《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》

　　在檔案室向綜合檔案室、數字檔案室轉型過程中，為避免電子檔案流失、再次陷入電子檔案門類單一的境況，組織機構明確電子文件歸檔范圍時，首先需確定的是本單位已經運行和將要新建的業務系統形成哪些門類的電子文件應該歸檔，之后方能進一步規定某門類電子文件的歸檔范圍和保管期限表。本篇內容為對《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》6.1 電子文件歸檔范圍各項條款內容的解讀。

　　標準全文：電子文件歸檔與電子檔案管理規范(GB/T 18894-2016)

　　6.1.1

　　反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數據應收集、歸檔。

　　組織機構開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，首先要明確本單位應歸檔的電子文件門類，保證本全宗內電子檔案門類齊全、完整。同時，要督導有關內設職能部門將電子文件的收集、歸檔作為本部門基礎性工作抓牢抓實，利于在信息時代保存組織機構客觀、完整的歷史記錄。

　　組織機構應開展哪些門類電子文件歸檔工作，需根據本單位電子文件形成實際確定。當前，各單位、尤其是涉及民生服務單位形成的電子文件門類主要有：

　　(1)聲像類、網頁類電子文件。其中，聲像類電子文件包括照片錄音、錄像類電子文件;(2)文書類電子文件。組織機構建設、應用了辦公自動化系統且形成了文書類電子文件，則需開展文書類電子文件歸檔工作;(3)專業類電子文件。組織機構是否需要開展專業類電子文件歸檔工作，要基于兩方面情況加以判斷。第 一，組織機構建設、應用了業務系統，其形成的電子文件列入了國家基本專業檔案目錄，則該門類電子文件應歸檔。目前，國家檔案局已經以檔函〔2011〕261號、檔函〔2011〕273號文印發了兩批共100種國家基本專業檔案目錄。全文：國家基本專業檔案目錄(第   一批、第二批共100種)第二，組織機構建設、應用了業務系統，其形成的電子文件雖未列入國家基本專業檔案目錄，但記錄了組織機構履行主要業務職能的客觀事實，則該專業類電子文件應歸檔。(4)科技類電子文件。在各門類電子文件之中，科技類電子文件歸檔工作難度稍高。在科研項目、產品設計和生產、項目建設、設備儀器采購等工作中，應歸檔文件材料形成渠道眾多，內容復雜，例如一些重點建設項目周期長，且涉及建設單位、勘察單位、設計單位、施工位和監理單位等多個部門，在項目建設全程形成的文件多為紙質與電子混摻，有時紙質文件材料占比較重，具有明顯的雙軌制特征。例如，重點建設項目申報需提交的可行性研究報告、環境評估報告、節能報告、安全評估報告等文件，在編制單位大都有電子文件形成，但是受知識產權保護等客觀因素影響，編制單位常以紙質文件提交給委托編制單位，基于重點建設項目并聯審批系統申報時，也只能以紙質文件遞交申報材料，項目審批單位或項目建設單位通常只能歸檔這些紙質文件材料。此外，經過多年的研究與實踐，生產型企業的計算機輔助設計與輔助制造系統、產品數據管理系統等業務系統形成的二維、三維圖形類電子文件、數據庫類電子文件等的歸檔工作已經取得了一定成效。在科技、專業等類電子文件中，部分業務活動生成的電子文件以純關系型數據庫文件(即結構化數據)形成、存儲，或以數據庫文件和電子文檔、圖像文件(即非結構化數據)混合生成，如信訪、數據統計、人力資源管理、產品數據管理等業務系統。存儲在數據庫文件中的各種信息，凡具有保存和查考價值的應列入歸檔范圍，例如統計數據、辦理意見、培訓成績、生產工具清單數據等。

　　在一些數據庫文件中，歸檔時需從不同數據表文件中分別提取信息并組合形成一份新的電子文件歸檔。例如某行業性培訓中心的培訓考試管理系統，為每位接受過培訓的干部職工建立了基礎信息表，包括單位名稱、姓名、性別、出生年月、身份證件號、政治面貌、學歷、工作經歷、家庭住址、電話、電子郵箱等，基礎信息表應歸檔保存;另設計、建立了培訓考試登記表，用來記錄每個接受培訓的干部職工學習情況，并通過關鍵指針，例如身份證件號與基礎信息表關聯，培訓考試登記表包括培訓班名稱、姓名、身份證件號、職務、職稱、培訓時間、培訓課程、考核成績等。歸檔時需從基礎信息表中提取單位名稱、性別、政治面貌、電話、電子郵箱等信息，與每次培訓考試登記表合并形成新的數據表文件歸檔。

