檔案到了銷(xiāo)毀年限怎么辦？
很多單位的檔案到了銷(xiāo)毀年限卻不敢銷(xiāo)毀，為探明原因，找到解決辦法，筆者以會(huì)計(jì)檔案為例，對(duì)多家單位進(jìn)行了走訪調(diào)查。
調(diào)查結(jié)果
首先筆者對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況做了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有的單位從成立至今幾十年來(lái)所有的會(huì)計(jì)檔案都保存在檔案架上;有的對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案打捆裝箱貼封保存;還有的由主管部門(mén)代管;而按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀的沒(méi)有一家。
到期不銷(xiāo)毀的原因
應(yīng)銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案為什么不按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀呢?究其原因，有如下幾個(gè)：
“怕”銷(xiāo)毀。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，檔案銷(xiāo)毀需要單位主要負(fù)責(zé)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，好多單位寧愿多留一些存儲(chǔ)空間，也不銷(xiāo)毀到期檔案。這是為什么呢?究其原因：怕銷(xiāo)毀后被別人埋怨，如果銷(xiāo)毀，以后需要查閱，便無(wú)從查起了。因此，這項(xiàng)工作能拖就拖，能推就推，對(duì)一些到期的會(huì)計(jì)檔案確實(shí)沒(méi)有地方存放的就打包裝箱，貼封入庫(kù)保存，“萬(wàn)事大吉”。
怕麻煩。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條 第 一 款指出：對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年代和檔案編號(hào)”，主要領(lǐng)導(dǎo)簽署銷(xiāo)毀意見(jiàn)，指定人員監(jiān)銷(xiāo)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，特別是企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保存年代久，檔案數(shù)量多，會(huì)計(jì)人員換了數(shù)任，現(xiàn)任會(huì)計(jì)認(rèn)為：銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案需要登記造冊(cè)，有的還要進(jìn)行鑒定，會(huì)計(jì)檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，現(xiàn)有人員少，工作量大，任務(wù)重，根本沒(méi)法開(kāi)展此項(xiàng)工作。
幾點(diǎn)思考
修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》將會(huì)計(jì)檔案定期保管期限調(diào)整為10年和30年，隨著檔案保管年限的延長(zhǎng)，到期后的檔案沒(méi)有及時(shí)銷(xiāo)毀，占據(jù)了大量檔案空間，對(duì)應(yīng)接收的檔案因庫(kù)容不足入不了庫(kù)，成了“燙手山芋”，存之有余，棄之不能。這不僅給管理人員增加了工作量，而且大大增加了經(jīng)費(fèi)投入。面對(duì)這種情況，筆者給出以下建議：
1.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供政策依據(jù)。宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，使領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員懂得，銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案是法律法規(guī)的明文規(guī)定，在銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要消 除顧慮，工作人員要不怕麻煩，做到按法律法規(guī)賦予的銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案，既合法又合理還能減輕工作人員負(fù)擔(dān)。
2.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)要嚴(yán)把鑒定關(guān)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，雖然有些檔案已到期，根據(jù)檔案的具體情況可適當(dāng)延長(zhǎng)保管時(shí)間。這類(lèi)檔案可交由第三方檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)進(jìn)行托管，一方面可釋放本單位存儲(chǔ)空間以便接收新的檔案，另一方面較好的存儲(chǔ)環(huán)境可延長(zhǎng)重要檔案的使用壽命。
總之，銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案，這是法律賦予的職責(zé)和義務(wù)，無(wú)限期延長(zhǎng)到期檔案的保管時(shí)間，不按規(guī)定銷(xiāo)毀也是一種不負(fù)責(zé)任行為。因此，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，做到銷(xiāo)毀有據(jù)，保存合法，依法辦事，科學(xué)管理。
