智慧檔案館的功能

智慧檔案館功能框架

既然將“智慧檔案館”定義為一個信息系統(tǒng)，那自然就有信息系統(tǒng)的各個組成部分和功能模塊，今天我們就來剖析一下智慧檔案館的功能框架。結(jié)合新一代信息技術(shù)在實(shí)體檔案館和虛擬檔案館兩個層面的應(yīng)用，我們可以將智慧檔案館的功能框架分成智慧館舍、智慧庫藏、智慧管理、智慧保存、智慧陳展、智慧服務(wù)六個部分。

各部分主要功能

一、智慧館舍

檔案館舍是開展檔案收集、管理、保存、利用的場所。隨著科技的發(fā)展，檔案館舍的建設(shè)必須堅持綠色、節(jié)能、環(huán)保的理念，通過建設(shè)智能化集成系統(tǒng)、信息設(shè)施管理系統(tǒng)、建筑設(shè)備管理系統(tǒng)、公共安全系統(tǒng)、信息化應(yīng)用系統(tǒng)、機(jī)房工程等，提升館舍的智能化、自動化程度，全面打造智能化建筑。

智慧館舍的具體建設(shè)內(nèi)容如下圖所示：

另外，利用數(shù)字孿生技術(shù)可以構(gòu)建起從區(qū)域→樓宇→樓層→房間→檔案柜→檔案盒→檔案文件的逐級可視;全面整合館藏、安防、消防、能耗、系統(tǒng)管理等方面信息，業(yè)務(wù)管理與智能化應(yīng)用融于一體;實(shí)現(xiàn)檔案館人、事、物的集中統(tǒng)一管理，駕駛艙綜合態(tài)勢一覽無余。

二、智慧庫藏

檔案庫房是保管實(shí)體檔案的重要場所，智慧庫藏的建設(shè)應(yīng)針對檔案庫房存在的各種安全、環(huán)境和管理問題，結(jié)合檔案庫房管理實(shí)際需求，融合物聯(lián)網(wǎng)、智能控制等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理的規(guī)范化、科學(xué)化、效能化和智能化，滿足檔案庫房“十防”措施要求，更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。

新一代檔案庫房通過建設(shè)安防監(jiān)控系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、消防聯(lián)動系統(tǒng)、智能裝具系統(tǒng)達(dá)到檔案庫房智慧化管理，全面整合檔案庫房所需的各種功能，做到信息處理自動化、管理系統(tǒng)一體化，實(shí)現(xiàn)存量透明化、監(jiān)控立體化、預(yù)警智能化管理。

另外，通過對實(shí)體檔案庫房的建模，可以在虛擬檔案館中實(shí)現(xiàn)對檔案上架、盤點(diǎn)、移架、出入庫的信息化管理;通過與智能密集架、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)的集成，實(shí)時監(jiān)控庫房動態(tài)，提高庫房管理效率。

三、智慧管理

實(shí)現(xiàn)智慧管理是智慧檔案館建設(shè)的核心。智慧管理的實(shí)現(xiàn)必須充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、文本挖掘、自然語言處理等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建集檔案收集、整理、鑒定、編研于一體的智慧管理平臺，拓寬檔案收集的類型和渠道，優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，提升檔案管理的能力和水平，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息的全面感知、智能分析和處理。重點(diǎn)應(yīng)建設(shè)的內(nèi)容如下圖所示：

利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，可以將整個檔案館的館藏數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)采集數(shù)據(jù)匯總顯示，檔案館各方面情況盡在掌握，結(jié)合大屏展示真正做到“一屏觀全館”。

四、智慧保存

隨著存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化以及無紙化辦公、單套制歸檔工作的不斷推進(jìn)，越來越多的歸檔電子文件和電子檔案進(jìn)入檔案部門進(jìn)行長期保存，預(yù)計在不久的將來電子檔案就將成為各級各類檔案部門館藏檔案的主體。與此同時，當(dāng)前檔案部門由于缺乏行之有效的長期保存手段，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)損毀丟失、備份載體無法恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移工作耗時耗力、重要電子數(shù)據(jù)無法及時接收等問題時有發(fā)生，電子檔案長期保存問題已經(jīng)成為制約新時期檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸問題。

