檔案整理的根本要求是什么

　　檔案整理的根本要求是什么

　　1.檔案管理是一件比較費力的事情，那檔案管理工作的基本要求有哪些呢?下面就來給大家介紹檔案管理的具體要求。

　　2.方法/步驟1做檔案時應把各種檔案按組卷的要求，由立卷人整理，并按相關檔案管理規定訂裝后統一保管，不得簡化手續。

　　3.2新上崗的人員要了解自己的工作基本情況，各種檔案的文書書寫，一定要小心謹慎。

　　4.3檔案一般不允許外借，如因工作需要借閱檔案時，必須辦理相關的檔案借閱手續。

　　5.4檔案必須進行定期檢查及季度性的整理，同時要把一些檔案進行重新歸類和整理。

　　6.5對于有問題的檔案，要及時和當事人聯系，盡快將檔案整理完善，檔案工作人員要做好防盜、防火、防潮的準備。

　　7.6溫馨提示：檔案室內嚴禁吸煙、存放易燃和易爆物品，嚴禁使用電器。

　　如何整理檔案

　　如何整理檔案

　　機關單位或者企業在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

　　全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

　　各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)執行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理與開發利用。

　　實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)，納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高 檔案工作管理水平的當務之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等)，本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物;贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物;產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標(章)、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節省空間;同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。

　　實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀(可卷成簡狀)、獎旗(可折疊平裝)、獎章、榮譽證書;信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔;制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。