解讀 -《中華人民共和國(guó)檔案法》第四十二條

【釋義】本條是關(guān)于監(jiān)督檢查職責(zé)和監(jiān)督檢查事項(xiàng)的規(guī)定。

檔案監(jiān)督檢査是檔案主管部門對(duì)檢查對(duì)象貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家檔案工作方針政策、檔案法律行政法規(guī)情況進(jìn)行監(jiān)督管理的主要手段。開展檔案監(jiān)督檢查的主體是：檔案主管部門，包括國(guó)家檔案主管部門和縣級(jí)以上地方檔案主管部門。監(jiān)督檢查的對(duì)象是“按照國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”及檔案館。監(jiān)督檢查形式包括綜合檢查與專項(xiàng)檢查、定期檢查與不定期檢査等。監(jiān)督檢查的依據(jù)是法律和行政法規(guī)。監(jiān)督檢査目的是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家檔案工作方針政策，敦促有關(guān)主體嚴(yán)格執(zhí)行法律、行政法規(guī)，認(rèn)真履行法定義務(wù)，減少檔案安全事故發(fā)生。

監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括以下六方面：

一是檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況。

包括是否建立檔案工作責(zé)任制及其落實(shí)情況；是否貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、行政法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立、健全覆蓋本單位檔案工作的規(guī)章制度，是否按照已經(jīng)建立的規(guī)章制度做好檔案工作。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織對(duì)本單位所形成檔案的真實(shí)完整、可靠、安全負(fù)責(zé)，檔案工作責(zé)任制主要包括四個(gè)方面：機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)人的檔案工作責(zé)任，包括貫徹檔案工作方針政策情況、遵守有關(guān)檔案法律行政法規(guī)和檔案管理紀(jì)律情況、檔案安全第一責(zé)任主體落實(shí)情況等；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員（一般是文秘人員）的檔案工作責(zé)任，即收集、整理應(yīng)歸檔文件，保證齊全完整，按時(shí)向單位檔案部門移交；普通工作人員檔案工作責(zé)任，即按要求形成真實(shí)的文件，及時(shí)將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交本部門文秘人員歸檔；檔案人員責(zé)任，即收集、整理、編目、保管、提供利用、按時(shí)向檔案館移交等。

二是檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況。

主要是對(duì)檔案管理必需的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的檢查，如檔案館、檔案庫(kù)房的建設(shè)是否符合相關(guān)規(guī)范要求，是否配備防盜、防火、防漬、除濕、防有害生物以及適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要等的必要技術(shù)設(shè)備，設(shè)備是否符合國(guó)家檔案局制定的政策文件及檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理的設(shè)施設(shè)備一般包括檔案用房、檔案用具、檔案保管設(shè)施設(shè)備和信息化基礎(chǔ)設(shè)施。其中檔案用房一般包括檔案辦公用房、技術(shù)用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房的建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

檔案用具分為檔案柜架、檔案卷盒和檔案存放轉(zhuǎn)移用具。檔案柜架主要包括五節(jié)檔案柜、檔案架、檔案密集架、光盤柜、底圖柜等。檔案存放轉(zhuǎn)移用具主要包括檔案整理臺(tái)、移動(dòng)置物架、檔案梯等。

檔案保管設(shè)施設(shè)備主要包括溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施設(shè)備、消防設(shè)施設(shè)備、安防設(shè)施設(shè)備等。

信息化設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、電子檔案移交與接收、檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存及利用、網(wǎng)絡(luò)安全管理等的場(chǎng)地環(huán)境、軟件、硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，主要包括中心機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、電子檔案管理信息系統(tǒng)、備份介質(zhì)、備份系統(tǒng)等。

如機(jī)房建設(shè)與管理是否符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是否滿足電子文件收集、歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案管理、利用需要，特別是網(wǎng)絡(luò)帶寬要適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求；應(yīng)根據(jù)電子檔案管理信息系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效運(yùn)行需求配備服務(wù)器及用戶端，根據(jù)檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存需要，配備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份設(shè)備等；電子檔案管理信息系統(tǒng)須具備數(shù)字檔案資源（包括電子檔案和檔案數(shù)字化成果）的收、管、存、用各環(huán)節(jié)的各項(xiàng)功能等。

為了更好地履行監(jiān)督檢查職責(zé)，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注新型檔案違法行為，特別是針對(duì)電子檔案的非法行為，應(yīng)當(dāng)加大技術(shù)檢查力度，提高檢查的科技含量，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)電子設(shè)備、信息系統(tǒng)和場(chǎng)所的檢查，切實(shí)提高檔案安全隱患和漏洞的發(fā)現(xiàn)能力。

三是檔案工作人員管理情況。

包括是否對(duì)檔案工作人員進(jìn)行上崗審核，必要時(shí)簽訂保密承諾書；是否實(shí)行在崗管理，將檔案人員在崗教育培訓(xùn)納入人員日常管理體系之中；是否實(shí)行離崗管理，有效督促離崗、離職檔案工作人員及時(shí)交接清楚所管理的檔案；檔案工作人員是否盡到保護(hù)、管理檔案的義務(wù)，是否盡到提供檔案利用的責(zé)任；臨時(shí)借調(diào)人員做檔案工作的，是否納入上述管理環(huán)節(jié)；出現(xiàn)過(guò)檔案違法違紀(jì)行為的人員是否調(diào)離檔案管理崗位等。

四是檔案收集、整理、保管、提供利用等情況。

即檔案全生命周期各階段情況，如業(yè)務(wù)部門是否按照程序和要求形成應(yīng)歸檔文件材料；文件材料記錄載體和記錄方式是否耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求；歸檔文件材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確；文件材料是否與歸檔范圍相符，是否組件齊全、內(nèi)容完整；是否及時(shí)整理并交檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員集中保管；檔案的保管、保密、利用、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、移交檔案館的制度的執(zhí)行情況等。委托服務(wù)的內(nèi)容、程序等是否符合國(guó)家規(guī)定，是否對(duì)受托方盡到監(jiān)督義務(wù)等。檔案主管部門在具體實(shí)施監(jiān)督檢查時(shí)可在此基礎(chǔ)上細(xì)化項(xiàng)目。

五是檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況。

檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)框架，保障檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，落實(shí)信息化建設(shè)規(guī)劃頂層設(shè)計(jì)，指定承擔(dān)檔案信息化建設(shè)任務(wù)的部門、崗位和人員，建設(shè)或配備能夠滿足本單位檔案信息化需要的基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)等，保障檔案信息安全。

六是對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。

對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作有監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，是基于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織與其所屬機(jī)構(gòu)具有隸屬關(guān)系，這種監(jiān)督指導(dǎo)是單位內(nèi)部管理的一部分，由檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員具體實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)，保證所屬機(jī)構(gòu)能夠正常形成、保管、處置、利用和安全管理自身檔案。如果對(duì)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作監(jiān)督不力、指導(dǎo)不當(dāng)，造成損失，就是沒有履行好檔案法規(guī)定的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，屬于失職行為。