解讀丨歸檔文件整理規(guī)則，文件材料價值鑒定的原則
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按照歸檔文件整理的原則要求，納入歸檔范圍的文件材料，必須區(qū)分不同價值。因此，正確地判定文件材料的價值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。
根據(jù)歸檔范圍集中起來的文件材料，都具有保存價值。文件的保存價值和保管期限成正比。保存價值大，保管期限就長;反之，保管期限就短。歸檔文件的價值鑒定是對文件特性進(jìn)行分析的過程，它決定著哪些文件材料可以轉(zhuǎn)化為歸檔文件保存，保存期限又是多久。
文件材料價值鑒定的原則
要根據(jù)本機關(guān)工作和為國家積累歷史文化財富的需要，用歷史的、全面的、發(fā)展的、效益的觀點，正確分析和鑒別保存價值，準(zhǔn)確劃分保管期限。
(1)歷史的觀點。
歸檔文件是人類從事實踐活動的產(chǎn)物，其內(nèi)容、形式是與其形成的歷史條件密切聯(lián)系的。分析歸檔文件的價值，必須將其放在特定的形成條件中去，具體分析歸檔文件的內(nèi)容和形式，考察歸檔文件形成的背景和作用，分析歸檔文件之間的相互關(guān)系、特定作用，并結(jié)合當(dāng)前和將來的利用需求來考慮其保存價值。因此，開展鑒定工作，既要考慮歸檔文件的內(nèi)容特性，又要考慮其形成特點和實際作用;既要考慮歸檔文件的現(xiàn)實價值，又要考慮其今后的價值;既要考慮本機關(guān)歸檔文件的價值，又要考慮上級文件、平行機關(guān)文件、下級文件的價值，以全面把握歸檔文件形成的過程，完整準(zhǔn)確地揭示歸檔文件的價值。歷史的觀點還應(yīng)包括從歷史研究的角度分析歸檔文件的價值，充分考慮歸檔文件在記錄和研究機關(guān)史、地方史、經(jīng)濟(jì)史、文化史、專業(yè)史、社會生產(chǎn)史等方面的歷史價值。
(2)全面的觀點。
一方面，要全面分析歸檔文件各方面的特征，從其來源、內(nèi)容、形成時間、文本、載體形式等方面綜合判定歸檔文件的價值;另一方面，要全面地把握被鑒定歸檔文件與其他歸檔文件的聯(lián)系，不能孤立地判斷單份文件的價值，而應(yīng)將有關(guān)文件材料聯(lián)系起來，以準(zhǔn)確地做出判斷;再一方面，要從國家和社會的角度全面地判斷歸檔文件的利用價值。社會對檔案的利用是多層次、多角度、多方面的。在鑒定歸檔文件的價值時，既要考慮單份歸檔文件的價值，又要考慮該文件在本機關(guān)檔案記錄體系中的作用;既要考慮本機關(guān)的需要，也要考慮國家和社會的需要。總之，要全面地分析歸檔文件的價值，切忌僅從本機關(guān)、本部門或僅從某一點需要出發(fā)，輕易地確定歸檔文件的價值及其保管期限。
(3)發(fā)展的觀點。
由于歸檔文件的價值具有時效性和潛在性的特點，現(xiàn)在有用的歸檔文件隨著時間的推移，將來可能沒有價值;現(xiàn)在價值尚未顯現(xiàn)的歸檔文件，將來可能有一定的社會價值。因此，判斷歸檔文件的價值和作用，要運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，用發(fā)展的眼光分析其價值，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來的作用，以充分估計歸檔文件在未來的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等各方面的作用。
(4)效益的觀點。
所謂效益的觀點是指在分析歸檔文件價值時，要考慮到收益與付出的關(guān)系。歸檔文件收集范圍過于寬泛，不僅會加大機關(guān)和檔案館的管理成本，也會給檔案利用帶來諸如檢索時間長、查準(zhǔn)率低等問題，甚至可能誤導(dǎo)檔案利用人員得出不符合歷史真實面貌的研究結(jié)論。在鑒定工作中，應(yīng)摒棄不計成本、多多益善的觀點和怕?lián)?zé)任、盲目提升保管期限的做法，通過鑒定將那些在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化等方面具有較高利用價值的檔案保存下來，以降低檔案管理和利用的成本，提升檔案工作的社會效益。
