貫徹《實施條例》推進企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

作為《中華人民共和國檔案法》配套的重要行政法規(guī)，《中華人民共和國檔案法實施條例》的頒布對于全面推進檔案事業(yè)現(xiàn)代化和高質(zhì)量發(fā)展意義重大。企業(yè)檔案工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，《實施條例》進一步細化、補充和完善檔案法相關(guān)規(guī)定，強化企業(yè)檔案形成主體責(zé)任，對促進我國企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住《實施條例》頒布的有利契機，圍繞戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，不斷推進檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

　　一、著力健全企業(yè)檔案工作體制機制

　　體制機制是有效開展檔案工作的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案治理體系建設(shè)的核心內(nèi)容。《實施條例》對企業(yè)檔案工作機構(gòu)設(shè)置、管理職責(zé)和工作責(zé)任制等方面作出明確規(guī)定，是促進企業(yè)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要保障。

　　要強化黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。堅持和加強黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是檔案事業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的根本保證。檔案法旗幟鮮明地把堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫入法律。《實施條例》第三條規(guī)定，檔案工作應(yīng)當(dāng)堅持和加強黨的領(lǐng)導(dǎo)，全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署，健全黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的體制機制，把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫徹到檔案工作各方面和各環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入企業(yè)整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。一些企業(yè)健全黨領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的制度機制，明確由黨委(黨組)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，黨委(黨組)辦公室歸口管理檔案工作，有力保障了企業(yè)檔案工作的有效開展。

　　要健全檔案工作機構(gòu)。健全的檔案工作機構(gòu)是開展檔案工作的重要組織保障。《實施條例》第十四條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，建立健全本單位檔案工作制度規(guī)范，指導(dǎo)本單位相關(guān)材料的形成、積累、整理和歸檔，統(tǒng)一管理本單位的檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)所屬單位的檔案工作。在執(zhí)行中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案部門(機構(gòu))或者確定負責(zé)檔案工作的部門(機構(gòu))，配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的專職檔案工作人員，滿足檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)的需要。中央企業(yè)、地方國有大型企業(yè)應(yīng)當(dāng)在總部設(shè)立負責(zé)檔案工作的職能部門。具備條件的企業(yè)可以根據(jù)需要按照規(guī)定設(shè)立檔案館。企業(yè)檔案部門的職責(zé)應(yīng)當(dāng)符合《企業(yè)檔案管理規(guī)定》要求。在企業(yè)改革中，一些企業(yè)出現(xiàn)檔案管理部門層級下沉、人員大幅減少、管理力度削弱等現(xiàn)象，造成檔案保管利用和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能難以有效履行，不利于檔案工作的依法開展，應(yīng)當(dāng)引起高度重視。

　　要落實檔案工作責(zé)任制。檔案工作是企業(yè)全員參與的一項綜合性管理工作，建立檔案工作責(zé)任制是保障檔案工作開展的重要前提。《實施條例》第十八條明確規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，確定檔案工作組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工，落實檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任，健全單位主要負責(zé)人承擔(dān)檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)相關(guān)制度，明確檔案管理、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化等工作要求。這一規(guī)定明晰了檔案工作責(zé)任制的主體、內(nèi)容和工作要求，特別是規(guī)定單位主要負責(zé)人承擔(dān)檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)，進一步壓實主體責(zé)任，為檔案工作的有效開展提供了重要保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實好這一條款，特別是明確企業(yè)管理層、檔案管理部門、各職能部門(項目)的管理責(zé)任，健全檔案管理部門與各職能部門協(xié)同管理機制，落實“三納入”“四參加”“四同步”(“三納入”指企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入企業(yè)整體規(guī)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、納入崗位責(zé)任制。“四參加”指企業(yè)檔案部門或檔案工作人員應(yīng)當(dāng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，對文件材料的形成、收集、整理與歸檔進行指導(dǎo)。“四同步”又稱“四同時”，指企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)當(dāng)同時提出項目文件材料的歸檔要求，檢查項目計劃進度應(yīng)當(dāng)同時檢查項目文件材料積累情況，驗收、鑒定項目成果應(yīng)當(dāng)同時驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況，項目總結(jié)應(yīng)當(dāng)同時做好文件材料歸檔交接。)等要求，提升企業(yè)檔案治理現(xiàn)代化水平。

