業務研究 - 試述文書歸檔“六步法”
文書歸檔六步法是筆者結合檔案整理經驗總結出來的，便于新從事檔案工作人員借鑒的一種簡明易懂、便于操作的整檔方法。本文圍繞具體整理步驟，詳述了6個環節的整理方法，總結了具體操作中的11個小技巧，簡稱整檔六步法，以供同行借鑒、參考。
筆者結合近年來積累的整檔經驗，以歸檔文件整理規則（DA/T22-2015）、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）（以下簡稱“8號令”）為依據，對機關現有歸檔文件整理步驟、流程和環節進行了整合，歸納總結了“整檔六步法”，使檔案整理好記憶、便操作。
第一步“收”即收集。可以結合本單位保存在“全宗卷”中的《歸檔范圍與保管期限表》進行收集。如未制定上述文件則可以參照8號令開展收集。
第二步“三分”即分年度、分類別、分保管期限。其中分類別即將文件按其機構或問題進行分類。具體的分類方法應根據本單位保存在“全宗卷”中的《分類方案》進行。
第三步“修排號”即修整、排列和編號。“修整”是對不符合檔案管理要求的文件進行修整；“排列”是在分類方案最低一級類目內，按事由結合時間等要求對文件進行排列；“編號”在這里的意思是指蓋歸檔章、填寫章內項目，通過給文件編號，用以固定文件材料在文書檔案中的位置。
第四步“掃裝”即“掃描”和“裝訂”。對沒有電子版的應歸檔文件進行掃描，完成“自然件”或“組合件”的裝訂。
第五步“目錄”，即形成規范的歸檔文件目錄。可以輸入檔案整理系統打印，或根據《歸檔文件整理規則》對目錄式樣的要求自制表格。
第六步“盒”，即裝盒，并規范填寫檔案盒上應填項目。
2 整理操作及技巧應用
收
收集工作開展之前應重溫本單位《歸檔范圍與保管期限表》，明確本單位文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍。
技巧1：巧記不歸檔范圍。根據8號令所述的“文件材料歸檔和不歸檔范圍”所列近80項內容來看，一般情況下需要歸檔的有51項，占到了70%。因此通過記住不歸檔范圍則可以倒推應歸檔范圍。不歸檔的29項內容可總結歸納分為四個方面，可以稱之為“四個不要”：一是上級普發性不需要辦理的文件材料不需要歸檔；二是本級無查考利用價值的事務性文件、一般性文件的草稿、不需要辦理的信訪件、領導兼外單位職務形成的與本單位無關材料、工作參考材料等不需要歸檔；三是同級不需要執行的、不需要辦理的文件材料不需要歸檔；四是下級非重大、非科技文件材料的，非法規性備案的文件不需要歸檔。
技巧2：牢記收集原則——齊全與完整。完整是對單份文件而言，即要把一份文件或資料的正件與附件，正式文件、底稿和公文處理單等必備要素收集齊全，不可缺件少頁。
技巧3：常用兩種收集方法。一是全面收集。收集范圍應涵蓋與單位有業務關系、隸屬關系的上級、本級、同級、下級的文件材料，單位領導和各部門及個人存放的文件材料；同時注重各類載體材料的收集。二是重點收集。主要從三個方面重點收集：機構方面的重點是收發部門、單位內部機構;人員方面的重點是單位主要領導、辦公室主任、內部機構負責人等;文件內容方面的重點是記述和反映單位主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強的、科研價值高的、憑證作用大的材料。同時，還應注意賬外文件的收集，即一些未經收發文登記的文件材料的收集。
三分
分年度
根據文件的形成時間來劃分年度。如在分年度的過程中意外發現了其他年度應歸而未歸的文件材料，應當作為插件補充至相關年度歸檔文件中。
技巧4：文件有多個時間特征。一份文件往往有多個時間特征。歸檔時，應按照《歸檔文件整理規則》要求的“文件形成日期”為準。
技巧5：跨年度形成的文件。跨年度一般以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表及法規性文件等涉及不同年度的文件，統一按照文件簽發日期判定其所屬年度。跨年度的請示與批復，放到批復年度；沒有批復的，歸入請示年度；跨年度規劃，歸入規劃針對的第一年度；跨年度總結，歸入總結針對的最后一個年度；跨年度會議文件，歸入會議閉幕年度；跨年度辦結的文件材料歸入辦結年度。
技巧6：組合文件的日期。組合文件就是由多個文件組件的結果。在整理檔案時，通常以排在前面“件”的形成日期為準，如正本與定稿為一件時，以正本形成日期為準，來文與復文為一件時，以復文形成日期為準。
技巧7：文件無標注日期。這種情況常見于內部文件，需要分析文件內容、制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷。當形成年度無法考證時，年度為歸檔年度，并在附注項加以說明。
分類別
這里的“分類別”是根據單位的《分類方案》進行機構劃分或者問題劃分。規模較小或公文辦理程序不適于此項分類的單位可以忽略此步驟。
技巧8：涉及多部門形成的歸檔文件。將文件按其形成或承辦機構分類的方法稱之為機構分類法。多個部門共同形成或共同承辦的文件材料，歸入文件主辦部門。
分保管期限
根據《保管期表》將上述已分好類別的文件劃分為永久、定期，其中定期可再劃分為定期30年和定期10年。
修排號
修整
在檔案整理過程中，為保證檔案長期保存和方便利用，一般要對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。
技巧9：修整“三驗”。一驗破損，即查看文件材料有無破損。對有破損的檔案應按照《檔案修裱技術規范》（DA/T25-2000）予以修復。二驗大小，即對大于A4規格的檔案材料要進行折疊。折疊后的檔案材料，要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開和閱讀。三驗牢靠，即對文件材料的質量進行檢查，如果文件上有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品應予以去除；字跡模糊或易退變的，應予以復制。
