解讀 | 單位之間會(huì)計(jì)檔案交接的具體要求

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十四條  單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

【解讀】本條明確了單位之間會(huì)計(jì)檔案交接的具體要求。

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的交接

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的交接，可參照《檔案交接文據(jù)格式》(GB/T13968)中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。

2.電子會(huì)計(jì)檔案的交接

電子會(huì)計(jì)檔案的交接，應(yīng)確保所交接電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整可用和安全。

(1)電子會(huì)計(jì)檔案移交的基本要求是：元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

(2)為使電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期可讀，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)格式應(yīng)選擇有利于長(zhǎng)期保存的格式，具體要求可參見(jiàn)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》(DA/T47)。