數字檔案室及檔案數字化建設方案

　　數字檔案室的建設

　　數字檔案館系統綜合應用物聯網、云計算、移動互聯網等新技術，開發了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現了對檔案信息資源和檔案業務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件。

　　基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現了檔案信息資源的數據化管理，可以進行全文檢索，并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統的檔案數字化理念，對實現檔案資源的深度控制和挖掘創造了條件。

　　基于數據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術，實現了機關歸檔電子文件質量監管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業務工作的信息化。

　　應用RFID?技術，實現了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發出調卷指令后，在規定時間內庫區RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發送短信提示庫房保管人員辦理調卷業務。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業務需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態，實現管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統檔案管理中出現的一些問題。

　　未來檔案數字化發展是什么樣的

　　未來檔案數字化發展

　　隨著高校圖書館信息化水平的不斷提高，圖書館館藏資源的載體形式發生了很大變化。目前，圖書館正通過將館藏資源轉化為數字數據，利用電子載體作為統一處理和存儲的媒介，向信息數字化和數字化全面發展。光盤、硬盤、u盤等電子載體以其巨大的存儲容量和優異的存取速度，正在迅速取代傳統的紙質媒體，成為高校圖書館館藏資源的主流信息載體。此外，除了高校圖書館自身館藏資源的信息化外，還有大量電子出版物和電子數據的引入。這些以電子載體為存儲媒介的數字信息將成為未來高校圖書館館藏資源的主要組成部分。

　　檔案是一種重要的特殊資源，不 可 再 生。一旦損壞，將給國家和單位帶來非 常嚴重的損失。近年來，隨著自然災害的頻繁發生，檔案的安全保管受到了極大的關注。

　　隨著文件保護技術的不斷發展，文件的異構備份技術越來越成熟。在當前的技術條件下，它被認為是實現文件長期安全保存的最可靠手段。

　　國家檔案局明確提出，重點要從根本上加強安全保障能力建設，全面完善檔案安全體系，確保檔案的安全和保密。重要文件遠程備份的實現。對于所有多組文件或文件副本，至少一組必須存儲在不同的位置。對于重要的電子文件，不僅要進行同構備份，還要進行異構備份，并及時轉換成縮微膠片或紙質文件，以保證其長期可讀性。

　　在檔案數字化加工技術高度發展的時代，縮微技術與數字技術(即數模集成技術)緊密結合，將數字技術的優勢(即數字傳輸的快速性、邏輯性和便捷性)與縮微技術的安全性、可靠性、持久性、真實性和經濟性結合起來，并將其納入現代信息管理的技術軌道。目前，我們正處于信息爆炸的時代。以物聯網、互聯網大數據、智能和云計算為標志的網絡正充斥著社會生活和生產的每一個角落。在我國，檔案的產生和發展經歷了一個從低級到高 級、從簡單到復雜的發展過程。隨著時代的發展，現代檔案館的建設也對未來的檔案館建設提出了明確的要求，即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進。

　　檔案數字化加工是傳統檔案館的“升級版”，智能檔案館是數字檔案館的“升級版”，或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數字檔案館發展的必然結果。總體而言，我們正在建設智慧城市，智慧檔案館的全方位服務功能凸顯，體現了智慧檔案館的“記憶中心”功能，為黨和政府的決策提供參考。

　　作為傳統檔案館和數字檔案館建設的更高層次和階段，智能檔案館概念的確立及其實際建設迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設的各個方面，包括傳統檔案、新檔案內容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言，智能檔案是指涉及所有信息的檔案，以及所有數字化的檔案

　　從檔案館的建設范疇來看，綠色檔案館的建設涵蓋的領域更多，不僅包括智能檔案館的軟硬件設施建設，還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態可持續發展理念的提出和發展，綠色檔案館建設已成為未來發展的方向。綠色檔案館建設的理念產生于20世紀80年代，遵循生態環境保護、節能降耗、可持續發展、堅固耐用、安全可靠、協調高效的理念。它的目標就像智能檔案館的建設一樣，是對檔案工作高效發展的有力支持。最 大限度地發揮檔案本身的作用;最終目標是實現檔案的最 大社會價值。最 大限度地發揮檔案館的服務功能等。從發展目標來看，它們都是加強檔案存儲、檔案信息資源開發、文化傳播、社會服務等全方位功能的檔案信息資源中心。這里，社會服務功能是影響檔案價值的一個重要因素。

　　數字檔案館的介紹

　　數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。“數字檔案館”的含義有廣義和狹義之分。廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，它不僅僅起到一個數據中心的作用，也不僅僅起到發布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成(integration)含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制，并從全程管理和最 優化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

　　檔案館數字化是什么意思?

