業(yè)務(wù)交流 - 錄音錄像檔案管理“五要訣”

　　錄音錄像檔案管理“五要訣”

　　江西省檔案館 王其武 毛錄音錄像檔案以聲音和影像為主要呈現(xiàn)方式，能如實(shí)記錄、形象反映各單位履行職能的主要過(guò)程。我們可以從思路清晰、收集齊全、整理著錄規(guī)范、歸檔及時(shí)和保管利用安全等“五要訣”著手，推動(dòng)錄音錄像檔案的規(guī)范管理。

　　01 思路清晰

　　明確職責(zé)分工。文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和移交歸檔等;檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)文件形成部門(mén)按要求做好相關(guān)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的接收、保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等;信息化部門(mén)負(fù)責(zé)為相關(guān)部門(mén)配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“管理系統(tǒng)”)建設(shè)、落實(shí)安全防護(hù)等提供整體技術(shù)支持;保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密檔案的保密管理。

　　以電子文件管理為主線(xiàn)開(kāi)展數(shù)字和傳統(tǒng)載體錄音錄像檔案工作。一是原則上從收集到移交全過(guò)程，各項(xiàng)管理工作都要圍繞電子文件、依托管理系統(tǒng)展開(kāi);要建立相適應(yīng)的檔案管理制度、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)統(tǒng)籌落實(shí)電子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盤(pán)、各類(lèi)磁帶等可脫機(jī)原始載體生成文件的，文件形成部門(mén)要將其轉(zhuǎn)換為電子文件后再予以收集;原始載體是否歸檔由文件形成部門(mén)自行決定，歸檔前后的管理可參照離線(xiàn)備份載體管理要求執(zhí)行。

　　02 收集齊全

　　明確收集范圍。要在檔案管理制度中明確錄音錄像電子文件的收集范圍，記錄本單位履行主要職能和基本歷史面貌的文件都應(yīng)納入其中;重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)同步收集、歸檔。

　　收集要符合制度規(guī)定。要按照制度明確的收集范圍和歸檔文件格式開(kāi)展轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、挑選等收集工作。從攝錄設(shè)備、原始載體中轉(zhuǎn)換出來(lái)的錄音錄像電子文件，以及后期編輯制作、能如實(shí)反映客觀事實(shí)的錄像電子文件，要齊全完整地、以歸檔文件格式存儲(chǔ)在管理系統(tǒng)終端計(jì)算機(jī)中。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣頻率不低于441kHz;錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps。經(jīng)挑選留存的錄音錄像電子文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)、清晰地反映工作主題。

　　03 整理著錄規(guī)范

　　整理已收集錄音錄像電子文件可分兩步：首先，在終端計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器(非系統(tǒng)盤(pán))中按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分類(lèi)方法逐級(jí)建立、命名文件夾;同一活動(dòng)形成多個(gè)此類(lèi)文件時(shí)，還可再建下一級(jí)文件夾，并用活動(dòng)名稱(chēng)命名，如，D:\錄音錄像電子文件\2020\永久安全生產(chǎn)工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人表彰大會(huì)\。其次，明確劃分文件的保管期限，將相應(yīng)文件集中存儲(chǔ)在最低一級(jí)文件夾中，如，把2020年形成的、保管期限為永久的全部文件存儲(chǔ)在“永久”文件夾中，即D:\錄音錄像電子文件\2020\永久\。

　　要在整理基礎(chǔ)上盡早開(kāi)展著錄工作。首先，將文件逐條上傳、掛接到管理系統(tǒng)，由管理系統(tǒng)按照內(nèi)置規(guī)則(如檔號(hào)編制規(guī)則)自動(dòng)排序、命名，自動(dòng)著錄全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、年度、件號(hào)、技術(shù)參數(shù)、時(shí)長(zhǎng)、攝錄日期、計(jì)算機(jī)文件名和文件大小等元數(shù)據(jù)。其次，著錄人員要在管理系統(tǒng)中以手工和半自動(dòng)化方式著錄題名、責(zé)任者、攝錄者、保管期限、活動(dòng)名稱(chēng)和描述、密級(jí)等元數(shù)據(jù)，活動(dòng)的宣傳報(bào)道可作為重要素材。

　　04 歸檔及時(shí)

　　錄音錄像電子文件一般自形成起3個(gè)月內(nèi)要向檔案部門(mén)移交歸檔，最遲不能超過(guò)次年6月。文件形成部門(mén)在管理系統(tǒng)中以在線(xiàn)方式提交歸檔，由管理系統(tǒng)自動(dòng)完成并記錄清點(diǎn)、“四性”鑒定等程序性工作;檔案部門(mén)對(duì)照清點(diǎn)、鑒定結(jié)果，對(duì)擬歸檔電子文件的整理、著錄成果等進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，管理系統(tǒng)即可完成登記、填寫(xiě)登記表等程序性工作，并為錄音錄像電子檔案編制檔號(hào)，正式歸入電子檔案庫(kù)，與其他門(mén)類(lèi)電子檔案一并進(jìn)行集成管理。

　　以離線(xiàn)方式歸檔錄音錄像電子文件的，要以手工方式完成著錄、制作離線(xiàn)歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格、EXCEL等著錄電子文件，除前述需在管理系統(tǒng)中手工著錄的項(xiàng)目外，還要著錄全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、年度、件號(hào)、攝錄日期、計(jì)算機(jī)文件名等，著錄文件要存儲(chǔ)在保管期限或年度文件夾中;二是按終端計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求制作離線(xiàn)歸檔載體，并在包裝盒上注明載體編號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)、歸檔年度、活動(dòng)名稱(chēng)和電子文件數(shù)量等信息;三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作，檔案部門(mén)要及時(shí)將文件及其著錄信息導(dǎo)入管理系統(tǒng)。

　　05 保管利用安全

　　要按照國(guó)家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全、保守國(guó)家秘密等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，通過(guò)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)或分級(jí)保護(hù)全面落實(shí)錄音錄像電子檔案的安全保管。要統(tǒng)籌實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的近線(xiàn)全量備份，根據(jù)實(shí)際選用硬磁盤(pán)或藍(lán)光光盤(pán)等開(kāi)展離線(xiàn)備份工作。離線(xiàn)備份載體應(yīng)保存在恒溫恒濕防磁柜中，其制作、標(biāo)識(shí)、著錄、檢測(cè)、轉(zhuǎn)換等管理工作要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　錄音錄像電子檔案記錄了大量敏感內(nèi)容和人物信息，要嚴(yán)格依據(jù)權(quán)限利用該類(lèi)電子檔案;準(zhǔn)備在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的，一定要履行審批程序后方能上網(wǎng)。此外，利用過(guò)程中還要遵守肖像權(quán)、隱私權(quán)和版權(quán)保護(hù)等法律法規(guī)的規(guī)定。