12月1日起實施！《商業銀行業務檔案管理規范》（DA/T 98-2023）

2023-07-28 13:40:04 國家檔案局 2729

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商業銀行業務檔案管理規范

DA/T 98-2023

1 范圍

本文件確立了商業銀行的業務檔案工作總體原則和管理職責，規定了商業銀行業務文件的收集、整理與歸檔，商業銀行業務檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求與方法，以及業務電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。

本文件適用于商業銀行業務檔案的管理與利用，政策性銀行、城市信用合作社、農村信用合作社等參照執行。

2 規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 11821 照片檔案管理規范

GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

DA/T 13 檔號編制規則

DA/T 25 檔案修裱技術規范

DA/T 31 紙質檔案數字化規范

DA/T 42 企業檔案工作規范

DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范

DA/T 68 檔案服務外包工作規范

DA/T 69 紙質歸檔文件裝訂規范

DA/T 70 文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T 78 錄音錄像檔案管理規范

JGJ 25 檔案館建筑設計規范

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1 商業銀行 commercial bank

依照《中華人民共和國商業銀行法》和《中華人民共和國公司法》設立的吸收公眾存款、發放貸款、辦理結算等業務的企業法人。

3.2 業務文件 business document

各項業務活動中直接形成的各種形式和載體的記錄。

3.3 業務檔案 business archive

辦理完畢且具有保存價值并歸檔保存的業務文件（3.2）。

注：商業銀行的業務檔案包括但不限于對公信貸業務檔案、個人信貸業務檔案、金融市場業務檔案、信用卡業務檔案、國際結算業務檔案、資產管理業務檔案、資產托管業務檔案、投資銀行業務檔案、同業業務檔案、養老金業務檔案、業務會計檔案等。

4 總體原則和要求

4.1 業務檔案工作是商業銀行檔案工作的重要組成部分，商業銀行應建立健全統一的業務文件材料歸檔和業務檔案管理制度，采取相應措施確保業務檔案的完整、準確、系統與安全。

4.2 業務文件歸檔是業務工作流程的一個環節，應納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度，確保業務文件材料應歸盡歸。

4.3 商業銀行應保護國家秘密和客戶敏感個人信息。涉密、涉及敏感個人信息的業務檔案，其管理要求見《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等。

4.4 業務電子文件歸檔和電子檔案管理應納入本單位信息化建設規劃，實施前端控制和全生命周期管理，確保業務電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

4.5 商業銀行檔案人員應具備檔案專業知識和技能，熟悉銀行業務，指導監督業務檔案工作，并定期接受業務培訓。發生崗位變動時，應及時辦理檔案工作交接手續。

4.6 采取外包方式對業務檔案進行管理的，應按照DA/T 68相關規定的要求執行。

4.7 業務檔案工作所需的基礎設施設備、日常管理、信息化建設等相關經費，應列入本單位年度財務預算。

5 管理職責

5.1 商業銀行檔案部門職責

5.1.1 負責對本單位業務檔案工作進行統籌規劃。

5.1.2 負責制定符合本單位實際的業務檔案管理規章制度。

5.1.3 負責監督、指導業務部門做好業務文件材料的收集、整理和歸檔工作，監督、指導所屬單位開展業務檔案管理工作。

5.1.4 負責本單位業務檔案的接收、保管、利用、鑒定和處置等工作。

5.1.5 參與本單位業務信息系統的規劃、設計、開發、實施等工作，提出業務電子文件歸檔和電子檔案管理要求；負責電子檔案管理系統建設，推進業務電子文件歸檔工作，指導業務部門及時歸檔業務電子文件，確保歸檔電子文件符合電子檔案管理要求。

5.2 商業銀行保密部門職責

負責指導、監督、檢查本單位業務文件和檔案保密管理具體工作。

5.3 商業銀行業務部門職責

5.3.1 負責協助檔案部門制定本部門歸口管理的業務檔案管理規章制度。

5.3.2 負責業務文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對歸檔文件的齊全、完整、準確和質量負責。

