貫徹《實施條例》推動檔案數字資源共享利用
從今年3月1日開始施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》，內容上由原來實施辦法的6章30條擴展至8章52條，是對檔案法的系統闡釋和解讀，更具約束力和執行力。新增的檔案信息化建設專章，總結信息化建設實踐經驗，適應信息技術背景下電子檔案管理需要，對系統建設、合法要件、移交接收、四性檢測、災備策略、長期保存、傳統載體檔案數字化、數據化等數字資源建設作出具體規定，更具指導性、可操作性，為數字資源共享利用提供了法律支撐，對推進新時代檔案事業走向依法治理、走向開放、走向現代化，必將產生重大而深遠的影響，要全面、系統、準確理解數字資源共享利用要求。
一、準確理解《實施條例》對數字資源共享利用的要求
“兩個服務”是數字資源共享利用的根本指南。2021年7月6日，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，要求做到“四個好”“兩個服務”，發揮檔案工作存史資政育人作用。建設好覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是檔案工作的重要任務?！秾嵤l例》在檔案機構及其職責、檔案的利用與公布、檔案信息化建設不同章節，規定了各級國家檔案館在數字資源共享利用中的責任、權利與義務。比如，建立館藏檔案開放審核協同機制，分期分批向社會開放檔案，并同時公布開放檔案的目錄。依法向社會開放檔案，并采取各種形式研究、開發檔案資源，為各方面利用檔案資源提供服務。開展宣傳教育，發揮愛國主義教育和歷史文化教育功能。開展館藏檔案的開發利用和公布，促進檔案文獻出版物、檔案文化創意產品等的提供和傳播。提升檔案信息共享服務水平，促進全國檔案數字資源跨區域、跨層級、跨部門共享利用工作。這些規定，相互聯系、互為基礎，構成檔案利用體系，充分體現了檔案工作“兩個服務”的價值導向和服務宗旨。
檔案數字資源是共享利用的前提基礎，是指以數字形式獲取、存儲、利用、發布的檔案資源，包括傳統載體檔案的數字化副本和辦公自動化系統、業務系統生成并歸檔的電子檔案。檔案數字資源共享利用與傳統載體檔案利用相比，具有資源數字化、利用平臺化、傳輸網絡化、共享便捷化等特點，是檔案利用服務數字化轉型新趨向。數量充足、內容豐富、結構合理、形式多樣的檔案數字資源，是共享利用的前提和基礎。大力推進“增量電子化”，依法接收來源可靠、程序規范、要素合規電子檔案，做到“應收盡收”，繼續開展傳統載體檔案數字化，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發利用，為豐富檔案數字資源提供保障。
檔案信息化是檔案數字資源共享利用的技術支撐。檔案信息化建設是推進檔案事業高質量發展，實現檔案治理體系和治理能力現代化的基礎工程和系統工程?！秾嵤l例》設檔案信息化專章，系統闡述了檔案信息化建設的框架、任務、內容，落腳到檔案數字資源共享利用的目標要求。檔案數字資源共享利用需要各級檔案主管部門、檔案館以及機關、團體、企事業單位和其他組織形成合力，提高數字資源管理意識、共享意識，建立數字資源共享利用機制、完善數據共享標準，加快新一代信息技術應用，構建滿足數字資源共享利用的網絡平臺、管理系統、安全體系，持續推進數字檔案館(室)建設，持續實施“存量數字化、增量電子化”，為數字資源共享利用提供技術支撐。
二、推進數字資源共享利用實踐落地見效
