解讀丨歸檔文件整理規(guī)則 ，關(guān)于文件材料的收集

本期內(nèi)容，基于檔案行業(yè)標準(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規(guī)則》

為了便于管理和提供利用，維護歷史文化財富的完整和安全，國家規(guī)定一個單位形成的歸檔文件實行集中統(tǒng)一管理，即歸檔文件按照年度統(tǒng)一整理歸檔，由本單位集中管理，其中有長久保存價值的移交給檔案館保存。

一、收集要求

文件材料收集的基本要求是齊全完整、真實可靠和及時有效。

齊全完整，是指收集歸檔的文件材料能夠全面地、系統(tǒng)地反映本單位的工作面貌，通過立檔單位的全部檔案，能夠完整地記錄該單位的工作歷史;

真實可靠，是指收集歸檔的文件是本單位工作中的原始記錄材料，能夠真實地記錄本單位的工作歷史，有效維護各方面的合法權(quán)益;

及時有效，是指能夠按照統(tǒng)一的時間規(guī)定，將納入歸檔范圍的文件材料完整收集、規(guī)范整理和及時歸檔。

對機關(guān)來說，做好文件材料的收集工作至關(guān)重要。收集不齊全、不及時都會給歸檔整理、檔案利用等后續(xù)工作帶來根本性影響。比如，圍繞一項工作形成的文件材料收集不齊全，那么歸檔整理的檔案就不完整，反映這項工作開始、發(fā)展、結(jié)束過程的檔案就不系統(tǒng)，難以反映整個工作的全貌和基本脈絡(luò)，檔案利用也難以得到真實、準確、可靠的結(jié)果。收集不及時則容易形成零散文件，要把零散文件歸到已整理好的檔案中，需要重新編制檔號、調(diào)整歸檔文件目錄，甚至還可能割裂文件之間的關(guān)系，影響歸檔文件整理質(zhì)量和利用。

進行文件材料的收集，一要尊重全宗原則。一個機關(guān)形成的檔案，具有內(nèi)在的聯(lián)系，是一個有機整體，應(yīng)作為一個全宗完整保存起來。保持全宗的不可分散，是檔案管理的一條基本原則。只有從收集工作開始就堅持全宗不可分散，才能從根本上保障歸檔文件的齊全完整，為后續(xù)工作環(huán)節(jié)的開展創(chuàng)造條件。因此，在收集文件材料時，首先要將一個立檔單位的全部歸檔文件作為一個全宗集中保存，保持歸檔文件內(nèi)容的完整性和連續(xù)性。

二要嚴格執(zhí)行機關(guān)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，依照本單位文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實相關(guān)部門、崗位的歸檔責任。

三要遵循文件生命周期規(guī)律，遵從文書處理特別是文件歸檔制度要求，確定適當?shù)臍w檔策略。文件材料的收集工作必須掌握應(yīng)收集的文件材料分布、運轉(zhuǎn)和管理情況，既要及時收集，避免散失，又要防止把尚未辦理完畢的文件材料過早地集中起來。紙質(zhì)歸檔文件的收集，原則上應(yīng)在形成次年初完成，對已經(jīng)辦結(jié)的文件，亦可隨辦隨歸;電子文件一般隨辦隨歸，及時整理歸檔。

四是要嚴格遵循相關(guān)標準或規(guī)范，確保歸檔文件材料的標準化。要依照國家、地方或?qū)I(yè)主管機關(guān)制定的相關(guān)標準或規(guī)范。

二、收集方法各單位做好文件材料的收集工作，除認真執(zhí)行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)等有關(guān)規(guī)章制度外，還應(yīng)結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的收集歸檔制度，使收集范圍合規(guī)可行，歸檔方法和要求明確，便于遵照執(zhí)行。要將機關(guān)的收集歸檔工作納人文書、業(yè)務(wù)部門的職責范圍，從組織上保證文件材料的收集工作。另外，要制定歸檔文件鑒定制度，保證嚴格按照鑒定原則和檔案保管期限規(guī)定，審慎負責地鑒定文件材料，避免因鑒定失誤造成文件材料未歸、錯歸。