　　一般來說數字化是指把現有的將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的基本過程。

　　檔案館數字化：就是把現有的檔案資料以電腦的為媒體存儲起來，以便管理，利用

　　談數字檔案館與傳統檔案館的區別和聯系

　　一、數字檔案館與傳統檔案館的區別

　　(一)檔案人員素質方面

　　結合檔案人員的知識結構來說，由于每一個檔案人員的文化程度不同，其自身具備的綜合素質能力也有著明顯的差異。在以往傳統的檔案管理工作中，檔案人員更多的掌握與檔案學相關的理論知識，雖然在計算機操作方面也提出了一定的要求，但實際的操作能力較差。而相反的，數字檔案館的檔案人員不僅要具備專業的檔案學知識，還要對計算機能夠熟練的使用，并對系統中的管理軟件有著全面的掌握。其次，隨著時代的發展與進步，需要涉及的邊緣學科越來越多，這就要求檔案人員要通過不斷的學習來加強自我建設，以此來不但提高自己的管理能力。站在檔案人員的角度來看，傳統的檔案人員給予人們的印象類似于保管員。而數字檔案館中的檔案人員則是向人員展示了一種全新的精神面貌，也讓人們對數字化技術有了更深入的認識。

　　(二)檔案服務方面

　　在傳統的檔案館管理工作中，一切都是以檔案館為中心，用戶們獲取檔案信息資源的主要方式是通過到檔案館中進行查找，直接有現場的檔案人員為其提供服務。而這種物理差距也恰恰成為了影響用戶利用檔案的關鍵性因素。然而，在現代數字檔案館中，所有的服務活動都是圍繞著用戶而開展的，一切都是將用戶作為中心點出發，在大量的檔案信息資源中，數字檔案館能夠及時為用戶們尋找到所需的信息資源，解決用戶的實際需求。因此，數字檔案館是以用戶需求為主要建設目標，以此來吸引更多的用戶，逐步提高 檔案信息資源的利用率，使其能夠充分發揮自身的重要價值。

　　(三)檔案的安全保護方面

　　傳統檔案館在安全管理方面，主要是對檔案實體進行保護，具體是對檔案存放環境的溫度、濕度等方面進行了嚴格的控制。而數字檔案館中的檔案信息是一種電子載體的形式，其是與檔案內容相互分離的，數字檔案館重點是對檔案載體進行保護的同時，也對檔案信息能容進行了加密，以此來防止網絡病毒和黑客的惡意攻擊破壞。并且，數字檔案館建立了完善的安全防護系統，充分保障了檔案信息資源的安全、完整性。同時通過技術信息技術、網絡技術等大量科學技術的優勢，大大提高了檔案管理工作效率，也為我國檔案事業開辟了嶄的發展格局。

　　(四)館藏方面

　　21世紀的數字檔案館的館藏可以看作由實物館藏(傳統的紙張、磁介質檔案)和虛擬館藏(存在于本館及互聯網上有權訪問的多媒體檔案信息數據庫)兩部分組成。實物館藏經過數字化后，被全文存貯在本館，轉化成為能進行全文檢索的虛擬館藏。數字檔案館的館藏不僅包括固有的紙質、錄音、錄像、照片等非數字化文獻，還將這些數字化的信息存貯在本地的海量多媒體數據庫中，而且對網絡中有權訪問的信息進行標記和索引，豐富了自己的館藏，以便于利用者的網上檢索。

　　二、數字檔案館與傳統檔案館的聯系

　　(一)數字檔案館是傳統檔案館為解決新的問題而發展起來

　　傳統檔案館在自身發展過程中，面對新生事物、新興科技的挑戰，出現了許多難以解決的問題。主要有幾個方面：(1)檔案實體的增多及新型載體檔案的增加，如電子文件的管理、檢索、利用;(2)非紙質載體檔案(如錄像、錄音等檔案)的管理、檢索、利用;(3)人們對信息的傳播、接收方式的改變及需求的增加等等。傳統檔案館不能再用以前的方法、技術來完全解決這些問題，它不得不依賴于先進的管理思想、科學技術來發展自己，從最初的館藏資源數字化利用服務，到網絡化查詢檢索，到最終實現數字檔案館。

　　(二)二者始終是信息傳遞的中間角色

　　可以說，無論是信息技術多么迅速的發展，還是網路結構如此復雜化，檔案館從始至終都在擔任著信息傳遞者的角色，主要是圍繞著信息、檔案館、用戶這三者之間進行循環開展的。其中，檔案館并不是信息的生產地，其主要的功能是對信息進行保管。而傳統的檔案館能夠很好的保護檔案信息，并提供給用戶們使用。數字檔案館亦是如此，它采集了海量的檔案信息資源，以此來為用戶提供更優 質的服務，所有的工作流程基本與傳統檔案館保持一致，都需要進行檔案信息的采集、歸納、整理、保管和利用。但是，數字檔案館最 大 的優點是可以對這種傳遞結構進行更深入的優化與完善，確保檔案效益得到充分的發揮。

　　(三)數字檔案館不會脫離傳統檔案館的實體而單獨存在

　　存在于虛擬的網絡空間，脫離具體的檔案館實體的數字檔案館是理想化的。傳統檔案館的館藏經驗做法都為數字檔案館所應用，不會在數字檔案館時代被徹底拋棄。以前的紙質檔案隨著年代的逝去而愈發珍貴，它是數字檔案館的鎮館之寶，即使以數字化方式存在，它的實體也會得到妥善保管。

　　三、結束語

　　無論是傳統檔案館，還是數字檔案館，都有著自己的優點和缺點。這兩者之間是相互影響、相互制約的聯系。因此，我們要正確看待數字檔案館和傳統檔案館，從而促使它們和諧統一的發展，繼續為我國檔案事業的長遠發展做出巨大的貢獻。