檔案征集工作規范
本文件確立了檔案征集的基本原則、范圍和標準，規定了檔案征集工作組織、程序的要求。本文件適用于各級國家檔案館，其他檔案機構參照使用。檔案館按照有關規定收集散存檔案（3.2）、散失檔案（3.3）和其他有關文獻的活動。
[來源：DA/T 1-2000，3.1.4，有修改]未保存在法定保管機構的檔案。
3.3 散失檔案 removed archives從原形成國家（地區）散失到國（境）外的檔案。
利用復印、拓印、翻錄、翻拍、縮微攝影、拷貝、復寫、印刷、仿真、數字化等技術和方法制作內容與原件相同的復制品的行為。
[來源：DA/T 1-2000，8.23，有修改]對檔案的真偽、價值、價格等進行判定評估的過程。
3.8 委托征集 entrusted acquisition檔案館以合同方式將具體征集業務委托給其他具有相應能力和條件的機構的行為。依法依規開展散存檔案、散失檔案征集工作，保障檔案安全、維護各方合法權益，是做好檔案征集工作的前提。檔案征集工作涉及的法律法規包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國著作權法》。優先征集檔案原件；對不具備征集檔案原件條件的，可征集檔案的復制件。鼓勵檔案所有者向檔案館捐獻檔案；對具有較高保存價值的檔案，經協商檔案所有者愿意出售的，可依法依規進行購買。既開展一般性常規征集工作，又針對館藏缺失和工作需要，開展重點征集工作。凡與本行政區相關的各個歷史時期政權機構、社會組織、著名人物形成的檔案，具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價值的檔案均可列入征集范圍，包括但不限于：——記錄中國共產黨發展歷程中的組織和重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄中華人民共和國成立以來的重大活動、重要事件、重要成就、著名人物等具有重要價值的檔案；
——記錄中華人民共和國成立以前的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄維護國家主權和領土完整的具有重要價值的檔案；
——記錄民主黨派、社會團體的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄與港澳臺事務相關具有重要價值的檔案；
——記錄華人、華僑、國際友人等具有重要價值的檔案；
——記錄對外交流、交往具有重要價值的檔案；
——記錄當代經濟、政治、文化、社會、生態文明等具有重要價值的檔案；
——記錄地方歷史、特色文化、民族藝術、地方民俗的檔案；
——具有自然、人文、社會科學研究價值的檔案；
6.1 征集的檔案，應至少具有憑證價值、參考價值、研究價值、文化傳承價值中的一方面價值。 6.2 征集的檔案，應考慮其稀缺性、代表性以及與館藏檔案的相關性。6.3 征集的檔案，應來源合法、真實可靠、權屬明確。成立檔案征集部門或指定內設部門（以下簡稱征集部門）承擔檔案征集的職責，開展日常檔案征集工作。應從檔案、圖書、歷史、文博工作及其他相關領域聘請有鑒定評估工作經驗的專家組建征集檔案鑒定專家庫，根據征集檔案特點選取相關專家組成檔案鑒定專家組，開展具體鑒定評估工作。著眼于檔案館自身定位、館藏實際和檔案事業發展趨勢，編制征集工作總體規劃或中長期規劃；制定年度征集計劃或工作方案，規范有序開展征集工作。征集工作中所需的鑒定、購買、差旅、會議、獎勵等費用納入檔案館年度預算安排。開展專題征集的，可視情況向社會發布征集公告，廣泛尋找征集線索。調查征集檔案的類型、數量、完整程度和保管情況，對征集檔案的來源、權屬以及是否符合征集范圍等情況作出結論。組織不少于3名相應專業領域的專家，對征集檔案的真偽、價值及估價進行鑒定評估，出具明確、一致的專家鑒定意見書（見附錄A）征集部門根據專家鑒定意見書編制接受捐獻方案，提交館務會（或館長辦公會，下同）批準。方案應包含：接受捐獻檔案的類型、數量、完整程度和保管情況、著作權（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權的情形）、捐獻者身份、意愿及特殊約定等。組成不少于3人的工作小組，與捐獻者就接受捐獻檔案的利用、公布等事項進行談判與協商，包括但不限于是否存在不宜向社會公開的內容或明確限制他人使用的內容等，達成一致后確定征集意向。征集部門對接受捐獻事項形成決策意見建議，提交主要負責人或館務會批準。與接受捐獻者簽訂檔案接受捐獻協議，核對檔案數量，明確征集檔案的所有權和處置權，明確捐獻者的其他特殊約定；填寫《接受捐獻檔案登記表》（見附錄B），清點登記入庫。國家檔案館應當根據捐獻者意愿舉行捐獻儀式，頒發捐獻證書；或以適當方式表揚或獎勵。征集部門按照專家鑒定意見書的估價，參考本館征集同類檔案價格和其他檔案館、博物館征集購買的價格，提出征集檔案估價建議，并以此為基礎編制征集工作方案提交館務會批準。方案應包含：購買檔案的類型、數量、完整程度和保管情況、著作權（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權的情形）估價、出售者身份、特殊約定、經費預算等。組成不少于3人的工作小組與檔案所有者洽商，洽商以征集檔案估價為上限，達成一致后確定征集意向。檔案所有者委托拍賣的，檔案館參與競拍的價格以征集檔案估價為上限。召開館務會，對談判與協商結果進行集體研究審議，形成征集決策意見。征集部門起草購買合同文本，核對檔案數量，明確征集檔案的所有權和處置權，明確價款、稅費、交付期限及方式等，并進行法律審查；簽訂購買合同；按合同支付費用，填寫《購買檔案登記表》（見附錄C），清點驗收，登記入庫。通過拍賣方式取得的，依據拍賣的相關規定執行。通過委托方式代為征集的，應遵守政府采購相關規定，選擇具有相應業務能力和相關工作經驗的被委托方征集，與其簽訂委托征集協議，在征集檔案范圍、類別、鑒定、審批、協議或合同簽訂、資金支付、移交等方面明確責任與義務。具體按照8.1~8.4規定的程序執行，征集部門應對被委托方的征集工作進行監督。征集進館的散存檔案、散失檔案驗收入庫后，應盡快完成整理編目等工作。
征集部門應將專家鑒定意見書、捐獻協議、購買合同、委托征集協議、檔案登記表、征集成果照片、征集檔案目錄、捐獻或出售檔案者的情況資料、館務會會議紀要以及在征集過程中產生的其他資料及時歸檔。征集檔案的開放與利用，在遵守國家有關檔案開放與利用相關規定的基礎上，捐獻協議或購買合同中有特殊約定的，應按照特殊約定辦理。
