家庭檔案的裝訂、排列、編號(hào)、編目、裝盒和保管

家庭檔案的裝訂

家庭檔案的裝訂一般以件為單位進(jìn)行裝訂，也可視檔案的具體情況選擇裝訂和不裝訂。

學(xué)習(xí)筆記、工作筆記、日記、家庭議事記錄、家庭大事記等，可將一本視為一件。

對(duì)需要裝訂，又需要保存10年以上的檔案材料出現(xiàn)破損字跡褪變的，要先進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制再采用不銹鋼訂書針或者用繩線裝訂。

裝訂檔案材料出現(xiàn)紙張大小不ー時(shí)，左、下側(cè)對(duì)齊即可，無需裁剪成統(tǒng)一大小，避免裁剪掉字跡、圖文內(nèi)容。

大于A4紙的檔案材料，如表格、圖紙、書畫作品等，用手風(fēng)琴折疊方式折疊成A4大小，以便裝盒。有些不宜折疊的，則采用卷筒的方式。

家庭檔案的排列

家庭檔案的排列包括檔案的排列和裝盒后檔案盒的排列。檔案的排列是指根據(jù)分類方案，在低一級(jí)類目?jī)?nèi)將同類別的檔案按時(shí)間或重要程序排列在一起。

檔案盒的排列是指檔案裝盒后，將同一類別的檔案盒排列在一起，不同類別的檔案盒可根據(jù)具體情況確定其排列順序。

家庭檔案的編號(hào)

家庭檔案的編號(hào)是指在家庭檔案有序排列的基礎(chǔ)上，給檔案編“件號(hào)”和“盒號(hào)”，用以固定家庭檔案的位置，便于查找和利用。

編“件號(hào)”宜在分類方案低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按檔案排列順序從“1”開始編流水號(hào)。

件號(hào)編制實(shí)例:

“盒號(hào)”的編制應(yīng)在裝盒完成后進(jìn)行，宜在一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編流水號(hào)，前面可冠以大類代號(hào)，如任宏遠(yuǎn)一1(RHY-1)表示該盒為任宏遠(yuǎn)的第 一盒檔案，綜合(ZH-1)表示綜合類的第 一盒檔案。

家庭檔案的編目

家庭檔案的編目主要包括編制家庭檔案目錄、填寫家庭檔案盒脊背標(biāo)識(shí)。

家庭檔案的編目應(yīng)逐件編目，目錄項(xiàng)目包括:件號(hào)、責(zé)任者(作者)、題名(該件檔案所反映的內(nèi)容)、日期、頁(張)數(shù)、備注，可根據(jù)需要增加文號(hào)等其他項(xiàng)目。歸檔目錄單獨(dú)裝訂存放，家庭檔案數(shù)量很少的可選擇不編目。

家庭檔案目錄示例1：

家庭檔案目錄示例2:

家庭檔案盒脊背標(biāo)示內(nèi)容包括:家庭檔案類別、盒號(hào)，考慮裝具的重復(fù)利用，脊背內(nèi)容可用鉛筆標(biāo)識(shí)。

家庭檔案的裝盒

家庭檔案的裝盒是指依照家庭檔案的不同類別及其排列方法，按件號(hào)的先后順序?qū)n案材料裝人檔案盒，不同類別的檔案宜分開裝盒。為便于管理，可在每盒檔案放入一張備考表，用于登記該盒檔案的收集、整理狀況及利用中出現(xiàn)的情況。

家庭檔案的保管

應(yīng)將家庭檔案存放在家庭檔案柜或其他家具柜中，保密、隱私、費(fèi)重的家庭檔案可單獨(dú)存放，每個(gè)家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案，注意防火、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵、防潮、防高溫。如果認(rèn)為家庭不具備保管條件的，可將其珍貴的家庭檔案及其他檔案送家庭所在地各級(jí)國(guó)家綜合檔案館寄存托管，其所有權(quán)仍然屬于寄存托管家庭。