如何做好建設項目文件的組卷工作

項目文件的組卷原則

組卷應考慮項目文件的完整性。項目文件收集完整是項目檔案工作基本要求，即將反映同一主題、具有內在關聯的項目文件收集齊全并合理組卷。

項目文件的組卷要求

組卷時還要特別注意：（1）案卷內不應存在重復文件，文件附件共用時，應在備考表中注明。（2）不同保管期限文件組成一卷時，案卷保管期限實行從長原則。（3）不同載體形式文件應分別組卷。

項目文件的組卷方法

一是項目前期文件、工程管理性文件、竣工驗收文件及生產準備文件，一般按階段、問題、來源組卷。二是設計文件應分階段、專業按卷冊號組卷，設計更改文件應按專業（單位工程）、時間組卷。三是施工文件一般按單位工程組卷。四是調試文件一般按調試階段、專業、系統組卷。五是質量監督文件一般按階段、節點、專業組卷。六是監理文件一般按文種、專業（標段）、時間等特征組卷。七是原材料質量證明文件一般分專業按材料種類、型號組卷。八是設備文件一般按設備成套性特點，分專業、系統按臺套組卷。

組卷常見問題及解決方法

在前期文件組卷過程中，經常會遇到同一問題涉及的內容較多，一個案卷無法將所有內容包括進去的情況，如可行性研究、初步設計文件等，涉及審查意見、報告、說明、圖紙等較多內容。此類文件的組卷應根據文件形成的自然規律，在保持內容相對獨立完整的情況下分別組卷。同時，所組的同一主題內容的案卷應按照文件形成的時間順序排列，以保持案卷之間及案卷內文件之間的有機聯系。

2 施工文件

施工文件在組卷過程中，會常出現未按施工工序組卷而按文種組卷的問題，割裂了文件之間有機聯系，如混凝土施工記錄、檢驗報告等，應按照施工部位及施工工序組卷，以確保形成案卷的質量及方便提供利用。

3 調試文件

組卷時，應區分階段進行系統組卷：單體調試文件一般由安裝單位組在施工文件案卷中；充水試驗、有水調試、過速調試、電流上升試驗、甩負荷試驗、荷載試驗及整套啟動調試文件，由調試單位按照階段將調試方案、措施、調試記錄及報告等整理組卷；性能試驗是在機組考核期對效率、振動等技術指標所做的試驗項目，所形成的性能試驗方案、報告等文件由試驗單位按照試驗項目整理組卷。

4 質量監督文件

一般按照階段、專業整理組卷。質量監督文件是由質量監督機構形成的文件，按照各行業監督檢查規范所規定的質量監督階段（節點）組卷。在實際操作時，經常出現將各專業、各階段（節點）的同一類文件組為一卷的錯誤組卷方法，不是將各階段（節點）監督檢查報告、整改閉環文件等按照文種分別組卷，而是應該將一個階段（節點）的全部文件組在同一卷，即監督檢查報告、申請、各單位匯報材料、整改閉環文件等同一階段（節點）所有文件組為一卷。

5 監理文件

應按文種、專業、時間等特征組卷。監理文件分為監理策劃文件、監理記錄文件、監理會議及報表、監理審查文件等。監理大綱、規劃、實施細則等監理策劃性文件按照文種組卷；監理日志、旁站記錄等記錄性文件按照專業組卷，其中監理日志按照專業，結合記錄人及記錄時間等組卷，監理旁站記錄按照專業，結合旁站點設置的順序或時間順序組卷；監理會議及報表類文件按照時間順序組卷；關于質量、進度、安全、資金等監理審查文件應由報驗的施工單位整理組卷，以確保項目文件的完整性、成套性。

6 原材料質量證明文件

在建設項目檔案管理中，檔案整理工作的好壞是提高工程管理及后續生產運營工作效率、提高檔案利用率的關鍵，而在檔案整理中，檔案的組卷環節又是重中之重。因此，掌握項目檔案的組卷原則、方法、要求及克服實際組卷過程中常出現的問題，是做好項目文件組卷工作的基礎，項目檔案管理人員有責任做好項目檔案的組卷工作，使項目檔案為今后的生產運營工作發揮更大作用。