婚姻檔案需要數(shù)字化嗎
隨著我國檔案信息化進程的加快，各類檔案都在進行數(shù)字化，那么婚姻檔案需要數(shù)字化嗎，以及關(guān)于婚姻檔案數(shù)字化工作如何做?今天小編針對這2個問題重點進行講述。
《婚姻登記檔案管理辦法》的出臺，對我國婚姻登記檔案管理有了新的要求，工作人員需要對原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)開展婚姻登記工作，從而全面地實現(xiàn)婚姻登記檔案的數(shù)字化管理。目前，婚姻登記檔案數(shù)字化管理中還存在一些問題，需要我們認真對待并加以解決。
1婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在的問題
婚姻登記檔案數(shù)字化管理工作有了很大進展，也取得了較大成效。在數(shù)字化管理背景下，工作人員對婚姻檔案進行了數(shù)據(jù)錄入，在錄入過程中清理了無效的數(shù)據(jù)，保證了數(shù)字檔案的質(zhì)量。
有關(guān)部門加強婚姻登記檔案數(shù)字化管理業(yè)務建設，制定數(shù)據(jù)錄入標準，明確錄入項目及內(nèi)容，保證了檔案管理的規(guī)范化。同時采取了有效的安全保密措施，保證婚姻登記檔案信息的安全。盡管如此，在婚姻登記檔案數(shù)字化管理過程中，仍然存在一些不可忽視的問題。
1.1檔案內(nèi)容錄入存在紕漏
原來的婚姻登記檔案在進行信息錄入的時候，基本都是采用手工錄入的方式。這種錄入方式容易出現(xiàn)錯誤。婚姻登記檔案對干錄入信息的準確性要求非 常高，如果錄入過程中出現(xiàn)紕漏，將會直接影響到整個信息系統(tǒng)、影響婚姻登記檔案的數(shù)字化管理質(zhì)量。
1.2婚姻登記檔案數(shù)字化銜接不暢
2004年，我國開始進行婚姻登記檔案的數(shù)字化管理，但是許多省級有關(guān)部門和單位在開發(fā)數(shù)字化系統(tǒng)的時候，獨立性比較強，各個省份之間檔案的兼容性比較差。此外，我國公安戶籍部門和婚姻登記檔案管理部門之間的系統(tǒng)也不同，也會影響數(shù)據(jù)之間的兼容和銜接。
1.3婚姻登記檔案數(shù)字化管理制度不夠健全
由干婚姻登記檔案數(shù)字化管理是新的工作，所以在工作過程中缺乏相關(guān)經(jīng)驗，導致數(shù)字化管理存在許多問題，比如存在數(shù)據(jù)保密制度不夠完善、崗位責任落實不夠嚴格等問題，從而制約了婚姻登記檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
婚姻檔案數(shù)字化工作如何做?
一、參照的規(guī)范
婚姻登記檔案數(shù)字化加工應參照下列規(guī)范：
DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》
DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》
DB35/T 161-2002《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細則》
二、數(shù)字化前處理
1.確定掃描頁
應將紙質(zhì)婚姻登記檔案全部掃描。
2.編制頁號
(1)應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。
(2)重新編制頁號時，應在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。
(3)書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。
(4)應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
3.拆除裝訂
應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。
三、目錄數(shù)據(jù)庫建立
婚姻登記檔案文件級目錄應符合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)及《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細則》(DB35/T 161-2002)的有關(guān)規(guī)定。電子數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一為DBF格式，目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)必須完全符合標準要求。
1.目錄數(shù)據(jù)準備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
2.對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。
3.婚姻登記檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)：
(1)*為可選項
(2)“登記時間”即結(jié)婚、離婚、補發(fā)婚姻登記證的時間。
(3)“文號”即撤銷婚姻登記時“決定機關(guān)的文號”。
(4)“文件時間”即撤銷婚姻登記時決定機關(guān)發(fā)文的時間。
(5)婚姻登記檔案的“類別號”由門類號(H)+婚姻登記檔案類別號(J、L、BJ、BL、CX)構(gòu)成，即：結(jié)婚登記類檔案為“HJ”;離婚登記類檔案為“HL”;補發(fā)婚姻登記證類檔案(補發(fā)結(jié)婚登記檔案為“HBJ”，補發(fā)離婚登記證檔案為“HBL”);撤銷婚姻類檔案為“HCX”。
(6)檔號結(jié)構(gòu)：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號。
四、檔案掃描
1.基本要求
檔案掃描應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關(guān)參數(shù)的設置和調(diào)整。參數(shù)的設置和調(diào)整應保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。
2.掃描設備
(1)掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數(shù)字化。
(2)應遵循相關(guān)設備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。
3.掃描色彩模式
為保留檔案原件信息，全部采用彩色模式進行掃描。
4.掃描分辨率
掃描分辨率為300dpi，應保證掃描后圖像清晰、完整。
5.存儲格式
(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、PDF等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應用的需求而定。
(2)同一批檔案應采用相同的存儲格式。
6.圖像命名
(1)應以檔號為基礎對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯 一性。
(2)應科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。掃描文件的存放路徑應根據(jù)檔號命名格式逐級建立四級文件夾存放。第級文件夾以“全宗號”命名，第二級以“全宗號-年度”命名，第三級以“全宗號-年度-類別號”命名，第四級以“全宗號-年度-類別號-目錄號”命名，掃描文件放在第四級文件夾中。
五、圖像處理
1.旋轉(zhuǎn)及糾偏
對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。
2.裁邊
如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。
3.去污
如需對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。
4.圖像質(zhì)量檢查
(1)數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。
(2)對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。
(3)數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。
(4)對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像處理。
六、數(shù)據(jù)掛接
1.應借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。
2.逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。
七、數(shù)字化成果驗收
紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、存儲載體等。進行驗收時，抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應不低于95%。
八、檔案裝訂
1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
2.婚姻登記檔案宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。
以上內(nèi)容就婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在的問題，即婚姻檔案是否需要數(shù)字化，以及婚姻檔案數(shù)字化的要求和標準簡單進行了介紹，希望能幫助需要了解這方面知識的朋友。