5.4 商業銀行信息技術部門職責

5.4.1 負責在業務信息系統規劃、設計、開發、實施、運維等過程中落實業務電子文件歸檔功能要求，依據制度標準配置業務信息系統電子文件歸檔功能。

5.4.2 參與電子檔案管理系統建設，負責檔案系統的研究開發、運行維護、備份管理和數據安全管理等工，為業務檔案管理提供技術支持。

6 業務文件的收集

6.1 商業銀行在對公信貸、個人信貸、金融市場、信用卡、國際結算、資產管理、資產托管、投資銀行、同業業務、養老金、業務會計等各項業務活動中形成的具有保存價值的業務文件材料均應納入歸檔范圍，其各類業務文件歸檔范圍具體見附錄A。各銀行可參考但不限于附錄A，并根據自身管理要求，按業務職能劃分并確定本單位業務文件歸檔范圍。因業務發生變動等原因需變更歸檔范圍、保管期限等事宜，應由相關業務部門提出變更申請，檔案部門及時進行確定。

6.2 業務文件歸檔時應劃分保管期限。保管期限分為永久和定期，定期包括30年、20年、15年、10年、5年等，其各類業務檔案保管期限具體見附錄A。商業銀行信貸業務檔案保管期限從貸款結清或業務執行完畢的次年1月1日開始計算；其他業務檔案保管期限從業務執行完畢的次年1月1日或會計年度終了后的第一天開始計算。附錄A中給出的保管期限為最低期限，各商業銀行在具體劃分時不宜低于該期限。國家法律法規有明確的更高要求的，以其規定為準。

6.3 業務部門業務人員應在業務辦結后，及時將應歸檔的業務文件移交本部門專（兼）職檔案人員管理。

6.4 商業銀行業務文件制成材料、圖文字跡應有利于歸檔保存。

6.5 歸入商業銀行業務檔案的文件材料原則上宜是原件。因業務政策要求或業務實際情況需要保存復制件的，由業務主管部門確保其真實性。因特殊情況無法取得原件而保存復制件的，應在復制件首頁注明原件保存單位或原件檔號等信息，由復制人簽署姓名和復制日期，并對復制件與原件的一致性負責。歸檔文件如同時歸屬管理類和業務類收集文件材料歸檔范圍，一般管理類檔案存原件，業務類檔案存復制件。

7 業務文件的整理與歸檔

7.1 整理原則

7.1.1 業務文件收集完成后應及時整理，保持業務文件之間的有機聯系，并區分不同價值，便于保管和利用。

7.1.2 整理紙質業務文件所使用的裝訂材料、修裱材料等應符合DA/T 69、DA/T 25的檔案保管保護要求。

7.1.3 業務文件中照片檔案、錄音錄像檔案的整理應參照GB/T 11821、DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894；紙質檔案數字化應符合DA/T 31的規定。

7.1.4 業務電子文件的整理與歸檔應符合第7章和第11章相關要求。

7.2 分類

7.2.1 商業銀行可根據本單位實際情況，結合業務檔案形成特點，制定各類業務檔案分類方案。各類業務檔案分類方案一經確定，應保持穩定。各單位業務檔案的具體名稱如有與附錄A所列檔案名稱不相符的，應參照類似檔案管理。

