解讀丨歸檔文件整理規(guī)則，文件材料價(jià)值鑒定的原則

以下內(nèi)容來源 李明華主編《歸檔文件整理規(guī)則解讀》，僅供參考。如有問題請(qǐng)?jiān)趦?nèi)容下方留言!

按照歸檔文件整理的原則要求，納入歸檔范圍的文件材料，必須區(qū)分不同價(jià)值。因此，正確地判定文件材料的價(jià)值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。

根據(jù)歸檔范圍集中起來的文件材料，都具有保存價(jià)值。文件的保存價(jià)值和保管期限成正比。保存價(jià)值大，保管期限就長(zhǎng);反之，保管期限就短。歸檔文件的價(jià)值鑒定是對(duì)文件特性進(jìn)行分析的過程，它決定著哪些文件材料可以轉(zhuǎn)化為歸檔文件保存，保存期限又是多久。

文件材料價(jià)值鑒定的原則

要根據(jù)本機(jī)關(guān)工作和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，用歷史的、全面的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別保存價(jià)值，準(zhǔn)確劃分保管期限。

(1)歷史的觀點(diǎn)。

歸檔文件是人類從事實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，其內(nèi)容、形式是與其形成的歷史條件密切聯(lián)系的。分析歸檔文件的價(jià)值，必須將其放在特定的形成條件中去，具體分析歸檔文件的內(nèi)容和形式，考察歸檔文件形成的背景和作用，分析歸檔文件之間的相互關(guān)系、特定作用，并結(jié)合當(dāng)前和將來的利用需求來考慮其保存價(jià)值。因此，開展鑒定工作，既要考慮歸檔文件的內(nèi)容特性，又要考慮其形成特點(diǎn)和實(shí)際作用;既要考慮歸檔文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又要考慮其今后的價(jià)值;既要考慮本機(jī)關(guān)歸檔文件的價(jià)值，又要考慮上級(jí)文件、平行機(jī)關(guān)文件、下級(jí)文件的價(jià)值，以全面把握歸檔文件形成的過程，完整準(zhǔn)確地揭示歸檔文件的價(jià)值。歷史的觀點(diǎn)還應(yīng)包括從歷史研究的角度分析歸檔文件的價(jià)值，充分考慮歸檔文件在記錄和研究機(jī)關(guān)史、地方史、經(jīng)濟(jì)史、文化史、專業(yè)史、社會(huì)生產(chǎn)史等方面的歷史價(jià)值。

(2)全面的觀點(diǎn)。

一方面，要全面分析歸檔文件各方面的特征，從其來源、內(nèi)容、形成時(shí)間、文本、載體形式等方面綜合判定歸檔文件的價(jià)值;另一方面，要全面地把握被鑒定歸檔文件與其他歸檔文件的聯(lián)系，不能孤立地判斷單份文件的價(jià)值，而應(yīng)將有關(guān)文件材料聯(lián)系起來，以準(zhǔn)確地做出判斷;再一方面，要從國(guó)家和社會(huì)的角度全面地判斷歸檔文件的利用價(jià)值。社會(huì)對(duì)檔案的利用是多層次、多角度、多方面的。在鑒定歸檔文件的價(jià)值時(shí)，既要考慮單份歸檔文件的價(jià)值，又要考慮該文件在本機(jī)關(guān)檔案記錄體系中的作用;既要考慮本機(jī)關(guān)的需要，也要考慮國(guó)家和社會(huì)的需要。總之，要全面地分析歸檔文件的價(jià)值，切忌僅從本機(jī)關(guān)、本部門或僅從某一點(diǎn)需要出發(fā)，輕易地確定歸檔文件的價(jià)值及其保管期限。

(3)發(fā)展的觀點(diǎn)。

由于歸檔文件的價(jià)值具有時(shí)效性和潛在性的特點(diǎn)，現(xiàn)在有用的歸檔文件隨著時(shí)間的推移，將來可能沒有價(jià)值;現(xiàn)在價(jià)值尚未顯現(xiàn)的歸檔文件，將來可能有一定的社會(huì)價(jià)值。因此，判斷歸檔文件的價(jià)值和作用，要運(yùn)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，用發(fā)展的眼光分析其價(jià)值，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來的作用，以充分估計(jì)歸檔文件在未來的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等各方面的作用。

(4)效益的觀點(diǎn)。

所謂效益的觀點(diǎn)是指在分析歸檔文件價(jià)值時(shí)，要考慮到收益與付出的關(guān)系。歸檔文件收集范圍過于寬泛，不僅會(huì)加大機(jī)關(guān)和檔案館的管理成本，也會(huì)給檔案利用帶來諸如檢索時(shí)間長(zhǎng)、查準(zhǔn)率低等問題，甚至可能誤導(dǎo)檔案利用人員得出不符合歷史真實(shí)面貌的研究結(jié)論。在鑒定工作中，應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)和怕?lián)?zé)任、盲目提升保管期限的做法，通過鑒定將那些在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化等方面具有較高利用價(jià)值的檔案保存下來，以降低檔案管理和利用的成本，提升檔案工作的社會(huì)效益。