20世紀80年代以來，國家檔案局加強宏觀指導，不斷加強檔案數字資源共享利用工作，制定《檔案著錄規則》《檔案主題詞表》和明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案著錄細則，指導各級檔案館建立目錄數據庫，在全國層面推動明清檔案目錄中心、民國檔案目錄中心和革命歷史檔案目錄中心建設。搭建全國開放檔案共享平臺，鼓勵各級綜合檔案館共享開放檔案數據。出臺《國家檔案館檔案開放辦法》，推進檔案開放進程。全國檔案查詢利用服務平臺2022年正式上線，接入近1200家檔案館，納入全國一體化政務服務體系。部分地區出臺了資源共享管理辦法和數據交換標準，建立了區域性檔案數字資源共享利用平臺，如河南省檔案館《河南省檔案館檔案數字資源共享管理暫行辦法》《文書檔案目錄數據結構與交換格式》，共享了全省開放檔案目錄45萬條等。全國首個跨省域檔案查詢利用平臺——長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺正式上線，實現了滬蘇浙皖三省一市民生檔案查檔平臺的互聯互通，數字資源共享利用時機成熟。但數字資源共享利用長效機制還未形成，共享利用數量不足效率不高、共享數據標準不統一、開放審核相對滯后、平臺查詢被動式服務等問題依然存在，必須以高度的政治自覺和法治自覺，認真貫徹《實施條例》，推進數字資源共享利用工作。
建立健全共享利用機制和標準體系。制定全國或區域性檔案數字資源共享管理辦法，壓實主體責任，明確共享目錄數據、全文數據，推進資源歸集，推動檔案數字資源跨區域、跨層級、跨部門共享利用。以需求為導向，補充完善檔案數據共享利用標準規范，形成一套“管用、實用、好用、通用”的標準規范體系。
夯實共享利用基礎。加強檔案數字資源供給，建立開放審核協同機制，推進人工智能技術輔助開放審核，推進檔案開放鑒定進程，依法向社會開放檔案數字資源，滿足社會各方面共享利用需求。提升檔案數字資源質量，加強館藏檔案目錄數據和全文數據規范化建設，開展全文OCR識別、圖片和音視頻檔案識別，推動檔案數字資源從數字化向數據化、知識化轉變，更好地服務政府決策、學術研究、科技創新及社會民生。加大人才培養力度，建立能夠支撐檔案資源數字轉型的跨學科人才隊伍，提高檔案數據治理能力，推動檔案數字資源共享利用向縱深發展。
構建共享服務新生態。主動融入各級數字政府發展戰略，發揮全國一體化政務服務平臺“一網通辦”樞紐作用，建立全國檔案共享利用服務平臺，匯聚開放檔案數據，加強與政務數據、公共數據和社會數據的互聯互通，打破區域、行業信息壁壘，消除數據孤島，推動共建共享。統籌建立全國專題檔案數字資源共享平臺，充分利用已有的明清、民國、革命歷史檔案目錄數據庫和各地正在建設的脫貧攻堅、疫情防控、鄉村振興等專題資源庫，以及重大專題檔案開發成果，促進專題檔案數字資源共享利用。拓寬利用服務渠道，用好全國和區域檔案利用服務平臺，借助“北京通”“豫事辦”“浙里辦”等各地掌上政務服務平臺，開展“異地查檔、跨館出證”等服務，讓數據多跑路、群眾少跑腿。探索微信、微博、抖音等新媒體利用服務方式，挖掘服務潛力，擴大共享服務覆蓋面。推動服務轉型升級，充分應用大數據、云計算、人工智能等新技術，挖掘檔案數字資源價值，搭建線上專題知識庫，舉辦數字展覽，建立專題網站，拍攝專題紀錄片、微視頻等，主動推送檔案數字資源和檔案知識。
加強共享利用安全管理。檔案法及其《實施條例》突出了數據安全的核心地位，對網絡安全、系統安全、存儲介質安全、數據安全等作出明確規定。要與保密法、個人信息保護法、數據安全法等相關法律相銜接，處理好開放與保密、共享與安全、發展與穩定的關系，確保檔案數字資源共享利用安全要求落到實處。加強共享利用基礎設施、應用系統和安全設備自主可控建設，實施共享平臺及信息系統等級保護，提高防范和抵御網絡信息安全風險能力。加強安全防護體系建設，建立常態化安全運行機制，制定安全應急預案。建立電子檔案長期保存策略和數據備份策略，落實在線、近線、離線備份和異地異質備份。加強檔案數字化外包服務安全管理、電子檔案經常性檢測、共享利用檔案數字資源開放審核和個人隱私信息保護。加強組織領導，發揮檔案主管部門監管職能，組織簽訂共享協議，明確檔案數字資源所有權、管理權和使用權，切實保障檔案數據安全共享、安全利用。
原載于《中國檔案報》2024年6月13日 總第4148期 第一版
