檔案智能庫房（智能檔案庫房建設）

一、檔案的管理方法功能

智能化智慧檔案管理庫房具備實體線檔案管理方法功能。融合智能密集架、條碼掃描槍、RFID安全通道門、RFID操作臺、RFID庫存盤點車、無線網絡收集終端設備等機器設備，完成實體線檔案數據的采集、存檔、倉儲物流、發(fā)布、下線、閱覽、消毀，完成實體線檔案的順序儲存和合理管理方法，使檔案管理更為便捷。

二、環(huán)境管理的功能

智能化智慧檔案管理庫房具備倉庫環(huán)境管理的功能。檔案倉庫生態(tài)環(huán)境操縱是智能化檔案倉庫基本建設的關鍵構成部分，包含防潮、防干燥、防污等。關鍵根據搜集環(huán)境溫度、環(huán)境濕度、濃煙、空氣質量指數、工作人員侵入等數據信息，自動調節(jié)環(huán)境溫度、環(huán)境濕度，凈化室內空氣，完成檔案倉庫的環(huán)境管理。

三、安全工作的功能

智能化智慧檔案管理庫房具備檔案倉庫安全工作功能，關鍵根據警報器RFID門禁系統(tǒng)與電子計算機相互影響，完成檔案安全性保障管理方法。若有不法工作人員侵入，將開啟警報系統(tǒng)，立即發(fā)出聲響，提示職工。除此之外，系統(tǒng)軟件還將向管理者發(fā)送短信，以達到可靠的防止和管理方法。

除開完成實體線檔案管理方法、檔案倉庫環(huán)境管理和檔案倉庫安全工作外，定制智能化檔案倉庫還能夠維護檔案自身，增加檔案儲存時長，維護檔案管理者的身心健康。

檔案庫房管理包括哪些內容

檔案庫房管理由傳統(tǒng)的人工管理逐步邁向現代化管理，傳統(tǒng)檔案庫房也隨之向智能庫房演變。所謂智能庫房，就是以計算機網絡系統(tǒng)為核心，結合建筑、通信控制等新技術，將庫房的溫濕度監(jiān)測調控、空氣質量控制、消防、安防以及檔案的自動定位、識別等有機集成，實現設備控制和管理自動化、智能化的庫房。

智能庫房能夠使檔案得到及時、有效的安全保護，能夠讓檔案管理更加便捷有序，同時又可以降低檔案工作人員的勞動強度。從實踐來看，智能庫房所需的庫房現代化管理基礎設施一般由環(huán)境智能管理、消防智能管理、安防智能管理和檔案實體智能管理等設施共同組成。

1.環(huán)境智能管理設施

(1)溫濕度自動監(jiān)測調控設施

溫濕度自動監(jiān)測調控設施主要由智能控制器、溫濕度傳感器、去濕機、加濕器等設備構成。基本原理是智能控制器通過溫濕度傳感器實時采集庫房內的溫度、濕度，并按照庫房溫濕度要求自動開啟或關閉空調、去濕機、加濕器等外圍設備，實現對庫房溫濕度的自動控制。溫濕度自動監(jiān)測調控應實現庫房溫濕度數據的存儲記錄、統(tǒng)計分析和日報表、月報表、日曲線、月曲線等報表打印等功能。

(2)庫房漏水自動檢測報警設施

漏水自動檢測報警設施主要由智能控制器、水浸傳感器、漏水感應線構成。當庫房發(fā)生漏水、浸水等情況時，系統(tǒng)能夠及時發(fā)出報警并顯示發(fā)生漏水、浸水位置，以便工作人員能夠迅速處理，避免或降低對檔案的損害。

(3)通風換氣自動控制設施

通風換氣自動控制設施主要由智能控制器、通風換氣設備、消毒滅菌設備構成。基本原理是智能控制器通過控制通風換氣設備自動開啟與關閉，實現自動通風換氣功能。通風換氣設備應支持通過手動操作打開或關閉。

(4)照明、電源自動控制設施

庫房燈光照明狀態(tài)監(jiān)測管理是通過安裝燈光照明監(jiān)測模塊，實現對庫房燈光照明的自動控制，做到人走燈熄，減少燈光對檔案照射，保障庫房及檔案安全。在檔案庫房強電前端加裝智能控制器及檢測模塊，可以實現對庫房強電電源的統(tǒng)一控制管理功能。當強電設備發(fā)生故障，電源短路或斷路時，系統(tǒng)能迅速報警并提示故障點，同時通知工作人員及時進行現場處理。

2.消防智能管理設施

消防智能管理設施主要由智能控制器、火災探測器、電話語音模塊、聲光報警器和滅火裝置等組成。基本原理是當探測到火情出現時聲光報警器發(fā)出聲光報警并由電話語音模塊通知相關人員，同時智能控制器控制滅火裝置啟動滅火。

3.安防智能管理設施

(1)門禁自動控制設施

庫房大門安裝電控門鎖，工作人員進行身體生物特征識別、刷卡、輸入密碼，通過系統(tǒng)自動校驗后，方可開啟大門進入庫房。系統(tǒng)自動記錄工作人員進出庫房信息，為追溯查詢提供依據。

(2)防盜報警自動控制設施

防盜報警系統(tǒng)主要由智能控制器、防盜報警探測器、電話語音模塊、聲光報警器等組成。基本原理是對報警探測器的信號進行采集、分析，警情出現時，驅動報警器發(fā)出聲光報警，并采取語音等方式通知工作人員。

(3)動態(tài)視頻自動控制設施

動態(tài)視頻自動控制設施可以監(jiān)控各種安全隱患，并產生報警信息和視頻記錄。當無授權檔案或無權限人員出入庫房時，報警器發(fā)出報警并記錄具體信息，同時啟動與之關聯的攝像頭進行錄像。監(jiān)控視頻預覽可以多屏或全屏任意切換查看，并可按攝像頭、報警時間查詢、回放報警錄像。

4.檔案實體智能管理設施

檔案實體智能管理設施由檔案自動定位、識別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻識別(RFID)技術，通過讀取設備、應用系統(tǒng)等實現檔案實體出入庫時自動同步、自動記錄庫房管理數據，提高實體檔案出入庫效率，保障檔案實體安全。而且，通過智能定位功能，檔案在架體上的存儲位置可以精確到盒，能夠實現檔案位置的精確管理。

使用射頻識別(RFID)技術的，還能通過射頻識別(RFID)出入門禁控制檔案進出庫房，實現檔案在庫房內的全過程管控。檔案自動定位、識別系統(tǒng)與智能密集架相結合，可以實現架體自動開合和遠程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負擔。