解讀DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規(guī)范》 項目電子檔案管理

DA/T28—2018《建設項目檔案管理規(guī)范》，自2018年10月1日起實施，蘭臺之家整理相關解讀文章，便于伙伴們參考。若有任何問題敬請最下方留言。

本期解讀內容為《建設項目檔案管理規(guī)范》

9.1項目電子檔案管理

9.2 項目電子檔案管理

9.2.1 項目電子檔案可參照紙質檔案的分類方案進行整理。

9.2.2項目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應符合GB/T18894(《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》)的規(guī)定。

紙質檔案分類戳：

國標 GB/T15418-2009 檔案分類標引規(guī)則

高等學校檔案實體分類法和高等學校檔案工作規(guī)范

檔案行業(yè)標準(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規(guī)則》

電子檔案標準戳：

檔案工作者收藏丨電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)

《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范(DA/T38-2008)》

《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)

解讀：保管

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

1.歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

2.環(huán)境溫度選定范圍: 光盤：17℃— 20℃，磁性載體：15℃— 27℃ ;相對濕度選定范圍：光盤：20%—50%，磁性 載體：45%—60%。

3.存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

有效性保證

1. 應定期對磁性載體進行抽樣檢查，抽樣率不低于10%; 抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時應擴大抽檢范圍 或進行100%檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性儲存 介質進行復制或更新。

2.對光盤進行定期檢測，檢測結果超過三級預警線時應立即進行更新。CD-R光盤的塊錯誤率BLER〈200，DVD±R光盤的奇偶校 驗內碼錯誤PIE〈240。

鑒定

1. 電子文件及其元數(shù)據(jù)形成、收集、歸檔符合制度要求;

2.電子文件與元數(shù)據(jù)能一一對應，數(shù)量準確且齊全完成;

3.電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合要求;

4.以專有格式歸檔的其專用軟件、技術資料等齊全完整;

5.加密電子文件已解密;

6.電子文件及元數(shù)據(jù)經安全網(wǎng)絡或專用離線存儲介質傳 遞、移交;

7.電子文件無病毒，電子文件離線存儲介質無損傷、可正常使用。

利用

各單位應當建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

1.反映電子檔案利用過程的相關信息應當記錄和保存。

2. 加強電子檔案利用基礎設施建設，建立健全相關制度， 采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定 時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。

3. 凡帶密級尚未解密或內部使用不宜公開的電子檔案不得 互聯(lián)網(wǎng)上運行。

4. 對在專網(wǎng)或其他內部網(wǎng)上運行的、具有保密要求的電子 檔案提供利用時，應設置使用權限認證系統(tǒng)或履行使用 審批手續(xù)。

5.應當為利用者提供真實、可靠的電子檔案，并采取有效 措施確保電子檔案不受損害。

6. 電子檔案應有文件級的計算機檢索目錄，計算機檢索目錄與電子檔案原文應建立持久有效的關聯(lián)。

7.電子檔案的利用系統(tǒng)應設置科學、嚴格的權限控制機制， 完善審批和登記程序，確保任何電子檔案不會超授權范 圍利用、復制或公布。

電子檔案管理系統(tǒng)要求

9.2.3 建設單位應建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目 全部電子檔案，系統(tǒng)應具備接收登記、分類組織、鑒定 處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移 交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

9.2.4 接入內部網(wǎng)的項目檔案信息管理系統(tǒng)，應建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息完整性校驗、防 火墻、入侵檢測等技術手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡數(shù)據(jù)遭到 破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。

電子檔案備份

9.2.5 項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

解讀：

?異地：結合建設單位和上級統(tǒng)一部署安排。

?異質：異質的幾種形式

?可采取近線備份或離線備份兩種方式。

近線備份要求

1.宜采用磁帶備份系統(tǒng)進行近線備份，應定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置系統(tǒng)和日志數(shù)據(jù)等進行全量、增量或差異備份。

2.電子檔案數(shù)據(jù)量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份。

離線備份

數(shù)據(jù)遷移

9.2.6 在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前， 項目電子檔案管理部門應將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

解讀：

電子檔案的遷移一般包含介質間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲介質臨近使用壽命時;系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級時。

(1)介質間遷移 保存在脫機載體中的電子檔案應每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存 期滿后按相關保密規(guī)定處理，用作電子檔案備份的載體不得用于其 他任何用途。

此外，檔案部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新 情況進行一次檢查登記，設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于4 年。保留期滿后，載體按保密要求進行處置。

(2)系統(tǒng)間遷移 各單位進行信息系統(tǒng)升級改造時，檔案部門要密切配合信息化部門，及時將電子檔案真實、完整、可用和安全的遷移至新的系統(tǒng) 中。原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保留時間不少于4 年。保留期滿后，載體按保 密要求進行處置。

電子檔案銷毀

9.2.7項目電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續(xù)后，采 取有效技術措施進行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密法規(guī)實施。

解讀：

1.應從在線存儲設備、異地容災備份系統(tǒng)中徹底刪除應銷毀電子檔案， 電子檔案管理系統(tǒng)應在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷 毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

2.應銷毀電子檔案的離線儲存介質，應對其實施破壞性銷毀。實施 銷毀前，應對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質的轉換。

3.屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密規(guī)定實施。

4.銷毀電子檔案應進行登記，并將登記結果歸檔保存。