檔案到了銷毀年限怎么辦？

很多單位的檔案到了銷毀年限卻不敢銷毀，為探明原因，找到解決辦法，筆者以會計檔案為例，對多家單位進行了走訪調查。

調查結果

首先筆者對檔案銷毀情況做了調查，發現有的單位從成立至今幾十年來所有的會計檔案都保存在檔案架上;有的對到期會計檔案打捆裝箱貼封保存;還有的由主管部門代管;而按照規定進行銷毀的沒有一家。

到期不銷毀的原因

應銷毀的會計檔案為什么不按規定進行銷毀呢?究其原因，有如下幾個：

“怕”銷毀。根據《會計檔案管理辦法》規定，檔案銷毀需要單位主要負責人在銷毀清冊上簽署意見。調查中發現，好多單位寧愿多留一些存儲空間，也不銷毀到期檔案。這是為什么呢?究其原因：怕銷毀后被別人埋怨，如果銷毀，以后需要查閱，便無從查起了。因此，這項工作能拖就拖，能推就推，對一些到期的會計檔案確實沒有地方存放的就打包裝箱，貼封入庫保存，“萬事大吉”。

怕麻煩。《會計檔案管理辦法》第十條 第 一 款指出：對到期的會計檔案“會計機構提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年代和檔案編號”，主要領導簽署銷毀意見，指定人員監銷。調查發現，特別是企事業單位會計檔案保存年代久，檔案數量多，會計人員換了數任，現任會計認為：銷毀會計檔案需要登記造冊，有的還要進行鑒定，會計檔案形成時間長，現有人員少，工作量大，任務重，根本沒法開展此項工作。

幾點思考

修訂后的《會計檔案管理辦法》將會計檔案定期保管期限調整為10年和30年，隨著檔案保管年限的延長，到期后的檔案沒有及時銷毀，占據了大量檔案空間，對應接收的檔案因庫容不足入不了庫，成了“燙手山芋”，存之有余，棄之不能。這不僅給管理人員增加了工作量，而且大大增加了經費投入。面對這種情況，筆者給出以下建議：

1.為領導決策提供政策依據。宣傳學習《檔案法》和《會計檔案管理辦法》相關規定，使領導及相關人員懂得，銷毀到期會計檔案是法律法規的明文規定，在銷毀到期會計檔案時，要消 除顧慮，工作人員要不怕麻煩，做到按法律法規賦予的銷毀程序進行銷毀到期的會計檔案，既合法又合理還能減輕工作人員負擔。

2.銷毀會計檔案時要嚴把鑒定關。對需要銷毀的會計檔案進行認真鑒定，雖然有些檔案已到期，根據檔案的具體情況可適當延長保管時間。這類檔案可交由第三方檔案存儲機構進行托管，一方面可釋放本單位存儲空間以便接收新的檔案，另一方面較好的存儲環境可延長重要檔案的使用壽命。

總之，銷毀到期會計檔案，這是法律賦予的職責和義務，無限期延長到期檔案的保管時間，不按規定銷毀也是一種不負責任行為。因此，會計檔案應按照《檔案法》《會計檔案管理辦法》要求，做到銷毀有據，保存合法，依法辦事，科學管理。