企業檔案管理信息化的必要性和優勢

　　隨著企業發展的不斷壯大，企業檔案已然成為企業發展的重要資源，企業檔案是指將企業有價值的資料進行歸檔、整理，即與企業發展活動相關的所有文字以及任何媒體形式的資料。如：圖紙，技術標準、規程、規范、科技檔案、文書檔案、財務檔案、工程項目檔案、設備檔案等所有企業和領導認為重要的憑據和原始資料、數據等。隨著信息化時代的到來，海量的信息開始涌入各個企業，大量的紙質或電子文件使企業的檔案管理工作面臨新的挑戰。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上時代的步伐。

　　隨著經濟和信息社會的迅猛發展，檔案管理信息化必將是檔案事業發展的必然趨勢。企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，加快企業檔案信息系統化建設，運用網絡管理和信息化的技術，對檔案資源進行數字化管理和提供利用，使企業檔案更好地為企業生產、經營和管理服務。

　　一、企業檔案信息化的基本內容

　　是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，實現檔案工作為企業生產，經營和管理提供高效服務的過程。企業檔案的信息化可以準確地向企業管理者和各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益服務。

　　二、推進企業檔案管理信息化的重要性和必要性

　　1. 適應社會發展的需要。隨著信息化成為當今世界經濟和社會發展的主題，人們對各種時效性強，高價值的檔案信息的需求量越來越大，要求利用網絡對實現檔案資源共享的呼聲也越來越高，而傳統的檔案管理模式已很難適應市場經濟發展的需要，企業檔案信息化管理勢在必行。

　　2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，有必要運用先進的設備與技術，提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提升檔案管理和利用的水平。

　　3. 確保企業可持續發展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為企業發展服務，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發和利用。

　　三、加強企業檔案信息化管理的優勢

　　1. 減輕工作人員的勞動強度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。

　　2. 檢索查詢快捷方便。信息技術發展日新月異，對于數據的處理能力不斷提高，而傳統的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據記錄到庫房查找，費時又費力，利用計算機檢索，可大大較高信息的查全率和查準率，減輕管理者的勞動強度，為企業贏得市場競爭優勢。

　　3. 提高工作效率。傳統檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等缺點，更為重要的是，檔案因保存時間長，很容易造成紙張受損、變質、發黃;檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無法適應和滿足人們對信息的需求。實施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動中解脫出來，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門的工作效率。

　　4. 便于安全和保密性工作。企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，企業檔案資料一旦泄露將嚴重損害企業的利益。檔案信息化的管理更有利于企業檔案資料的保密。無紙化的信息錄入可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質保存，其保密工作更加便捷。計算機管理企業的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

　　總之，將現代信息技術融入企業的檔案管理工作中，不僅可以提升檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內容，提升檔案資料的保密性。

　　北京融安特智能科技股份有限公司(簡稱“融安特股份”)成立于2011年，是智慧檔案全產業鏈知識傳媒與信息安全智造服務商。融安特股份總部坐落于中關村科技園區，下設山東中融源安、山東蘭臺文軒、湖北融耀科技等四家全資子公司，打造了一個檔案知識傳媒平臺——蘭臺之家。2015年登陸新三板，股票簡稱：融安特，股票代碼：833918。

　　融安特股份專注于智慧檔案軟硬件研發、智造及一體化解決方案研究，致力于解決“人與歷史數據的鏈接問題”。獲得專利及相關知識產權百余項，關鍵技術實現了自主知識產權的全產業鏈布局。先后推出智能密集架、恒濕凈化一體機、檔案凈化整理臺、RFID智能盤點車等智能硬件產品，研發了檔案庫房智慧感知平臺、智慧檔案平臺等管理系統，打造了智慧檔案館(室)整體解決方案、智慧無人檔案庫房整體解決方案。各項智慧檔案軟硬件產品及解決方案，已廣泛服務于國家部委、金融銀行、航天軍工、公檢法司、電力能源、科研院所、鋼鐵水利、文化教育等各行業、各領域檔案部門。

　　自成立以來，融安特股份承擔了十余項國家檔案局課題研究，其中兩項分別獲國家檔案局優秀科技成果二等獎、三等獎參與制定了《檔案密集架智能管理系統技術要求》行業標準。提出“保護檔案人健康”理念，從保護檔案延伸到保護檔案工作人員身體健康的人性化高度。先后被認定為高新技術企業、北京市專精特新“小巨人”企業、中關村高新技術企業、北京市知識產權示范單位等，是中國檔案學會理事單位、北京信息產業協會理事單位。

　　面向未來，融安特股份將持續秉承“守護中華瑰寶 傳承歷史記憶”的使命，踐行“孝悌 規范 安全 創新”價值觀，深入開展云計算、大數據、網絡安全、行業應用等智慧檔案研究，為推進檔案產業共建智慧生態，推動檔案事業高質量發展貢獻科技力量!