7.2.2 商業銀行歸檔業務文件分類方法主要有以下幾種：

a）對公信貸業務歸檔文件一般采用“業務類型-年度-保管期限”“年度-保管期限-機構/部門-客戶-業務類型”“年度-機構/部門-業務類型”等復式分類方法；

b）個人信貸業務歸檔文件一般采用“業務類型-年度-保管期限”“機構/部門-年度-業務類型”等復式分類方法；

c）金融市場業務歸檔文件一般采用“年度-業務類型”等復式分類方法；

d）信用卡業務歸檔文件一般采用“年度-機構/部門-業務類型-保管期限”“業務類型-年度”等復式分類方法；

e）國際結算業務歸檔文件一般采用“年度-產品/業務品種-保管期限”等復式分類方法；

f）資產管理業務歸檔文件一般采用“年度-業務類型”等復式分類方法；

g）資產托管業務歸檔文件一般采用“年度-業務類型”“業務類型-年度-保管期限”等復式分類方法；

h）投資銀行業務歸檔文件一般采用“機構/部門-保管期限-年度”“機構/部門-保管期限-產品/業務品種-年度”等復式分類方法；

i）同業業務歸檔文件一般采用“產品-年度”“業務類型-年度”等復式分類方法；

j）養老金業務歸檔文件一般采用“年度-產品/業務品種-保管期限”“年度-機構/部門-保管期限” 等復式分類方法；

k）業務會計歸檔文件一般采用“機構/部門-業務類型-年度-保管期限”“業務類型-年度-機構/部門-保管期限”等復式分類方法。

7.3 組卷

7.3.1 對公信貸業務文件的借款人、擔保人文件材料一般以“借款人或擔保人，即客戶”為單位進行組卷；授信審批類文件材料一般以“單筆業務”為單位進行組卷；要件類以“額度啟用業務”或“單筆業務”為單位進行組卷；貸后管理類文件材料一般以“項目”“單筆業務”或“借款人”為單位進行組卷；保全類文件材料一般以“借款人-處置方式”“借款人”或“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.2 個人信貸業務文件中，管理類（合作機構資料）文件材料一般以“企業”或“項目”為單位進行組卷；管理類（呆賬核銷）文件材料一般以“單筆業務”或“不良貸款客戶”為單位進行組卷；經營類文件材料一般以“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.3 金融市場業務文件中，管理類文件材料一般以“合同”或“業務系統”或“年度”為單位進行組卷，即每份合同協議及其附件資料根據內容多少組成一卷或多卷；每個業務系統每年進行參數維護形成的申請表根據數量多少可組成一卷或多卷；每個年度形成授權書及轉授權書根據數量多少可組成一卷或多卷。經營類項下文件一般以“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.4 信用卡業務文件中，客戶資料類文件材料一般以“單筆開卡申請”為單位進行組卷；合作商戶資料類一般以“單個合作項目”為單位進行組卷；呆賬核銷類一般以“核銷項目”為單位進行組卷；資產轉讓類一般以“轉讓項目”為單位進行組卷；其他類文件一般以“業務類型”為單位進行組卷。

7.3.5 國際結算業務文件一般以“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.6 資產管理業務文件一般以“日期”或“項目”為單位進行組卷，即同一日期的文件依照數量多少組成一卷或多卷；同一項目形成的文件依照數量多少組成一卷或多卷。

7.3.7 資產托管業務文件一般以“產品/業務品種”或“年度”為單位進行組卷，或按“年度-產品”組卷，即每一年度下每一個“產品”形成的文件組成一卷或多卷。

7.3.8 投資銀行業務文件一般以“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.9 同業業務文件一般以“單筆業務”或“合同”或“業務系統”或“年度”為單位進行組卷。

7.3.10 養老金業務文件一般以“單筆業務”為單位進行組卷。

7.3.11 業務會計文件中，會計憑證一般按“機構-日期”為單位進行組卷，同一機構同一日期的業務會計文件按業務形成時間組成一卷或多卷。會計賬簿、會計報告、其他會計文件一般根據文件數量，選擇以“年/季/月”為單位進行組卷。

7.4 排列

7.4.1 卷內文件排序宜按業務文件形成的時間順序或按照歸檔范圍和保管期限表內確定的文件類別順序等方式排列。

7.4.2 成冊、成套性的業務文件宜保持其原有形態，可集中排列。

7.5 編號

7.5.1 檔號編制應遵循唯一性、一致性、穩定性、擴充性、簡單性、適用性原則。

7.5.2 檔號的結構為：“全宗號-類別號-案卷號［-件號（卷內序號）］”。檔號結構中，全宗號為立檔單位代碼，由檔案館（室）給定每個全宗的代碼或各單位自行定義本機構及所屬單位全宗號；類別號的構成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、項目號、機構/部門代碼、業務類型號、客戶號、年度、保管期限代碼等，其結構應符合DA/T 13的規定，并根據本單位相應業務門類檔案分類方案等實際需要確定；案卷號，采用阿拉伯數字標識，其為流水順序號，各單位應按照實際數量確定案卷號的位數；件號（卷內序號），采用阿拉伯數字標識，其為流水順序號，各單位應按照實際數量確定件號的位數。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”（短橫線）相隔。類別號的構成元素均屬類別號，為同級代碼，同一級代碼之間用間隔號“ ? ”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置，上下居中。

檔號編制示例：

示例：01-GD ? C ? 2011 ? D5-001-125

說明：該檔號表示某商業銀行總部2011年形成的、保管期限為5年的，第1卷第125件經營類個人信貸業務檔案。個人信貸業務文件按照“全宗號-類別號（檔案門類代碼?業務類型號?年度?保管期限代碼）-案卷號-件號”規則編制檔號，“01”為全宗號；“檔案門類代碼?業務類型號?年度?保管期限代碼”即“GD?C?2011?D5”為個人信貸業務類別號；“001”為案卷號；“125”為件號。其中，檔案門類代碼：歸檔業務文件檔案門類代碼，由各單位自行定義。采用2位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼。可將歸檔業務文件檔案門類代碼標識為：業務“YW”或個人信貸業務檔案“GD”。此處由“個貸”漢語拼音首字母“GD”表示，設為“GD”。業務類型號：由各單位自行定義。根據附錄A表A.2，個人信貸業務文件按業務類型劃分，可分為管理類（合作機構資料），用A表示；管理類（呆賬核銷），用B表示；經營類，用C表示。年度：此處為貸款本息結清或個貸業務執行完畢年度，即檔案形成年度，用4位阿拉伯數字表示。保管期限代碼：保管期限永久、30年、20年、15年、10年、5年，分別以代碼“Y”“D30”“D20”“D15”“D10”“D5” 標識。

