機(jī)關(guān)檔案的整理和歸檔
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四章第三節(jié)規(guī)定了機(jī)關(guān)檔案的整理與歸檔，提出了卷件融合、電子文件歸檔等新思路、新要求。
機(jī)關(guān)檔案的整理
檔案整理工作，就是按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《規(guī)定》明確了檔案整理的原則，并對(duì)具體整理流程提出了要求。
1、整理原則
《規(guī)定》提出了檔案整理的4項(xiàng)原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律;保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;逐步推進(jìn)卷件融合管理。
2、基本流程
機(jī)關(guān)檔案整理工作主要指對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行的整理。實(shí)踐中，由于不同門類檔案或者采用不同整理方法的同一門類檔案整理時(shí)都有相應(yīng)的整理規(guī)則，導(dǎo)致整理要求繁復(fù)多樣，給整理工作帶來了不少困擾。實(shí)際上，無論采取何種方法，檔案整理的基本流程都是一致的，都需要確定整理單位，揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯 一的標(biāo)識(shí)、編制檢索工具。
組件(卷)。《規(guī)定》提出“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”，建議不同門類檔案確定適當(dāng)?shù)恼韱挝弧?/p>
分類。《規(guī)定》對(duì)于全宗內(nèi)檔案的分類提出了3項(xiàng)要求：一是在《規(guī)定》第23條門類設(shè)置基礎(chǔ)上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。三是機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
編號(hào)。《規(guī)定》指出了檔案編制要求：一是檔號(hào)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。
編目。對(duì)于目錄編制，《規(guī)定》將其納入檢索工具予以統(tǒng)一規(guī)定，要求目錄應(yīng)當(dāng)滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要，并且應(yīng)當(dāng)與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。
