解讀丨歸檔文件整理規(guī)則，歸檔和不歸檔的范圍

以下內(nèi)容來源 李明華主編《歸檔文件整理規(guī)則解讀》，僅供參考。

歸檔和不歸檔的范圍

歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。確定歸檔的范圍，是整理工作首先要解決的實(shí)際問題。機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用的文件材料數(shù)量很多，在這些文件材料中，有本機(jī)關(guān)制發(fā)的，也有上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的;有主送的，也有抄送的;有重要法規(guī)性的，也有一般事務(wù)性的;有單份的，也有重份的;有長(zhǎng)期效用的，也有短期效用的等等。在整理時(shí)，不是所有的文件材料都需要?dú)w檔，而是要正確分析，區(qū)別對(duì)待。在確定機(jī)關(guān)文材料的歸檔范圍時(shí)，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”;又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。對(duì)于不屬于歸檔范圍的文件材料，可由文件的產(chǎn)生部門自行保存一二年后按有關(guān)規(guī)定銷毀。

為了完整、系統(tǒng)地保存本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種門類和各種載體的文件材料，提高歸檔文件的質(zhì)量，以適應(yīng)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的需要，為國家積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源，國家檔案局2006年12月18日發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號(hào)),對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出了規(guī)定。

1、機(jī)關(guān)文件材料歸檔的范圍

(1)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)

工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

(2)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益方面具有憑證價(jià)值的文件材料;

(3)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;

(4)其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

國家檔案局令第8號(hào)對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了一個(gè)原則上的區(qū)分，原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料，文件材料的內(nèi)容及其載體差異性較大，內(nèi)容也很龐雜，詳細(xì)概括或全部指明機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍，在技術(shù)處理上確實(shí)存在困難。因此，國家檔案局只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性規(guī)定。本著“先易后難，分開處理”的思想，國家檔案局令第8號(hào)對(duì)機(jī)關(guān)文書材料的歸檔范圍作出了具體要求，對(duì)非文書和非紙質(zhì)載體文件材料的歸檔范圍提供了指引，即“機(jī)關(guān)形成的人事.基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行"。

國家檔案局令第8號(hào)關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的四項(xiàng)原則規(guī)定，既是機(jī)關(guān)判斷文件材料是否歸檔的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又賦予了機(jī)關(guān)編制本單位文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性，便于各機(jī)關(guān)從實(shí)際工作出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)具體職能活動(dòng)，合理開展機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的編制工作。

2、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍

(1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;

(2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料;

(3)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料;

(4)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

需要指出的是，一般文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國 家 領(lǐng)導(dǎo)人修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。文件的定稿，包括計(jì)算機(jī)打印出的定稿，即使定稿上沒有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上也應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。