解讀丨歸檔文件整理規則 ，關于文件材料的收集
本期內容，基于檔案行業標準(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規則》
為了便于管理和提供利用，維護歷史文化財富的完整和安全，國家規定一個單位形成的歸檔文件實行集中統一管理，即歸檔文件按照年度統一整理歸檔，由本單位集中管理，其中有長久保存價值的移交給檔案館保存。
一、收集要求
文件材料收集的基本要求是齊全完整、真實可靠和及時有效。
齊全完整，是指收集歸檔的文件材料能夠全面地、系統地反映本單位的工作面貌，通過立檔單位的全部檔案，能夠完整地記錄該單位的工作歷史;
真實可靠，是指收集歸檔的文件是本單位工作中的原始記錄材料，能夠真實地記錄本單位的工作歷史，有效維護各方面的合法權益;
及時有效，是指能夠按照統一的時間規定，將納入歸檔范圍的文件材料完整收集、規范整理和及時歸檔。
對機關來說，做好文件材料的收集工作至關重要。收集不齊全、不及時都會給歸檔整理、檔案利用等后續工作帶來根本性影響。比如，圍繞一項工作形成的文件材料收集不齊全，那么歸檔整理的檔案就不完整，反映這項工作開始、發展、結束過程的檔案就不系統，難以反映整個工作的全貌和基本脈絡，檔案利用也難以得到真實、準確、可靠的結果。收集不及時則容易形成零散文件，要把零散文件歸到已整理好的檔案中，需要重新編制檔號、調整歸檔文件目錄，甚至還可能割裂文件之間的關系，影響歸檔文件整理質量和利用。
進行文件材料的收集，一要尊重全宗原則。一個機關形成的檔案，具有內在的聯系，是一個有機整體，應作為一個全宗完整保存起來。保持全宗的不可分散，是檔案管理的一條基本原則。只有從收集工作開始就堅持全宗不可分散，才能從根本上保障歸檔文件的齊全完整，為后續工作環節的開展創造條件。因此，在收集文件材料時，首先要將一個立檔單位的全部歸檔文件作為一個全宗集中保存，保持歸檔文件內容的完整性和連續性。
二要嚴格執行機關文件材料歸檔范圍的規定，依照本單位文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實相關部門、崗位的歸檔責任。
三要遵循文件生命周期規律，遵從文書處理特別是文件歸檔制度要求，確定適當的歸檔策略。文件材料的收集工作必須掌握應收集的文件材料分布、運轉和管理情況，既要及時收集，避免散失，又要防止把尚未辦理完畢的文件材料過早地集中起來。紙質歸檔文件的收集，原則上應在形成次年初完成，對已經辦結的文件，亦可隨辦隨歸;電子文件一般隨辦隨歸，及時整理歸檔。
四是要嚴格遵循相關標準或規范，確保歸檔文件材料的標準化。要依照國家、地方或專業主管機關制定的相關標準或規范。
二、收集方法各單位做好文件材料的收集工作，除認真執行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)等有關規章制度外，還應結合本單位的情況，制定更具體、更完善的收集歸檔制度，使收集范圍合規可行，歸檔方法和要求明確，便于遵照執行。要將機關的收集歸檔工作納人文書、業務部門的職責范圍，從組織上保證文件材料的收集工作。另外，要制定歸檔文件鑒定制度，保證嚴格按照鑒定原則和檔案保管期限規定，審慎負責地鑒定文件材料，避免因鑒定失誤造成文件材料未歸、錯歸。
1.明確歸檔文件材料的收集范圍國家檔案局令第8號規定，機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。這一定義涵蓋了不同形式和不同種類的文件材料。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如人事、會計、科技、專業等材料;不僅包括了紙質文件材料，也包括非紙質文件材料，比如照片、錄音、錄像等;不僅包括傳統載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。所謂收集齊全完整，體現在兩個層面上，一是機關各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視機關文書類文件材料的收集，同時也應重視其他門類文件材料的收集，既要重視紙質載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集;二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，件歸檔文件可能由多個件內文件組成，收集時不能漏掉一份件內文件，否則就不能全面反映工作的歷史真實面貌，產生歸檔不齊全的問題。
2.建立、完善收集歸檔工作機制
一是做好平時文件材料的收集積累工作。要遵循“誰主辦、誰歸檔，誰承辦、誰歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應及時收集歸檔，不應留在主辦、承辦人手中。收集工作應體現“隨辦隨歸”的指導思想，特別是在辦公自動化的條件下，一部分辦理完畢的文件有條件實現即時歸檔。這一做法既能夠實現文書處理、業務工作與文件歸檔工作的有序銜接，提高工作效率，又有助于對歸檔文件實行集中統一管理，防止文件散失。
二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時收集外，在年度結束后應開展系統的清理核實工作，對應歸檔的文件進行全面的檢查梳理，防止積存和散失。年終集中檢查梳理歸檔文件可采取以下方法：依據本機關文件材料歸檔范圍和收發文簿進行對照檢查，查找漏歸文件;對本年度機關工作的重要業務工作和基礎管理工作進行梳理，組織承辦部門開展文件的收集工作;對本機關臨時工作進行梳理，將具有保存價值的文件納人歸檔范圍。
三是做好歸檔文件收集歸檔的監督指導。在實踐中，承擔歸檔任務的文書和業務部門工作人員大多數是兼職檔案人員，往往缺乏系統的檔案專業知識和長期工作經驗積累，同時也難以占用太多精力開展歸檔工作。因此，機關檔案部門要對各部門兼職檔案人員開展有針對性的業務監督指導，使其明確收集歸檔責任和任務，熟悉工作標準和要求，具備完成工作的業務技能。
四是建立收集歸檔工作獎懲制度。檔案部門要對各工作部門的收集歸檔工作進行檢查，對歸檔不全的部門要責成整改，對不按規定時間完成收集歸檔任務的部門進行通報，對收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營造收集歸檔工作的良好氛圍。
3.把握好十類文件材料的收集工作
(1)“紅頭文件"，如規定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、函、批復、批轉文件等;
(2)“白頭文件”，如會議文件、經驗介紹、調查報告、通知等;
(3)公布性文件，如公告、通告、布告等;
(4)內部使用文件，如會議記錄、規章制度、計劃、總結、登記表、統計表等;
(5)記載性文件，如大事記、工作日志、組織沿革等;
(6)報道性文件;
(7)契約性文件，如協議、合同、意向書等;
(8)證明性文件，如介紹信存根、組織關系存根等;
(9)照片、音像、實物;
(10)電子文件，包括與上述文件材料相對應的電子文件以及其他各類電子文件等。
