解讀丨紙質(zhì)文件歸檔，千萬別裝錯盒！

編者按：

6.4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

來源：DA/T 22—2015《歸檔文件整理規(guī)則》

以下為整理匯總內(nèi)容，僅供參考。

裝盒包括將歸檔文件按順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒盒脊項目等工作內(nèi)容。作為基本編目的一部分，裝盒環(huán)節(jié)除一些技術(shù)性操作外，同樣應(yīng)該體現(xiàn)出歸檔文件系統(tǒng)化的結(jié)果。因此，在裝盒方式、檔案盒盒脊項目設(shè)置等方面與分類、排列等的原則和方法是一致的。

一、裝盒要求歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按檔號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按順序裝入相應(yīng)檔案盒中。否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。

這一方面是因為實體查找時是先由歸檔文件目錄條目對應(yīng)到檔案盒盒脊項目，再由盒脊項目對應(yīng)到盒內(nèi)文件歸檔章項目，因此盒脊項目的設(shè)置必須與盒內(nèi)文件歸檔章的項目相對應(yīng)，反映出歸檔文件的存址。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。

另一方面，檔案館接收檔案進(jìn)館時，按照進(jìn)館計劃和接收范圍的不同，對移交檔案的年度和保管期限都有針對性要求。如果同一盒中不同年度和保管期限的檔案混裝，移交時就需要按照檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再加工，重編目錄、重新裝盒，帶來大量重復(fù)勞動。

裝盒的具體要求包括：

1. 不同年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。要注意分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個年度形成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)一起放入歸檔的年度中。

2. 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

3. 分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些機(jī)構(gòu)(問題)形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決。

裝盒時應(yīng)注意以下問題：

1.應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒，可選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒，具體規(guī)格下一部分中將加以介紹。

2.檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。