7.5.3 檔號元素的選用要求如下：

a）全宗號、一級類別號（檔案門類代碼）、案卷號為必選項，不應省略；

b）二級及三級類別號、項目號、機構/部門代碼、業務類型號、客戶號、年度、保管期限代碼、件號為可選項，可根據實際需要選擇使用。

7.6 編目

7.6.1 案卷應編制案卷目錄、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表等內容。

7.6.2 案卷目錄編制要求如下：

a）案卷目錄樣式見附錄B；

b）序號，應填寫案卷的流水順序號；

c）檔號，按照7.5.2編制；

d）案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內業務文件的內容；

e）總頁數，應填寫案卷內全部文件的頁數之和；

f）保管期限，應填寫組卷時劃定的保管期限；

g）備注，可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

7.6.3 卷內目錄編制要求如下：

a）卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前，樣式見附錄C；

b）序號，應依次標注卷內文件排列順序；

c）文件編號，應填寫業務文件文號或業務編號或型號、或圖號或代字、代號等；

d）責任者，應填寫業務文件的形成部門或形成者；

e）文件題名，應填寫業務文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名；

f）日期，應填寫文件形成的日期；

g）頁數，應填寫每件文件總頁數；

h）備注，可根據實際填寫需注明的情況；

i）檔號，按照7.5.2編制。

7.6.4 卷內文件以件或卷為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁，已有頁號且與待編頁號相同的文件可不再重新編寫頁號，卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

7.6.5 案卷封面及脊背樣式和要求參見附錄D。卷內備考表應排列在卷內文件材料之后，其樣式及要求參見附錄E。

7.7 修整

紙質文件載體已破損的，應予以修裱；字跡模糊或易退變的，應予以復制。同時，應按照保管期限要求，去除易銹蝕、易氧化的金屬裝訂用品。對于幅面過大的業務文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

7.8 裝訂

7.8.1 歸檔文件的裝訂應符合DA/T69相關規定要求。

7.8.2 如一卷內的歸檔文件較多，可分成多冊裝訂，多冊文件為同一卷。

7.8.3 卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。以件為單位裝訂時，在每件文件首頁空白處加蓋歸檔章，樣式見附錄F。歸檔章中的檔號填寫方法同7.5.2，序號填寫方法為依次標注卷內文件排列順序。

7.9 歸檔

7.9.1 在貸款結清或業務執行完畢或在貸款發放后，業務部門檔案人員應定期將經系統化整理、履行審查手續并經部門負責人審核后的歸檔業務文件向本單位檔案部門移交并辦理交接手續。辦理周期長的項目或業務，可分階段歸檔。

具體歸檔時間可根據業務工作特點確定，除國家另有規定外，最遲不應超過次年12月31日。

7.9.2 任何單位及個人不得拒絕歸檔，或將應歸檔業務文件據為己有。

8 業務檔案的保管

8.1 商業銀行應依據本單位業務檔案的載體形式選擇合適的檔案存放設備。檔案庫房防護功能及溫、濕度應符合JGJ 25和GB/T 18894中關于各類載體形式的檔案保管要求。

8.2 業務檔案出入庫應事先做好清點、復核、封裝等工作，并辦理相關手續，嚴格遵守登記和審批制度。檔案出入庫登記簿應歸檔保管備查。

9 業務檔案的利用

9.1 商業銀行應制定本單位業務檔案利用制度，依規辦理借閱手續，嚴格遵守登記和審批制度，對利用效果突出的宜進行利用效果登記。利用效果登記相關要求應符合DA/T 42的規定。

9.2 查閱檔案時，應優先提供電子檔案；在業務檔案查閱使用過程中，如發現電子檔案存在無法讀取、影像不清晰或者不完整等問題，應及時通知檔案部門查明原因、備案登記，并聯系信息技術部門進行相應處理，檔案部門應調取備份或相應的紙質檔案提供利用。

