解讀 | 建設項目歸檔文件的組合問題

2020-11-06 11:19:51 蘭臺之家 712

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問：進行項目檔案歸檔文件組合時的基本原則是什么？

答：簡而言之，項目檔案歸檔文件組合時的基本原則是設法保持歸檔文件的成套性。

問：項目管理文件如何進行組合？

答：在建設項目進行過程中，會形成很多的項目管理文件，如項目的立項建議書、可行性研究報告、初步設計、建設內容或建設周期調整等，這些文件可以按照所反映的問題分別進行組合，如把立項建議書、可行性研究報告、初步設計分別組卷，建設內容或建設周期調整的歸檔文件可以劃分在初步設計中進行組合，這樣比較容易組織案卷，也容易查找利用。

問：建設項目的“三同時”歸檔文件如何進行組合？

答：建設項目的三同時歸檔文件即通常所說的環(huán)保、安全、職業(yè)衛(wèi)生、消防、人防等相關建設工程的文件，按照國家相關法律法規(guī)，這些建設工程應當和整個的建設項目同時設計、同時施工、同時投入使用，在組合“三同時”歸檔文件時，應當按照其階段分別組卷，按形成時間先后排列。

這里需要特別強調，有不少的建設單位在整理“三同時”案卷時，是按照DA/T28標準后面的附件歸檔范圍表來組織和排列案卷的，結果把“三同時”案卷按形成時間分開組合，破壞了科技文件歸檔的成套性要求；因此，建議在組合“三同時”案卷時，可以按“三同時”文件的形成階段來組合，或把后期“三同時”文件排列在前期“三同時”文件的后面，就可以保持“三同時”文件的成套性了。

問：招投標文件如何進行組合？

答：招投標文件的組合、組卷可以按照招投標的階段進行組合，即按招投標代理文件、招標文件、投標文件、評標過程文件來進行組合；如果有資質預審，可以把資質預審文件放在招投標代理文件的后面進行組合(建議只接受進入資質預審范圍的投標文件，未入圍的資質預審文件可以由相關部門進行處理)。

問：設備文件如何進行組合？

答：設備文件進行組合時，應當按照成套性原則以單臺(套)進行組合，歸檔文件的排列組合要求一般是主機在前、輔機在后，具體的排列方式可以按設備購置合同、裝箱單、開箱單、購置過程文件(如進口設備的報關單等)、隨機文件、設備安裝調試文件、設備試運行文件、設備竣工驗收文件等進行排列組合。

需要提示一下，設備文件比較多的時候，可以按照主機、輔機分別進行組卷(組成多卷)、排列。

問：是不是所有的案卷都要保持一定的厚度？

答：在相關的項目檔案整理標準中(如 GB/T50328中)對案卷的“厚度”也提出了要求，建議大家對這個要求不要太在意，不必刻意去追求案卷的厚度而把本來應該獨立組卷的文件裝訂在一起，保持成套性的含義就在于只要符合或構成GB/T11822中“案卷”的定義，就可以組卷(立卷)，要多考慮案卷內的文件是不是達到了“完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范”的要求，而不要要以案卷的厚度是不是好看作為組卷的原則。

問：工程照片如何組合？

答：在項目檔案中，可能會有很多的照片。在整理照片時，可以按照“統(tǒng)一組卷、分別保存”的方式，來組織照片的案卷。

具體做法是：如果在工程文件中(如隱蔽工程施工)已經(jīng)出現(xiàn)了照片(如隱蔽工程驗收記錄中往往會附有工程照片)，可以把相關照片單獨保存在磁性介質載體中與紙質文件分別保存，在備考表中注明互見號；如果是單獨形成的照片，可以參照DA/T50、GB/T11821相關標準的規(guī)定，組織案卷和歸檔。

問：電子文件如何組合？

答：項目檔案中的電子文件有兩種類型，一種是歸檔文件本身就是電子文件格式(如電子標書、CAD工 程 施 工 圖 等)，需 要 按 照 DA/T15、DA/T38、GB/T18894、GB/T17678.1等相關標準來整理、組卷、歸檔保存；

另外一種是對紙質文件進行數(shù)字化后形成的電子文件，則需要按照 GB/T18894、DA/T31 等標準，完成對紙質項目文件的掃描、修正、數(shù)據(jù)掛接、建立歸檔文件信息數(shù)據(jù)庫等相關工作。

問：項目中期檢查文件如何組合？

答：在建設項目進行過程中，建設單位的主管部門可能會按照項目管理計劃對建設項目進行中期檢查，這些中期檢查形成的文件對以后的項目檔案驗收、項目竣工驗收都有參考價值。所以也應當及時進行收集、整理、組卷。

在進行項目中期檢查文件的組合時，可以按照進行中期檢查的時間來組卷，其內容可能會包含進行中期檢查的通知、檢查組專家名單、檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議、建設單位完成整改工作后的匯報材料等。四、預立卷、移交歸檔與館藏結構

問：什么是預立卷？

答：在進行項目檔案整理時，大家經(jīng)常會聽到“預立卷”的說法。實際上，預立卷是指由項目文件的形成部門在檔案部門的指導下，按照項目檔案組卷的標準，把相關的歸檔文件組合在一起的過程，預立卷形成的案卷，基本上保持了歸檔文件的成套性，在移交檔案室后，檔案室可以在預立卷的基礎上對相關案卷再進行微調，就可以賦予檔號、編制案卷目錄了。

項目文件形成部門進行預立卷對提高項目檔案的案卷質量有促進作用，建議推廣。

問：預立卷的時候需要按照檔案整理的要求做嗎？

答：預立卷本身也屬于歸檔文件的組卷工作，但是，由于項目管理部門往往對項目檔案整理標準的具體要求不是很熟悉，因此，對預立卷的案卷整理方面，可以鼓勵項目文件形成部門盡量按照歸檔要求來做，而且可以把特別占用案卷整理時間的編寫頁號的工作交給預立卷的部門來完成。

問：預立卷時形成的歸檔文件目錄可以作為案卷目錄使用嗎？

答：預立卷時形成的案卷目錄和卷內目錄，可以作為檔案室編寫項目歸檔文件時參照，但是需要注意，預立卷的案卷一般只能編寫臨時檔號以便利用，最終的檔號需要檔案室根據(jù)檔案庫房內的館藏實際情況編寫。

問：新形成的項目歸檔文件如何與原有的館藏進行組合？

答：在項目檔案驗收中，經(jīng)常遇到的一個問題就是新歸檔的項目檔案如何與檔案庫房中原有的檔案館藏進行組合。

這個問題可以這樣解決：看歸檔文件的構成和與原來的館藏之間的關系。如果是新建的項目歸檔文件，可以按照組卷原則進行整理，按照項目管理、項目設計、施工、竣工驗收等階段組卷后歸檔保存，屬于新的館藏內容。如果是比較全面的改造項目，新歸檔的項目文件比較多，可以參照新建項目的方式來組卷；

如果是在原有建筑中進行的改造，則要與原有的案卷合并組卷；如果只是小規(guī)模的改造，對原有建筑的竣工圖改動很少、不構成新組卷的條件，就把改造后的新竣工圖、竣工資料附在原來的相應案卷的后面，并補充卷內目錄即可。

作者簡介：

卓月，任職于中國化工集團中藍晨光化工研究設計院有限公司。

王毓慧，軍工建設項目檔案驗收專家