智慧檔案管理解讀——RFID在檔案管理中的應(yīng)用

檔案管理系統(tǒng)通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

據(jù)了解，檔案管理領(lǐng)域都曾出現(xiàn)這樣狀況：使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、對(duì)失效檔案管理滯后等問(wèn)題。

如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。RFID技術(shù)作為一種新興的識(shí)別技術(shù)，廣泛應(yīng)用于物資追蹤、生產(chǎn)自動(dòng)化控制、倉(cāng)儲(chǔ)管理、鐵路車輛和貨運(yùn)集裝箱識(shí)別等領(lǐng)域。隨著RFID技術(shù)的日益成熟，使得將RFID應(yīng)用在檔案管理中，有其借鑒性和可行性。

【案例】某銀行采用RFID檔案管理應(yīng)用解決方案

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID讀寫設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù);RFID手持終端是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。

1)人員管理： 對(duì)于館內(nèi)工作人員以及外來(lái)人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的身份標(biāo)識(shí)，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲(chǔ)晶片中多次讀取管理員以及外來(lái)人員的基本信息，用于身份辨識(shí)與查閱權(quán)限操作等。

2)物品管理：對(duì)于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個(gè)檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的身份標(biāo)識(shí)。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

在庫(kù)房檔案盤點(diǎn)時(shí)，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行庫(kù)內(nèi)盤點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。

檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲(chǔ)信息，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程不需要打開(kāi)檔案袋即可完成對(duì)整盒檔案的盤點(diǎn)。

同樣利用上述手持終端去查找一個(gè)特定檔案，查詢和核對(duì)其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時(shí)，需要用手持機(jī)讀取待上架的檔案rfid標(biāo)簽，然后讀取貨架儲(chǔ)位標(biāo)簽，完成檔案與儲(chǔ)位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。

當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時(shí)， 我們提供一個(gè)小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫(kù)管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來(lái)現(xiàn)在一個(gè)桌面式RFID 閱讀器讀取一遍，以登記到系統(tǒng)。 登記過(guò)的檔案從庫(kù)房門口的RFID通道門經(jīng)過(guò)才不會(huì)報(bào)警。

歸還時(shí)的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫(kù)房門口時(shí)才不會(huì)報(bào)警。否則就會(huì)異常報(bào)警。

在檔案室、閱覽室的各個(gè)開(kāi)放式門口安裝非法出庫(kù)檢測(cè)RFID通道門，后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫(kù)的檔案信息(編號(hào)、RFID號(hào)、出庫(kù)類型)推送到檢測(cè)服務(wù)，檢測(cè)服務(wù)通過(guò)通道門實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽號(hào)，把讀取到的標(biāo)簽號(hào)在待出庫(kù)標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺(tái)系統(tǒng)報(bào)告非法出庫(kù)標(biāo)簽，并聯(lián)動(dòng)通道門報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)檔案經(jīng)過(guò)RFID通道門時(shí)，可以實(shí)時(shí)記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。

融安特是一家集開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、服務(wù)于一體的科技型現(xiàn)代企業(yè)，作為檔案室智能管理和安全性解決方案的供應(yīng)商，一直致力于檔案室智能管理系統(tǒng)的研發(fā)，在行業(yè)內(nèi)提出“庫(kù)聯(lián)網(wǎng)”的概念，使庫(kù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)、庫(kù)庫(kù)查閱、庫(kù)庫(kù)檢索成為了現(xiàn)實(shí)，加大了管理半徑，真正實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房?jī)?nèi)、外部設(shè)備管理上的大集成，實(shí)現(xiàn)了三者合一(庫(kù)房智能管理系統(tǒng)、智能密集架管理系統(tǒng)、檔案庫(kù)房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、庫(kù)房檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng))的大集成，使管理科學(xué)化、設(shè)備智能化、工作網(wǎng)絡(luò)化，大大節(jié)約了人力資源成本。

融安特聯(lián)合相關(guān)單位于2019年共同承擔(dān)了國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“基于低頻次利用的金融行業(yè)憑證類檔案大容量存儲(chǔ)解決方案研究”，旨在研究適用于金融行業(yè)檔案庫(kù)房紙質(zhì)檔案大容量存儲(chǔ)、低頻次調(diào)閱的智慧管理模式。經(jīng)過(guò)近兩年的研發(fā)調(diào)研，該項(xiàng)目圓滿完成，并獲得國(guó)家檔案局評(píng)審專家組的高度評(píng)價(jià)!該項(xiàng)目應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)及設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案從生成、封裝、移交接收到出入庫(kù)、上下架全流程跟蹤管理，有效提升檔案管理水平和效率。