業務交流 - 做好汛期檔案管理庫房工作

   近期，全國部分地區出現持續強降雨，我們要高度重視汛期檔案安全工作，預防為主，采取必要措施，確保檔案絕對安全。如何做好汛期檔案庫房管理工作？請參考以下內容：

〖做好防汛防災準備工作和 

   搶救受災檔案的培訓工作〗

     按照《檔案館建筑規范》（JGJ—2010）的要求，檔案館應地勢較高、場地干燥、排水通暢。有洪水危險的地方，檔案庫不宜設置在建筑底層部分。我國大部分地區每年汛期在4—9月。在汛期來臨之前，檔案部門應制定好本單位的防汛防災應急預案，儲備好必要的防汛工具和防汛物資。此外，最好能預備一些檔案轉運工具，如整理箱、密封袋、推車等，必要時可提前轉運地勢較低檔案庫房里的檔案。即使樓層較高的庫房也要使庫內存放檔案的最低處離地面高度不少于15cm，并且仔細檢查庫房防潮、防水措施，消除跑冒滴漏等潛在水患因素，加強館區內、周邊管線和排水系統的管理。有條件的檔案館可以在庫區布置漏水感應繩或水浸傳感器，沿庫房墻邊或空調冷凝水管道等可能存在漏水隱患的位置進行鋪設，一旦檢測到水的出現，不僅可以聲光報警，還能給出具體漏水位置，便于及時采取處理措施。

    如果發現檔案生霉，應及時將其轉移，避免霉菌擴散。若發生小面積檔案生霉的情況可先用含有高效過濾器（HEPA）的吸塵器吸除表面霉菌，然后再用醫用酒精棉球小心擦拭清除霉斑。若發生大面積檔案生霉的情況，則需采用環氧乙烷熏蒸的方式，并需要聯系專業機構進行處理。同時，要設置過渡庫房，將經除霉處理后的檔案存放其中進行觀察，切忌直接放回原庫房。檔案生霉的庫房也應同時采取處理措施，找出生霉的真正原因加以解決。

〖在準確監測的基礎上調控好〗

     在汛期，庫房外的溫濕度往往較高，有可能影響庫房內的溫濕度而對檔案造成損害。因此，在準確監測庫房溫濕度的基礎上，調控好溫濕度，從而保護檔案安全，是一項至關重要的工作。

▉選擇適宜檔案庫房的溫濕度監測設備

    準確監測溫濕度是做好庫房環境調控的前提。目前，隨著傳感器技術的飛速發展，數字型溫濕度傳感器的溫度誤差≤0.5℃、相對濕度誤差≤3%（25℃，RH 20%～80%時），檢測靈敏度高，響應時間短（＜10秒），與傳統的毛發溫濕度計相比，其更適用于檔案庫房的溫濕度監測工作。但是傳感器存在漂移的情況，需要定期校準，檔案部門日常可以采用更高精度的校準級溫濕度計對庫房的溫濕度監測設備進行比對校準。校準級溫濕度計溫度誤差≤0.2℃、相對濕度誤差≤1.8%（25℃，RH 20%～80%時），還可以同時顯示露點溫度，有助于庫房溫濕度的調控工作。采用中央空調系統或面積較大的檔案庫房，會存在溫濕度分布不均勻的情況，要根據溫濕度監測探頭的分布位置和空調送、回風口的溫濕度情況進行綜合評估。

▉做好檔案庫房溫濕度記錄日志

   記錄好檔案庫房溫濕度的日變化情況，有助于及時發現問題。采用紙質檔案庫房溫濕度記錄預警圖工具（如圖所示），將記錄的溫濕度數據轉化為分布點圖，可以直觀形象地幫助檔案部門做好庫房溫濕度控制工作。將庫房溫濕度的二維坐標劃分為4個顏色區域，其中：綠色區域為正常，即溫度14℃～24℃、相對濕度45%～60%的適宜范圍；黃色區域提示應引起注意；橙色區域提示情況嚴重；紅色區域則表示情況特別嚴重。在庫房溫濕度管理實踐過程中，需要考慮到溫濕度監控設備的測量精度、誤差范圍、允許波動范圍以及檔案載體材料吸濕性等因素。設置黃色區域，有緩沖區域的實際意義，如果庫房溫濕度監測數據集中出現在黃色區域，需要引起工作人員注意，提示庫房溫濕度發生了變化，是否與季節變化有關，是否與空調設備工況有關，同時需要對溫濕度傳感器等檢測設備和空調通風等控制設備進行校準維護工作。橙色預警區域表明已有溫濕度的不利影響，應該引起檔案部門的重視。紅色預警區則屬于高風險區域，當溫度≥28℃或相對濕度≥70%時，對檔案的安全保存有特別嚴重的影響。當檔案庫房采用溫濕度巡檢系統或人工記錄溫濕度數據連續3日均落在紅色預警區時，或連續5日溫濕度監測數據均在橙色預警區或紅色預警區時，則需要采取相應措施，如檢修空調系統、開啟除濕機、檢查庫房密閉性等工作，使庫房溫濕度調控到綠色區域。

