解讀丨會計資料的歸檔范圍

《會計檔案管理辦法》第六條  下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；(二)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

[解讀]本條用列舉的方式明確了會計資料的歸檔范圍。    

我國《檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”。

本條所指歸檔是將具有保存價值且辦理完畢的會計資料，經(jīng)過收集、鑒定、整理后形成檔案交檔案部門保存并提供利用的過程，旨在維護(hù)單位會計檔案的真實完整和長期可用。其中，電子會計檔案歸檔，是指將辦理完畢具有保存價值的電子會計資料及其元數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)整理后，向檔案部門或檔案工作人員移交等的過程。辦理完畢，是指達(dá)到對會計資料所含內(nèi)容不允許再做修改的狀態(tài)。

如在實務(wù)工作中，會計人員在會計核算軟件中完成了憑證編制和復(fù)核確認(rèn)操作后，核算軟件不允許再對該筆憑證進(jìn)行任何修改，此時該記賬憑證可視為辦理完畢，即使憑證內(nèi)容有錯誤需要更正，也不能對該憑證進(jìn)行重新編輯或修改，而需要編制新的調(diào)整憑證以糾正錯誤。

新《管理辦法》規(guī)定的應(yīng)納人歸檔范圍的會計資料具體包括:

1. 會計憑證

會計憑證，是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。按會計憑證填制的程序和用途不同，可以分為原始憑證和記賬憑證兩類。    

原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)，原始憑證按其來源的不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證。

自制原始憑證是由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或個人，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，例如單位人力資源管理部門編制的員工工資發(fā)放表、單位資產(chǎn)采購審批文件、企業(yè)利潤分配方案等。自制原始憑證可以嵌入單位信息系統(tǒng)，由員工直接在線填寫電子表格或文檔，形成電子形式的自制原始憑證。

外來原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買材料時取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證、對外單位支付款項時取得的憑據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、車船票等。外來原始憑證也包括通過本單位信息系統(tǒng)與外部單位信息系統(tǒng)互聯(lián)的方式獲取的電子形式的外來原始憑證。

記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。這里需要說明兩點：

一是有些記賬憑證形成時無須會計人員審核原始憑證。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，業(yè)務(wù)財務(wù)一體化模式得以推進(jìn)，更多的原始數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)前端錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并完成系統(tǒng)自動或人工審核程序，再經(jīng)電子設(shè)備傳輸至財務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為會計信息，傳輸過程安全可靠，會計人員無須審核原始憑證即可由會計核算軟件自動生成記賬憑證。

二是在會計信息化環(huán)境下，對于信息系統(tǒng)自動生成，且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機(jī)自動審核；未經(jīng)自動審核的會計憑證，應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再進(jìn)行后續(xù)處理。

2.會計賬簿

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經(jīng)過審核的會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的簿籍。賬簿按其用途不同，可分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

按照總分類科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細(xì)分類科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的是明細(xì)分類賬簿，簡稱明細(xì)賬。明細(xì)分類賬是對總分類賬的補(bǔ)充和具體化，并受總分類賬的控制和統(tǒng)馭。

日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆登記的賬簿。設(shè)置日記賬的目的是為了將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按時間順序清晰詳細(xì)地反映在賬簿記錄中。如庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

固定資產(chǎn)卡片是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)分類核算的一種賬簿形式。固定資產(chǎn)卡片是每一項固定資產(chǎn)的全部檔案記錄，即固定資產(chǎn)從進(jìn)人單位開始到退出單位的整個生命周期所發(fā)生的全部情況，都要在固定資產(chǎn)卡片上予以記載。

其他輔助性賬簿也稱備查簿，是對某些明細(xì)賬和日記賬等主要賬簿中不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行補(bǔ)充登記時使用的賬簿。它可以作為某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的必要參考資料。輔助性賬簿的設(shè)置可由各單位根據(jù)自身實際管理的需要而定，沒有固定格式。

需要指出的是，隨著會計信息化的快速發(fā)展，會計核算自動化程度和效率大大提高，記賬、結(jié)賬等核算工作更加方便、高效，甚至能夠做到實時結(jié)算，使得一些明細(xì)賬可以完全取代日記賬原有的功能。如果重復(fù)登記日記賬，將造成不必要的浪費。考慮到上述實際情況，各單位如果某一類會計賬簿可以由其他類型會計賬簿完全代替，則無須重復(fù)設(shè)置。其中，完全代替是指可以直觀反映、無須再作任何加工處理，且內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

3.財務(wù)會計報告

財務(wù)會計報告，是單位對外提供的反映單位某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件。財務(wù)報告包括財務(wù)報表和其他應(yīng)當(dāng)在財務(wù)報告中披露的相關(guān)信息和資料。依照《企業(yè)會計準(zhǔn)則第30號——財務(wù)報表列報》(財會[2014]) 7號)有關(guān)規(guī)定，企業(yè)財務(wù)報表是對企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)性表述。

一套完整的企業(yè)財務(wù)報表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益(或股東權(quán)益)變動表以及附注，財務(wù)報表上述組成部分具有同等的重要程度。上市企業(yè)還應(yīng)根據(jù)證券監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定真實、準(zhǔn)確、完整、及時地披露相關(guān)信息。

需要指出的是，黨的十八屆三中全會作出了全面深化財稅體制改革、編制政府綜合財務(wù)報告的重要決定。隨著政府會計改革的逐步深入，行政事業(yè)單位的財務(wù)報告也將越來越健全、豐富、完整。行政事業(yè)單位的財務(wù)會計報告至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入費用表、現(xiàn)金流量表、附注以及決算報告等。

4.其他會計資料

銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是單位內(nèi)部編制用于核對單位賬目與銀行賬目差異，檢查兩者之間是否存在差錯的常用表格。

銀行對賬單，是銀行客觀記錄單位資金流轉(zhuǎn)情況的記錄單，是銀行和單位之間對資金流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行核對和確認(rèn)的憑單，也是證實單位業(yè)務(wù)往來的記錄，可以作為單位資金流動的依據(jù)，認(rèn)定單位某一時段的資金規(guī)模。

納稅申報表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫的，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。

原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表列入會計檔案范圍。

會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊是記錄會計檔案移交、保管、銷毀具體情況的重要資料，被納入會計檔案歸檔范圍，并要求永久保存。

會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納人歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：

（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。

其他具有保存價值的會計資料，是指除上述列舉的會計資料以外，其他符合新《管理辦法》第三條關(guān)于會計檔案定義的會計資料，如現(xiàn)金盤點表、支票盤點表、固定資產(chǎn)盤點表、財務(wù)印章保管登記表等。