婚姻檔案需要數(shù)字化嗎

隨著我國(guó)檔案信息化進(jìn)程的加快，各類(lèi)檔案都在進(jìn)行數(shù)字化，那么婚姻檔案需要數(shù)字化嗎，以及關(guān)于婚姻檔案數(shù)字化工作如何做?今天小編針對(duì)這2個(gè)問(wèn)題重點(diǎn)進(jìn)行講述。

《婚姻登記檔案管理辦法》的出臺(tái)，對(duì)我國(guó)婚姻登記檔案管理有了新的要求，工作人員需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)開(kāi)展婚姻登記工作，從而全面地實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案的數(shù)字化管理。目前，婚姻登記檔案數(shù)字化管理中還存在一些問(wèn)題，需要我們認(rèn)真對(duì)待并加以解決。

1婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

婚姻登記檔案數(shù)字化管理工作有了很大進(jìn)展，也取得了較大成效。在數(shù)字化管理背景下，工作人員對(duì)婚姻檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)錄入，在錄入過(guò)程中清理了無(wú)效的數(shù)據(jù)，保證了數(shù)字檔案的質(zhì)量。

有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)婚姻登記檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)建設(shè)，制定數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，明確錄入項(xiàng)目及內(nèi)容，保證了檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)采取了有效的安全保密措施，保證婚姻登記檔案信息的安全。盡管如此，在婚姻登記檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，仍然存在一些不可忽視的問(wèn)題。

1.1檔案內(nèi)容錄入存在紕漏

原來(lái)的婚姻登記檔案在進(jìn)行信息錄入的時(shí)候，基本都是采用手工錄入的方式。這種錄入方式容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。婚姻登記檔案對(duì)干錄入信息的準(zhǔn)確性要求非 常高，如果錄入過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，將會(huì)直接影響到整個(gè)信息系統(tǒng)、影響婚姻登記檔案的數(shù)字化管理質(zhì)量。

1.2婚姻登記檔案數(shù)字化銜接不暢

2004年，我國(guó)開(kāi)始進(jìn)行婚姻登記檔案的數(shù)字化管理，但是許多省級(jí)有關(guān)部門(mén)和單位在開(kāi)發(fā)數(shù)字化系統(tǒng)的時(shí)候，獨(dú)立性比較強(qiáng)，各個(gè)省份之間檔案的兼容性比較差。此外，我國(guó)公安戶(hù)籍部門(mén)和婚姻登記檔案管理部門(mén)之間的系統(tǒng)也不同，也會(huì)影響數(shù)據(jù)之間的兼容和銜接。

1.3婚姻登記檔案數(shù)字化管理制度不夠健全

由干婚姻登記檔案數(shù)字化管理是新的工作，所以在工作過(guò)程中缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致數(shù)字化管理存在許多問(wèn)題，比如存在數(shù)據(jù)保密制度不夠完善、崗位責(zé)任落實(shí)不夠嚴(yán)格等問(wèn)題，從而制約了婚姻登記檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

婚姻檔案數(shù)字化工作如何做?

一、參照的規(guī)范

婚姻登記檔案數(shù)字化加工應(yīng)參照下列規(guī)范：

DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》

DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》

DB35/T 161-2002《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細(xì)則》

二、數(shù)字化前處理

1.確定掃描頁(yè)

應(yīng)將紙質(zhì)婚姻登記檔案全部掃描。

2.編制頁(yè)號(hào)

(1)應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。

(2)重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

(3)書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。

(4)應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。

3.拆除裝訂

應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

三、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立

婚姻登記檔案文件級(jí)目錄應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)及《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細(xì)則》(DB35/T 161-2002)的有關(guān)規(guī)定。電子數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一為DBF格式，目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)必須完全符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

2.對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

3.婚姻登記檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)：

(1)*為可選項(xiàng)

(2)“登記時(shí)間”即結(jié)婚、離婚、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的時(shí)間。

(3)“文號(hào)”即撤銷(xiāo)婚姻登記時(shí)“決定機(jī)關(guān)的文號(hào)”。

(4)“文件時(shí)間”即撤銷(xiāo)婚姻登記時(shí)決定機(jī)關(guān)發(fā)文的時(shí)間。

(5)婚姻登記檔案的“類(lèi)別號(hào)”由門(mén)類(lèi)號(hào)(H)+婚姻登記檔案類(lèi)別號(hào)(J、L、BJ、BL、CX)構(gòu)成，即：結(jié)婚登記類(lèi)檔案為“HJ”;離婚登記類(lèi)檔案為“HL”;補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類(lèi)檔案(補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記檔案為“HBJ”，補(bǔ)發(fā)離婚登記證檔案為“HBL”);撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)檔案為“HCX”。

(6)檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)—年度—類(lèi)別號(hào)—目錄號(hào)—館編卷號(hào)。

四、檔案掃描

1.基本要求

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。

2.掃描設(shè)備

(1)掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

(2)應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

3.掃描色彩模式

為保留檔案原件信息，全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

4.掃描分辨率

掃描分辨率為300dpi，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整。

5.存儲(chǔ)格式

(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為T(mén)IFF、PDF等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

(2)同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

6.圖像命名

(1)應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯 一性。

(2)應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。掃描文件的存放路徑應(yīng)根據(jù)檔號(hào)命名格式逐級(jí)建立四級(jí)文件夾存放。第級(jí)文件夾以“全宗號(hào)”命名，第二級(jí)以“全宗號(hào)-年度”命名，第三級(jí)以“全宗號(hào)-年度-類(lèi)別號(hào)”命名，第四級(jí)以“全宗號(hào)-年度-類(lèi)別號(hào)-目錄號(hào)”命名，掃描文件放在第四級(jí)文件夾中。

五、圖像處理

1.旋轉(zhuǎn)及糾偏

對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。

2.裁邊

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

3.去污

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線(xiàn)、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

4.圖像質(zhì)量檢查

(1)數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

(2)對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

(3)數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

(4)對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

六、數(shù)據(jù)掛接

1.應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

2.逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

七、數(shù)字化成果驗(yàn)收

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體等。進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

八、檔案裝訂

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

2.婚姻登記檔案宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。

以上內(nèi)容就婚姻登記檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，即婚姻檔案是否需要數(shù)字化，以及婚姻檔案數(shù)字化的要求和標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)單進(jìn)行了介紹，希望能幫助需要了解這方面知識(shí)的朋友。