1.明確歸檔文件材料的收集范圍國家檔案局令第8號規(guī)定，機關(guān)文件材料是指機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。這一定義涵蓋了不同形式和不同種類的文件材料。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如人事、會計、科技、專業(yè)等材料;不僅包括了紙質(zhì)文件材料，也包括非紙質(zhì)文件材料，比如照片、錄音、錄像等;不僅包括傳統(tǒng)載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。所謂收集齊全完整，體現(xiàn)在兩個層面上，一是機關(guān)各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視機關(guān)文書類文件材料的收集，同時也應(yīng)重視其他門類文件材料的收集，既要重視紙質(zhì)載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集;二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，件歸檔文件可能由多個件內(nèi)文件組成，收集時不能漏掉一份件內(nèi)文件，否則就不能全面反映工作的歷史真實面貌，產(chǎn)生歸檔不齊全的問題。

2.建立、完善收集歸檔工作機制

一是做好平時文件材料的收集積累工作。要遵循“誰主辦、誰歸檔，誰承辦、誰歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應(yīng)及時收集歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中。收集工作應(yīng)體現(xiàn)“隨辦隨歸”的指導(dǎo)思想，特別是在辦公自動化的條件下，一部分辦理完畢的文件有條件實現(xiàn)即時歸檔。這一做法既能夠?qū)崿F(xiàn)文書處理、業(yè)務(wù)工作與文件歸檔工作的有序銜接，提高工作效率，又有助于對歸檔文件實行集中統(tǒng)一管理，防止文件散失。

二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時收集外，在年度結(jié)束后應(yīng)開展系統(tǒng)的清理核實工作，對應(yīng)歸檔的文件進行全面的檢查梳理，防止積存和散失。年終集中檢查梳理歸檔文件可采取以下方法：依據(jù)本機關(guān)文件材料歸檔范圍和收發(fā)文簿進行對照檢查，查找漏歸文件;對本年度機關(guān)工作的重要業(yè)務(wù)工作和基礎(chǔ)管理工作進行梳理，組織承辦部門開展文件的收集工作;對本機關(guān)臨時工作進行梳理，將具有保存價值的文件納人歸檔范圍。

三是做好歸檔文件收集歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。在實踐中，承擔歸檔任務(wù)的文書和業(yè)務(wù)部門工作人員大多數(shù)是兼職檔案人員，往往缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和長期工作經(jīng)驗積累，同時也難以占用太多精力開展歸檔工作。因此，機關(guān)檔案部門要對各部門兼職檔案人員開展有針對性的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使其明確收集歸檔責任和任務(wù)，熟悉工作標準和要求，具備完成工作的業(yè)務(wù)技能。

四是建立收集歸檔工作獎懲制度。檔案部門要對各工作部門的收集歸檔工作進行檢查，對歸檔不全的部門要責成整改，對不按規(guī)定時間完成收集歸檔任務(wù)的部門進行通報，對收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營造收集歸檔工作的良好氛圍。

3.把握好十類文件材料的收集工作

(1)“紅頭文件"，如規(guī)定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、函、批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件等;

(2)“白頭文件”，如會議文件、經(jīng)驗介紹、調(diào)查報告、通知等;

(3)公布性文件，如公告、通告、布告等;

(4)內(nèi)部使用文件，如會議記錄、規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、登記表、統(tǒng)計表等;

(5)記載性文件，如大事記、工作日志、組織沿革等;

(6)報道性文件;

(7)契約性文件，如協(xié)議、合同、意向書等;

(8)證明性文件，如介紹信存根、組織關(guān)系存根等;

(9)照片、音像、實物;

(10)電子文件，包括與上述文件材料相對應(yīng)的電子文件以及其他各類電子文件等。