　　二、著力加強企業(yè)檔案資源體系建設(shè)

　　加強企業(yè)檔案資源體系建設(shè)是企業(yè)檔案工作的第一要務(wù)，是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。企業(yè)檔案作為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的原始記錄，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，事關(guān)黨和國家核心利益，事關(guān)企業(yè)生存發(fā)展，事關(guān)職工切身利益和社會穩(wěn)定。《實施條例》強化了企業(yè)檔案統(tǒng)一管理、歸檔范圍和檔案保管期限審核的制度設(shè)計，是加強企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的關(guān)鍵舉措。

　　加強企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本原則。《實施條例》第十九條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料由企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)收集齊全、規(guī)范整理，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。這一條款明確了企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)的歸檔責(zé)任，體現(xiàn)了集中統(tǒng)一的管理要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定開展重大建設(shè)、科研、產(chǎn)品(業(yè)務(wù))等項目檔案驗收，加大重特大事件、重大活動檔案的管理力度。對于集團型企業(yè)來說，應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，對檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

　　明確歸檔范圍和檔案保管期限。歸檔范圍是否完備直接決定了檔案的完整程度，保管期限是否準(zhǔn)確直接決定了檔案的保存時間。《實施條例》第十九條規(guī)定，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確本單位的歸檔范圍和檔案保管期限，經(jīng)同級檔案主管部門審核同意后施行。單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)或者工作職能發(fā)生重大變化時，應(yīng)當(dāng)及時調(diào)整歸檔范圍和檔案保管期限，經(jīng)重新審核同意后施行。國有企業(yè)要負責(zé)所屬單位歸檔范圍和檔案保管期限的審核。實施過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及其他相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確定歸檔范圍和保管期限，制定統(tǒng)一的分類方案，做好各類檔案的整理工作，確保企業(yè)檔案歸集完整、分類準(zhǔn)確。

　　規(guī)范檔案鑒定處置工作。檔案鑒定處置是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著檔案的存毀，應(yīng)當(dāng)謹慎對待。《實施條例》第二十四條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對本單位保管的保管期限屆滿的檔案進行鑒定，形成鑒定工作報告。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并作出標(biāo)注。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，要嚴格按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》程序辦理。企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的，要按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》開展檔案處置工作。

　　三、著力筑牢企業(yè)檔案安全防線

　　檔案安全是檔案工作的底線紅線。《實施條例》貫徹總體國家安全觀，堅持高質(zhì)量發(fā)展和高水平安全良性互動，進一步強化檔案安全條款的整體性設(shè)計，為企業(yè)檔案安全管理指明了方向。

　　要夯實檔案館庫安全。館庫安全是實體安全的前提和保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實《實施條例》第二十二條要求，建立健全科學(xué)的管理制度和查閱利用規(guī)范，制定有針對性的安全風(fēng)險管控措施和應(yīng)急預(yù)案。配置適宜安全保存檔案、符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備。根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施加以保護和管理。根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的設(shè)施設(shè)備。

　　要夯實數(shù)字檔案安全。隨著增量電子化和存量數(shù)字化策略的加速推進，數(shù)字檔案日益成為主要管理對象，其安全問題也日益突出。企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實《實施條例》第四十條、第四十一條、第四十二條要求，對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等方面的檢測，并采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案在長期保存過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。對重要電子檔案進行異地備份保管，應(yīng)當(dāng)采用磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等符合安全管理要求的存儲介質(zhì)，定期檢測載體的完好程度和數(shù)據(jù)的可讀性。穩(wěn)步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，企業(yè)可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量和安全。

　　要確保檔案外包安全。我國檔案服務(wù)外包行業(yè)還處于逐步規(guī)范階段，《實施條例》第二十八條對檔案法第二十四條進一步細化，明確了受委托的檔案服務(wù)企業(yè)條件。企業(yè)在委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)時，應(yīng)當(dāng)按照合法、安全、可控的原則，選擇依法設(shè)立的具備相應(yīng)資質(zhì)和服務(wù)能力的受托方，簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并強化對受托方事前、事中、事后全過程管理，保證服務(wù)質(zhì)量，確保檔案安全。以數(shù)字化外包為例，要從嚴把握外包范圍，按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》等要求對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)和人員、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備等加強安全管理，避免檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字化及后期管理過程中失泄密或者不當(dāng)擴散。