　　6.1.2

　　文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等執行。

　　機關、團體、事業單位和其他組織形成的文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)執行。自2006年發布國家檔案局令第8號以來，組織機構依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并通過了同級檔案主管部門審批，這同樣適用于文書類電子文件的收集和歸檔。

　　企業形成的管理類電子文件歸檔范圍按《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)執行。自2012年發布國家檔案局令第10號以來，國有企業依據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，編制本單位文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，并通過了同級檔案主管部門審批，也適用于管理類電子文件的收集和歸檔。

　　全文：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)

　　全文：國家檔案局令 第10號 企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定

　　6.1.3

　　照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執行。

　　本標準報批后，國家檔案局先后批準發布了DA/T50-2014《數碼照片歸檔與管理規范》、DA/T78-2019《錄音錄像檔案管理規范》等兩項標準。基于GB/T11821-2002《照片檔案管理規范》的有關要求，DA/T50-2014《數碼照片歸檔與管理規范》對照片類電子文件的歸檔范圍作了進一步的擴展和細化，兩項標準所述照片類電子文件歸檔范圍如表1所示。錄音錄像類電子文件歸檔范圍應按照DA/T 78-2019《錄音錄像檔案管理規范》的要求執行。

　　表1 兩項標準的照片類電子文件歸檔范圍列表

　　6.1.4

　　科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標準執行。

　　目前，除DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》外，國家檔案局和部分行業主管部門聯合印發的相關文件也可以參照執行，例如，有關項目建設的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發〔2016〕11號)、《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》(檔發〔2008〕3號)，有關科研領域的DA/T2-1992《科學技術研究課題檔案管理規范》等。雖然GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》沒有明確歸檔范圍，其中的第4章關于組卷方法、第5章的各項要求也間接地表述了應歸檔科學技術類文件材料的類別，可以參照執行。建設項目形成的電子文件歸檔范圍應按照DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》附錄B給出的要求執行。

　　6.1.5

　　各種專業類電子文件歸檔范圍按照國家相關規定執行。

　　專業類電子文件歸檔范圍，專業主管部門有專門規定的，應從其規定。例如，《審計署辦公廳關于印發〈審計署審計文件材料立卷歸檔操作規程和審計署審計檔案保管期限規定〉的通知》(審辦辦發〔2013〕14號)、《關于印發《全國稅務機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉的通知》(國稅發〔2008〕64號)，等等。專業主管部門沒有專門規定的，可參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)執行。

　　為規范全國一體化在線政務服務平臺電子文件歸檔工作，國家檔案局批準發布了檔案行業標準DA/T85-2019《政務服務網電子文件歸檔規范》，各單位在辦理政務服務事項(包括行政權力事項和公共服務事項)過程中形成的電子文件，其歸檔范圍、保管期限表編制等均可遵照執行。

　　6.1.6

　　郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標準執行。

　　DA/T32-2005《公務電子郵件歸檔與管理規則》規定了公務電子郵件及其元數據的歸檔范圍，郵件類電子文件的歸檔要遵照執行。該標準6.3.1概括性地明確了公務電子郵件的歸檔范圍，即反映單位工作活動并具有查考利用價值的公務電子郵件應歸檔，以及和歸檔紙質文件內容相同的公務電子郵件需歸檔保存。該標準6.3.2則針對一件公務電子郵件明確了歸檔范圍，包括電子郵件正文、附件、收發日志，以及題名、發送人、接收人等元數據，如表2所示。

　　(編輯備注：最 新版《公務電子郵件歸檔管理規則》(DA/T 32-2021)全文)

　　表2 公務電子郵件歸檔范圍

　　6.1.7

　　網頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》執行。

　　網頁、社交媒體類電子文件是近幾年出現的新類型電子文件，2017年5月15日印發的《國務院辦公廳關于印發政府網站發展指引的通知》(國辦發〔2017〕47號)明確指出“網頁歸檔是對政府網站歷史網頁進行整理、存儲和利用的過程。政府網站遇整合遷移、改版等情況，要對有價值的原網頁進行歸檔處理。”

　　國家檔案局為規范網頁等類電子文件歸檔與電子檔案管理工作，組織開展了相關研究和標準編制工作，并于2019年發布了檔案行業標準DA/T80-2019《政府網站網頁歸檔指南》，網頁類電子文件的歸檔范圍應按其規定執行，社交媒體類電子文件可參照該行業標準以及《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)執行。