10 業務檔案的鑒定與處置

10.1 商業銀行應成立由檔案部門牽頭，由本單位分管領導、業務部門、檔案部門組成的檔案鑒定小組，定期對本單位已達到保管期限的業務檔案進行鑒定，并出具鑒定報告，提出鑒定意見。

10.2 對已達到保管期限，確無保存價值的業務檔案，應登記造冊，經本單位檔案工作領導小組或分管負責人審查批準后予以銷毀。

10.3 對已達到保管期限但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案不得銷毀。

10.4 對已達到保管期限，經鑒定需要繼續保存的業務檔案應重新劃定保管期限，經本單位檔案鑒定小組或分管負責人審查批準后續存。

10.5 商業銀行銷毀業務檔案時，單位檔案部門負責組織業務檔案銷毀工作，并與單位業務部門共同派員監銷。銷毀人員及監銷人員應在銷毀清冊上簽字，嚴格防止業務檔案遺失和泄密。銷毀清冊和鑒定報告應歸檔并永久保存備查。電子業務檔案的銷毀還應符合國家有關電子管理檔案的規定。

10.6 商業銀行發生資產與產權變動的，應明確分管負責人和相關部門職責，將業務檔案處置工作納入資產與產權變動工作業務流程，做到與資產和產權變動工作同步推進，業務檔案處置工作未完成，資產與產權變動工作不得結束，資產與產權變動協調機構不得解散；應主動、及時向相應的檔案業務監督指導單位匯報有關情況，有序開展業務檔案處置工作，具體要求按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》執行。

11 業務電子文件歸檔與電子檔案管理

11.1 商業銀行應按照GB/T 18894和DA/T 70的要求，做好業務電子文件歸檔和業務電子檔案的管理工作。

11.2 來源可靠、程序規范、要素合規的業務電子檔案可僅以電子形式保存。業務檔案同時存在紙質和電子兩種載體時，應在內容、相關說明及描述上保持紙質檔案與電子檔案之間的有機聯系。

11.3 商業銀行應明確業務電子文件及其元數據的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

11.4 商業銀行應為業務電子檔案及其元數據的安全存儲，配置與業務電子檔案管理系統相適應的在線存儲設備。

11.5 業務系統應具備電子文件歸檔功能或接口，能支持按要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數據。其功能包括但不限于：內置相應業務電子檔案分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具；支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據；能按內置規則自動命名、存儲業務電子文件及其組件，保持業務電子文件內在的有機聯系，建立業務電子文件與業務元數據之間的關聯關系；能按標準生成業務電子文件及其元數據歸檔數據包，或向歸檔接口推送業務電子文件及其元數據；能對已收集、積累的業務電子文件的所有操作進行跟蹤、審計等，其具體要求按照GB/T 18894等相關規定執行。

11.6 業務電子檔案管理系統，應滿足檔案接收、管理、存儲、利用、鑒定處置等全流程業務功能，其功能包括但不限于：業務電子檔案管理配置功能，如業務檔案分類方案管理、檔號規則管理、保管期限表管理、元數據方案管理、門類定義等；業務電子檔案管理功能，如業務電子檔案及其元數據的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等；安全管理功能，如身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固化信息等；系統管理功能，如系統參數管理、系統用戶和資源管理、系統功能配置、操作權限分配、事件報告等；業務紙質檔案管理功能，如對業務電子檔案和業務紙質檔案的同步編目、排序、編制檔號等；業務紙質檔案數字化以及業務紙質檔案數字副本管理功能等，其具體要求按照 GB/T 18894等相關規定執行。

11.7 需通過業務系統開展電子檔案管理活動時，業務系統應同時具備電子文件歸檔和電子檔案管理功能。

11.8 商業銀行應統籌制定電子檔案備份方案和策略，對業務電子檔案、電子檔案管理系統及其配置數據、日志數據等進行備份管理。

11.9 商業銀行應定期對業務電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，形成檢測報告。

11.10 設備環境更新時，業務電子檔案形成部門（業務部門）應及時通知檔案部門，確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，形成部門（業務部門）或信息技術部門應將其及時遷移、轉換，并將遷移、轉換后的電子檔案向檔案部門移交。

11.11 應銷毀業務電子檔案應從在線存儲設備、異地容災備份系統中徹底刪除，電子檔案管理系統應在管理過程元數據、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀業務電子檔案的元數據移入銷毀數據庫。

11.12 應銷毀業務電子檔案的離線存儲介質，應對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質的轉換。

12月1日起實施！《商業銀行業務檔案管理規范》（DA/T 98-2023）

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