排列
排列分三步。一是類外排列。將完成“三分”經過“修整”后的應歸檔文件材料，按照保管期限的不同，依照黨群類、行政類、業務類和人勞類的順序排列下來。二是類內排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。三是件內排列，也是我們常常說到的組件。
技巧10：件內文件的排序。發文排序即正文、發文簽、定稿；收文的排序即收文簽、收文。排序時要注意正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發文在前，被轉發文在后；漢文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
編號
這里的編號包含了兩個步驟：蓋歸檔章和填寫章內項目。通過章內項目的內容來固定這份文件在檔案中的位置。編號環節需要注意的有兩個方面：一是蓋章的位置。“歸檔文件應在首頁上端的空白處蓋歸檔章并填寫相關內容”。二是填寫項目。“全宗號”是當地檔案館賦予立檔單位的代號；“年度”是文件形成年度；“保管期限”可按歸檔文件劃定的保管期限填寫；“件號”是單件歸檔文件在分類低一級類目內的排列順序號；“機構/問題”填寫類別的規范化簡稱，如黨群類、行政類等；“頁數”則是每一件歸檔文件本身的有效頁面數。
掃裝
掃描
這里所說的掃描主要是為了歸檔文件數字化副本的制作，應遵照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）來進行。如檔案室可接收原生電子文件且可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等形式在歸檔文件上進行標識。需要注意的有兩點。一是掃描儀色彩模式的選擇。對于頁面為黑白的，字跡比較清的，應采用黑白二值模式掃描；字跡不清的，采用灰度模式掃描；如果待掃描頁面上有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的，要用彩色模式進行掃描；還有一些檔案里如果貼有照片的話，彩照要用“百萬種顏色”模式掃描，黑白照用“灰度”掃描。二是使用高拍儀開展檔案數字化工作時應注意，拍攝精度不應低于800萬像素，且被拍攝檔案的影像必須充滿取景框。
裝訂
歸檔文件一般以件為單位裝訂，并做到牢固、安全、簡便，不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應保持平整。建議永久和定期需向綜合檔案館移交的歸檔文件采用線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂；文件較厚的使用“三孔一線”裝訂。定期不需要向綜合檔案館移交的可以根據裝訂的簡便性原則使用不銹鋼訂書釘、不銹鋼夾或封套裝訂。
技巧11：檔案裝訂的“七不能用”。用于檔案裝訂的材料不應包含可能損害歸檔文件的物質。不可使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等。
目錄
歸檔文件目錄建議由系統生成或使用電子表格編制。目錄應采用A4幅面，頁面應橫向設置，具體包括序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注9項內容。
（1）序號：歸檔順序號。
（2）檔號相當于歸檔文件的“身份證號”，具有唯一性。其結構為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號
技巧12：檔號編制位數的443。在檔號編制過程中，應熟記443位數編制法。第1個“4”指全宗號的位數應為4位，如“Z001”。第2個“4”指件號的位數用4位數字標識，不足4位的，前面用”0”補充?！?”指機構（問題）代碼的位數。應采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識。因為保管期限標識為“Y”“D30”或“D10”，因此歸檔文件的檔號總位數（含符號）應為23位或25位。
（3）文號：發文字號。無文號的不用標識。
（4）責任者：制發單位或個人，即發文機關或署名者。責任者一般用全稱或通用簡稱。聯合發文應將所有責任者照實著錄，中間用空格，責任者過多或有三個以上責任者時，立檔單位及文號所代表的機關必須著錄后加等字。個人責任者著錄時應在姓名后著錄職務、職稱或者其它職責，并外加“（）”。
（5）題名：文件標題。文件無標題，或者標題不能揭示主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。
（6）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20200321。
（7）密級：按文件實際標注情況填寫。沒有密級的不標識。
（8）頁數：每一件歸檔文件頁面總數。有圖文的頁面為一頁。同歸檔章內填寫項目一致。
（9）備注：注釋文件需要說明的情況。
盒
盒面填寫
總共要填四項內容，長、短脊背，封面、備考表。目前采用的主要有蓋章、粘貼和全盒打印等方法。蓋章法，即根據檔案盒的尺寸刻制全宗名稱章、等，用印泥加以蓋制。粘貼法，主要應用于長、短脊的粘貼。全盒打印法，即購買專業的檔案盒打印機，規范打印各個項目。備考表的填寫應完整，其中盒內文件情況說明，一般應填寫本盒文件的件數、頁數、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
裝盒
應按件號依次裝盒，絕對不能把不同年度、不同保管期限、不同類別的文件混裝在一個盒內。
裝盒以九成滿為佳。如文件過少，在搬運、保管的過程中，極容易發生空扁、變形；如文件過滿，易發生文件破損，盒帶斷裂情況。
裝盒完畢，結合《分類方案》依次排列上架，側立排放即可。