　　要確保檔案出境安全。在國家安全的內(nèi)涵外延、時空領(lǐng)域、內(nèi)外因素發(fā)生新變化的時代背景下，企業(yè)要應(yīng)高度重視檔案出境安全，落實《實施條例》第二十七條要求，確需出境的，應(yīng)當(dāng)報檔案主管部門審查批準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)出境的，應(yīng)當(dāng)符合國家數(shù)據(jù)出境的規(guī)定。對于國際化經(jīng)營企業(yè)，應(yīng)當(dāng)落實《企業(yè)境外檔案管理辦法》關(guān)于檔案保管、運回、數(shù)字化等要求，定期開展檔案安全應(yīng)急演練，不斷提高化解風(fēng)險、防范事故和應(yīng)急處置的能力，確保境外檔案安全。

　　四、著力強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　信息化是驅(qū)動引領(lǐng)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。《實施條例》與檔案法相呼應(yīng)，設(shè)立“檔案信息化建設(shè)”專章，共7個條款，凸顯了檔案信息化建設(shè)的重要意義。專章內(nèi)容涵蓋企業(yè)職責(zé)、規(guī)劃、電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案基本要求、電子檔案管理和移交、電子檔案備份、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案數(shù)字資源共享利用等各方面，進一步完善和細化了信息化建設(shè)的規(guī)定。

　　要將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃。檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進和完善，應(yīng)與企業(yè)信息化同步推進。實踐中，一些單位沒有將檔案信息化納入單位信息化規(guī)劃，導(dǎo)致檔案信息化缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源等方面的保障。一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有考慮歸檔功能，造成電子檔案失管、失控。《實施條例》第三十八條規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實現(xiàn)對電子檔案的全過程管理。這一規(guī)定明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)職責(zé)，充分體現(xiàn)了電子檔案前端控制和全程管理的原則，為做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了有力依據(jù)。

　　要做好電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。電子檔案管理信息系統(tǒng)是對電子檔案和其他數(shù)字檔案資源進行收集、保管、利用的必要系統(tǒng)平臺。電子檔案的真實、完整、可用和安全在很大程度上取決于電子檔案管理信息系統(tǒng)功能的完備性及運行維護的有效性。《實施條例》第三十八條還規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，第四十三條鼓勵有條件的企業(yè)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，提升本單位的檔案信息化水平。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案館(室)已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。企業(yè)應(yīng)按照《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》要求，積極推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館(室)建設(shè)優(yōu)化升級。另外，近年來，國家檔案局組織開展了多批企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點、建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點、企業(yè)集團數(shù)字檔案館(室)建設(shè)試點，企業(yè)可積極借鑒標(biāo)桿單位的典型做法。

　　要大力推進電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案法規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，明確了電子檔案的法律地位和憑證作用。《實施條例》第三十九條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，特別是對電子檔案基本條件進行了進一步明確。來源可靠指的是形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。程序規(guī)范指的是全過程管理符合有關(guān)規(guī)定，并準(zhǔn)確記錄、可追溯。要素合規(guī)指的是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求。

　　《實施條例》第四十條對企業(yè)移交電子檔案進行明確，強化了電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性檢測要求。在實施時，企業(yè)可參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子會計檔案管理規(guī)范》《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范推進相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子文件歸檔和電子檔案管理。

　　此外，《實施條例》第四十二條還提出，國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。第四十四條提出促進全國檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級、跨部門共享利用工作。這些要求體現(xiàn)了檔案信息化的價值導(dǎo)向和發(fā)展方向，同樣適用于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極落實，助推企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展。

　　《實施條例》為推進企業(yè)檔案工作依法治理提供了有力保障，更為企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展注入新的動能。要緊緊抓住貫徹《實施條例》的契機，結(jié)合檔案法及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和其他相關(guān)政策法規(guī)，確保各項制度規(guī)定落到實處，不斷強化“四個體系”建設(shè)，努力開創(chuàng)新時代企業(yè)檔案工作新局面。

　　原載于《中國檔案報》2024年6月24日 總第4153期 第一版