電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復制和推廣
電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復制和推廣
(一)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點復制推廣的可行性探究
結合試點情況，本課題總結了以下研究和實踐經驗，似可解決或部分解決我國電子文件歸檔和電子檔案管理的一些共性問題，并具備較良好的復制推廣前景：
1、模式創新，改革電子檔案管理方式
無紙化辦公使傳統檔案的手工管理方式減效或失效，電子文件歸檔、電子檔案管理工作實踐，為檔案業務從傳統工作方式向現代管理模式轉型帶來了發展機遇。在自貿區開展的試點，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式，實現兩個過渡、兩個轉變：
一是電子文件歸檔模式從“雙套制”向“單套制”過渡；
二是電子檔案管理方式從“實體管理”向“信息管理”、“知識管理”過渡；
三是檔案管理手段從“計算機輔助管理”向“系統控制”、“智能管理”轉變；
四是檔案管理人才儲備從“單一型”向“復合型”轉變。實踐證明，科學的電子文件歸檔和電子檔案管理方法能夠確保“單套制”管理的電子檔案真實、完整、可用和安全。
該方法也推動無紙化辦公條件下電子文件歸檔和電子檔案管理工作的創新實踐。
2、制度配套，規范電子文件歸檔和電子檔案管理業務
規范是整合和共享的前提，電子文件歸檔和電子檔案管理工作關鍵在于技術方案與管理制度配套互補。在試點中，我們堅持對電子文件歸檔和電子檔案實施全過程管理，堅持以制度和標準為導向，進一步明確部門歸檔職責，研究杭理傳統檔案業務規范，制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，規范電子文件的分類、整理、歸檔和電子檔案的鑒定、保管、利用等環節的業務需求。
試點按照“電子檔案規范生成、協同共享”原則，進一步完善標準、規范和制度，明確了電子文件形成、電子文件歸檔和電子檔案管理各方責權，實現文、檔制度和管理協同保障。
3、系統控制，開發電子文檔集約管理平合
通過對試點單位原有的文檔管理系統流程和功能再造，建設了一套業務規范、技術先進、性能優良、功能完善、界面友好、運行安全的電子文件歸檔和電子檔案管理系統。實現了電子文件歸檔集約化，以及電子檔案的集中管理；完善了基于電子政務的電子簽章、電子認證技術應用；建立了量化的電子文件歸檔質量監控體系，定期對電子文件歸檔的數量、種類和質量等各項指標進行技術監控;綜合運用了自動采集、檢測、數字簽名和元數據采集等技術措施。
這一系列舉措，推動了各部門在統一的網絡平臺和互信、互認的軟件系統上開展文檔一體化管理，保證了電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用。
此外，針對傳統工作狀態下文檔脫節、多頭管理和檔案管理人オ等問題，我們
一是加強機構內部檔案部門與業務部門，信息化部門與系統開發部門的協調，做到文檔工作管理和系統運行集約集成，業務需求與技術方案無縫鏈接;
二是要求全員歸檔，強調文件的產生者就是檔案的形成者，培養形成“全程管理、全員參與”的責任意識;
三是建立以用促管機制，在加強電子襠案管理的同時，積極貫徹主動服務的理念，適時開展檔案信息資源的開發利用研究;
四是及時對接政策配套，加強與檔案行政管理部門、檔案接收部門的溝通聯系，確保電子檔案的規范有序管理，并滿足長期保存的需要。
(二)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(上海)自貿區范圍的復制應用
1、新模式管理對象拓展至各門類電子文件和電子檔案
在文書類電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點成熟的基礎上，課題組將進一步推動此種模式在照片類、音像類和業務類電子文件歸檔管理方面的復制推廣，通過數據接口調用各類辦公業務系統中的歸檔數據，實現資源集約化管理。數據接口調用如下圖所示：
另外，為確保今后電子檔案順利移交進館，下一步將不斷完善和優化網絡架構，實現局域網、政務網的系統對接，并預留接口，實現與國家綜合檔案館電子檔案移交接收系統的銜接。系統部署如下圖所示：
2、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(上海)自貿區范圍的復制應用
目前，自貿區已擴區至120.72平方公里，除保稅區管理局外，另設置了陸家嘴管理局、金橋管理局、張江管理局和世博管理局。電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在保稅區管理局的試點工作完成后，將著手開展在另外四個片區的復制應用。
擬在與自貿試驗區管委會建立良好的聯系溝通基礎上，聯合制發相關文件，全面調研其他各管理局的業務工作和文檔管理情況，安裝和運行成熟的電子文件歸檔和電子檔案管理系統，爭取用2～3年的時間在整個自貿區行政機關全面推行電子文件歸檔與電子檔案管理單套制模式。
（三）電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在自貿區以外的推廣應用
近年來，各區的檔案信息化項目研發中，不僅重視電子文件歸檔和電子檔案管理的功能研發，而且普遍將區域內電子文件的集中歸檔、實現集約化管理作為主要的建設任務。
如:長寧區政務辦公系統建設過程中始終貫穿四個統一:
即由區檔案局統一規劃組建全區電子文件歸檔管理系統，統一制訂文件管理與電子檔案管理銜接兼容的業務規范和技術標準，在電子政務網絡平臺上統一開發電子文件形成、辦理、歸檔與電子檔案移交接收一體化的協同辦公系統，并統一管理聯網單位歸檔移交的電子檔案；
靜安區規定各機關可以采用各自的OA系統及網絡平臺，但電子文件歸檔管理和電子檔案報送接收工作必須使用統一的網絡平臺和由區檔案局統一研發的軟件；
虹口區規定各機關可以采用各自的OA系統及網絡平臺，可以自行研發合適的電子文件歸檔管理系統，但需上報、移交的電子檔案必須按照檔案局統一的格式和標準，并下載至脫機載體中離線移交檔案館。上述情況為電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在各區的推廣創造了有利的條件。
鑒于擴區后的自貿試驗區管委會已與浦東新區人民政府合署辦公，且浦東新區電子文件中心系統經過多年運作已日趨成熟，并逐漸成為新區電子文件的數據中心、管理中心及對外利用中心，可以嘗試在自貿試驗區全面復制應用的基礎上，首先在浦東新區推廣電子文件歸檔和電子檔案管理新模式，并逐步拓展到全市黨政機關。
開展電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點，不僅回應了自貿區的實際需求，也順應了信息化發展的必然趨勢，同時也是上海檔案部門主動圍繞中心、服務大局的切實舉措，對于上海以推進自貿試驗區建設為突破口，推進經濟體制改革、政府職能轉變，當好改革開放排頭兵具有積極意義。
課題組認為，全面加強本市電子文件歸檔和電子檔案管理工作，本市檔案部門還應重點在以下幾方面作進一步的努力：
一是建立宏觀管理機制，將全面開展電子文件歸檔和電子檔案管理納入本市推進智慧城市建設和本市信息化工作的頂層設計中，實現本市信息化發展規劃與檔案事業發展規劃的順利對接；
二是建立溝通協調機制，研究和建設本市統一的電子政務平臺，開發和使用通用的文檔一體化辦公系統，從源頭上確保各機關電子文件真實、完整、有效，歸檔及時、準確、規范，并進一步明確電子檔案的歸屬流向和開發利用權限。
三是建立規范保障機制，統一制定和發布相關規章制度、操作標準和管理辦法，將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入本市電子政務績效考核內容，同時對推進該項工作中所需要的經費保障、人才保障和技術保障等需求給予足夠的重視和支持。
