種方法，檔案整理的基本流程都是一致的，都需要確定整理單位，揭示檔案之間的內在聯系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯 一的標識、編制檢索工具。

組件(卷)。《規定》提出“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理”，建議不同門類檔案確定適當的整理單位。

分類。《規定》對于全宗內檔案的分類提出了3項要求：一是在《規定》第23條門類設置基礎上制定統一、穩定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應。三是機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

編號。《規定》指出了檔案編制要求：一是檔號應當體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

編目。對于目錄編制，《規定》將其納入檢索工具予以統一規定，要求目錄應當滿足手工檢索和計算機檢索需要，并且應當與檔案著錄、元數據收集等工作和要求協調對應。