為此需要提出一個集保存策略、管理軟件、存儲載體和基礎(chǔ)設(shè)施于一體、多管齊下、能夠確保電子檔案長期安全的解決方案，如下圖所示：

另外，由于電子文件易修改、環(huán)境依賴、存儲載體可分離等特性，單一的存儲載體顯然無法滿足檔案數(shù)字資源長期安全保存的需要，比較切實(shí)可行的措施是采用不同載體多套備份組合的方式來確保檔案數(shù)據(jù)安全。可以預(yù)計，將來各級各類檔案部門都會形成磁、光、電、膠等多種檔案數(shù)字資源存儲載體。同時，由于載體本身的不可直讀特性，還需要配置各種載體的讀取設(shè)備;由于各種載體的保管條件要求不同，還需要配置各種存放不同特性載體的保管設(shè)備，最終建成融合磁光電膠等各種存儲載體及其閱讀和保管設(shè)備的電子檔案庫房：

五、智慧服務(wù)

實(shí)現(xiàn)安全、便捷、高效、智能的檔案信息服務(wù)是智慧檔案館建設(shè)的最終目的。檔案智慧服務(wù)是建立在傳統(tǒng)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上，借助大數(shù)據(jù)、人工智能、智能終端、虛擬現(xiàn)實(shí)等新興技術(shù)手段，充分挖掘檔案信息資源的價值，為廣大用戶提供跨網(wǎng)絡(luò)、跨終端、跨區(qū)域且隨時、隨地、隨心的檔案利用服務(wù)，通過檔案服務(wù)體系的完善及檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，進(jìn)一步拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，豐富檔案服務(wù)方式，提升檔案服務(wù)水平。

智慧利用服務(wù)的手段多種多樣，包括但不限于檔案智能檢索和推薦服務(wù)，互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用服務(wù)，智慧輔助接待服務(wù)，跨館異地查檔服務(wù)等。其中利用大數(shù)據(jù)技術(shù)如何將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成檔案知識并主動為各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員和社會公眾等各類用戶提供全方位、多角度、深層次的信息服務(wù)是關(guān)鍵。

六、智慧陳展

檔案館作為愛國主義教育基地，也是紅色文化的重要發(fā)掘、展示和傳播基地，檔案展廳更是起到了傳承歷史文明、弘揚(yáng)時代精神、宣傳紅色文化的重要作用。檔案館在檔案展廳建設(shè)時，應(yīng)在傳統(tǒng)展廳建設(shè)模式的基礎(chǔ)上，吸收博物館、科技館等先進(jìn)展覽展示方式，充分利用大屏、互動觸摸、互動投影、動態(tài)畫框、VR/AR/XR等各種數(shù)字展陳技術(shù)，通過對視頻、聲音、動畫等媒體加以組合應(yīng)用，深度挖掘展覽陳列對象所蘊(yùn)含的知識、背景、意義，帶給觀眾高科技、沉浸式的視覺震撼體驗，從而大大提升展示效果。

除了在檔案館建設(shè)實(shí)體展廳外，還可以建設(shè)數(shù)字展廳并通過網(wǎng)絡(luò)共享傳播。數(shù)字展廳不像實(shí)體展廳那樣受到場地空間的制約，既可以采用720全景拍攝方式將物理展廳原封不動搬到網(wǎng)上，也可以突破物理空間的限制，按需延伸和擴(kuò)展空間。特別是對于檔案館的一些臨時展覽，適合通過數(shù)字展廳的方式對其拍攝保存，便于將來利用，打造“永不落幕的檔案展覽”。

文章來源于網(wǎng)絡(luò)