業務交流 - 錄音錄像檔案管理“五要訣”
錄音錄像檔案管理“五要訣”
江西省檔案館 王其武 毛錄音錄像檔案以聲音和影像為主要呈現方式，能如實記錄、形象反映各單位履行職能的主要過程。我們可以從思路清晰、收集齊全、整理著錄規范、歸檔及時和保管利用安全等“五要訣”著手，推動錄音錄像檔案的規范管理。
01 思路清晰
明確職責分工。文件形成部門負責收集、整理、著錄和移交歸檔等;檔案部門負責制定錄音錄像檔案管理制度，指導文件形成部門按要求做好相關工作，同時負責檔案的接收、保存、保管、利用、統計、移交等;信息化部門負責為相關部門配備相應的網絡基礎設施，對電子檔案管理系統(以下簡稱“管理系統”)建設、落實安全防護等提供整體技術支持;保密部門負責監督涉密檔案的保密管理。
以電子文件管理為主線開展數字和傳統載體錄音錄像檔案工作。一是原則上從收集到移交全過程，各項管理工作都要圍繞電子文件、依托管理系統展開;要建立相適應的檔案管理制度、網絡基礎設施，通過網絡安全等級保護或分級保護統籌落實電子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盤、各類磁帶等可脫機原始載體生成文件的，文件形成部門要將其轉換為電子文件后再予以收集;原始載體是否歸檔由文件形成部門自行決定，歸檔前后的管理可參照離線備份載體管理要求執行。
02 收集齊全
明確收集范圍。要在檔案管理制度中明確錄音錄像電子文件的收集范圍，記錄本單位履行主要職能和基本歷史面貌的文件都應納入其中;重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應同步收集、歸檔。
收集要符合制度規定。要按照制度明確的收集范圍和歸檔文件格式開展轉換、存儲、挑選等收集工作。從攝錄設備、原始載體中轉換出來的錄音錄像電子文件，以及后期編輯制作、能如實反映客觀事實的錄像電子文件，要齊全完整地、以歸檔文件格式存儲在管理系統終端計算機中。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣頻率不低于441kHz;錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps。經挑選留存的錄音錄像電子文件應客觀、系統、清晰地反映工作主題。
03 整理著錄規范
整理已收集錄音錄像電子文件可分兩步：首先，在終端計算機存儲器(非系統盤)中按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分類方法逐級建立、命名文件夾;同一活動形成多個此類文件時，還可再建下一級文件夾，并用活動名稱命名，如，D:\錄音錄像電子文件\2020\永久安全生產工作先進單位和先進個人表彰大會\。其次，明確劃分文件的保管期限，將相應文件集中存儲在最低一級文件夾中，如，把2020年形成的、保管期限為永久的全部文件存儲在“永久”文件夾中，即D:\錄音錄像電子文件\2020\永久\。
要在整理基礎上盡早開展著錄工作。首先，將文件逐條上傳、掛接到管理系統，由管理系統按照內置規則(如檔號編制規則)自動排序、命名，自動著錄全宗號、檔案門類代碼、年度、件號、技術參數、時長、攝錄日期、計算機文件名和文件大小等元數據。其次，著錄人員要在管理系統中以手工和半自動化方式著錄題名、責任者、攝錄者、保管期限、活動名稱和描述、密級等元數據，活動的宣傳報道可作為重要素材。
04 歸檔及時
錄音錄像電子文件一般自形成起3個月內要向檔案部門移交歸檔，最遲不能超過次年6月。文件形成部門在管理系統中以在線方式提交歸檔，由管理系統自動完成并記錄清點、“四性”鑒定等程序性工作;檔案部門對照清點、鑒定結果，對擬歸檔電子文件的整理、著錄成果等進行審核，確認無誤后，管理系統即可完成登記、填寫登記表等程序性工作，并為錄音錄像電子檔案編制檔號，正式歸入電子檔案庫，與其他門類電子檔案一并進行集成管理。
以離線方式歸檔錄音錄像電子文件的，要以手工方式完成著錄、制作離線歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格、EXCEL等著錄電子文件，除前述需在管理系統中手工著錄的項目外，還要著錄全宗號、檔案門類代碼、年度、件號、攝錄日期、計算機文件名等，著錄文件要存儲在保管期限或年度文件夾中;二是按終端計算機存儲結構要求制作離線歸檔載體，并在包裝盒上注明載體編號、檔案門類、歸檔年度、活動名稱和電子文件數量等信息;三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作，檔案部門要及時將文件及其著錄信息導入管理系統。
05 保管利用安全
要按照國家有關網絡安全、保守國家秘密等法規標準要求，通過管理系統網絡安全等級保護或分級保護全面落實錄音錄像電子檔案的安全保管。要統籌實施電子檔案及其元數據的近線全量備份，根據實際選用硬磁盤或藍光光盤等開展離線備份工作。離線備份載體應保存在恒溫恒濕防磁柜中，其制作、標識、著錄、檢測、轉換等管理工作要符合相關標準要求。
錄音錄像電子檔案記錄了大量敏感內容和人物信息，要嚴格依據權限利用該類電子檔案;準備在互聯網上發布的，一定要履行審批程序后方能上網。此外，利用過程中還要遵守肖像權、隱私權和版權保護等法律法規的規定。