紙質檔案庫房溫濕度記錄預警圖

▉注意庫房溫濕度的變化規律

檔案庫房的溫濕度變化會呈現一定的規律：一般早晨溫度較低，相對濕度較高；中午溫度升高，相對濕度降低；晚上溫度下降，相對濕度又升高。這是因為在露點溫度不變的情況下，溫度升高，則相對濕度下降，溫度降低，則相對濕度升高。檔案庫房可以采用濕度優先控制的原則，嚴格控制相對濕度的變化范圍，適當放寬溫度的波動范圍（但庫房溫度最高不應超過26℃），可以降低空調系統的能耗。

維持檔案庫房的相對密閉性

由于雨季空氣中的相對濕度長時間接近飽和，水分可通過建筑緩慢滲透，造成庫房內相對濕度的升高。庫房外大氣高溫高濕，檔案庫房（整個庫區）要盡可能降低和外界的氣體交換，以保證庫房的相對密閉性，這樣才有利于保持庫內溫濕度的平穩，減少波動。因此，采用中央空調系統的檔案庫房，應使新風量維持最低的狀態，庫內空氣以內循環為主。同時，除必要的入庫檢查外，盡可能減少人員進出庫房的次數。

〖改善庫房空氣質量同時 注意檔案保存微環境狀況〗

    庫房空氣質量既是影響檔案長久保存的重要因素，也是檔案保存狀況的客觀反映。在高溫高濕的季節，檔案部門在調控好檔案庫房溫濕度的同時，也應注意到改善庫房空氣質量。檔案庫房根據保存檔案載體材料的不同，可采用彼此獨立的空氣凈化系統，以過濾方法有效去除各種氣體污染物和顆粒物，保持庫房正壓狀態。在機械通風的條件下，讓庫內保持穩定的氣流，這樣不僅可以改善庫房空氣質量，還有效地調控了庫房的溫濕度，為檔案安全長久保存營造適宜的環境。

    庫房空氣中顆粒物濃度與生霉與否存在一定的正相關性。生物氣溶膠通常是指空氣動力學直徑在100微米以內的含有微生物或來源于生物性物質的氣溶膠，包括懸浮于空氣中的細菌、病毒、真菌等，是PM2.5、PM10等大氣顆粒物的重要組成部分。顆粒物濃度高，表明空氣潔凈度較差，空氣中的生物氣溶膠濃度相對也較高，附著在檔案載體材料上的概率也就越大，容易引發檔案生霉的情況。顆粒物的凈化去除目前已是成熟的技術，在汛期來臨之前，檔案部門可以對空調系統進行檢修維護，及時更換空調過濾器，或者增加庫房空氣凈化器，去除空氣中的顆粒物，提高庫房的潔凈程度，消除生霉隱患。

    通過檢測庫房揮發性有機物（VOCs）的方法，不僅可以及時發現生霉問題，還可以幫助判斷空調系統工況。在高溫高濕的情況下，檔案庫房一旦出現生霉情況，空氣中容易散發出“霉味”，實際上這是微生物源揮發性有機物（MVOCs），屬于VOCs的一類，由于MVOCs具有特殊的氣味，比較容易察覺和檢測，目前通過VOCs檢測已成為判斷環境物品保存安全狀況的一種技術方法。此外，當檢測庫房VOCs時，如果發現空氣中制冷劑（如氟利昂CFCs類化合物）濃度較高，可以輔助判斷空調系統的工況，可能存在制冷劑泄漏的情況，應及時檢修。

     在改善庫房空氣質量的同時，注意對檔案保存微環境的監測。通常檔案保存于檔案柜、檔案卷盒等檔案裝具之中，由于紙質檔案的吸濕性，這種微環境有時會和庫房環境出現不一致的情況，需要定期開展紙質檔案含水量的抽檢工作。正常情況下，紙質檔案的含水量小于12%，如果微環境中相對濕度長時間超過70%，紙張的含水量也會緩慢升高，從而增加檔案生霉的風險。因此，在控制好庫房環境的同時，采用紙張表面水分測量儀，可無損測量檔案卷盒和重點紙質檔案的含水量，加強檔案保存微環境的管理工作。

  來源：@中國檔案雜志 

  作者：國家檔案局檔案科學技術研究所 方志華