電子檔案異質(zhì)異地備份策略

電子檔案異質(zhì)異地備份工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、經(jīng)常性實(shí)踐活動(dòng)。實(shí)際工作中須解決好以下問題：

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

有什么樣的意識(shí)，就會(huì)有什么樣的行動(dòng)。思想上的麻痹、意識(shí)上的薄弱，本身就是隱患，也是檔案安全建設(shè)的大敵。實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份，應(yīng)當(dāng)首先筑牢思想防線。1949年美國(guó)工程師愛德華·墨菲在參與美空軍的一項(xiàng)試驗(yàn)后得出結(jié)論：事情如果有可能變壞，不管這種可能性多么小，它總會(huì)發(fā)生。這就是“墨菲法則"。

我們應(yīng)牢記“墨菲法則"和已經(jīng)發(fā)生的慘痛教訓(xùn)，不斷強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、憂患意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，克服僥幸心理，自覺把異質(zhì)異地備份建設(shè)作為確保檔案安全的底線工程、基礎(chǔ)工程，堅(jiān)定不移，毫不動(dòng)搖。

從產(chǎn)生電子文件時(shí)選取的文件格式、讀取技術(shù)和軟硬件平臺(tái)，到流轉(zhuǎn)過程中按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而進(jìn)行的規(guī)范化使用和操作，再到保管和提供利用時(shí)實(shí)施的具體備份工作，總的來說，電子文件異質(zhì)備份的責(zé)任分布在產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保管、利用等各個(gè)階段，電子文件形成者、保管者和提供利用者都是電子文件異質(zhì)備份工作的參與者。在電子文件的管理過程中，各個(gè)階段的管理者都應(yīng)當(dāng)明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，做好電子文件異質(zhì)備份的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃，及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，積極應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。

實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份不是也不應(yīng)是自發(fā)的隨意行為，而是有計(jì)劃有組織的聯(lián)合行動(dòng)。應(yīng)當(dāng)在深入調(diào)研、科學(xué)論證基礎(chǔ)上，認(rèn)真搞好整體設(shè)計(jì)。由此而產(chǎn)生的規(guī)劃、部署，是組織實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份建設(shè)的基本依據(jù)，決定著建設(shè)的方向、工作的質(zhì)量和發(fā)展的效益。

建議國(guó)家應(yīng)針對(duì)檔案的異質(zhì)異地備份工作成立或指定專門機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一計(jì)劃和指導(dǎo)檔案異質(zhì)異地備份建設(shè)；秘密建立若干堅(jiān)固可靠的國(guó)家級(jí)、軍隊(duì)級(jí)、省市自治區(qū)級(jí)的檔案異質(zhì)異地備份中心，同時(shí)采取互結(jié)對(duì)子的辦法，構(gòu)建布局合理、覆蓋廣泛的檔案異質(zhì)異地備份體系，避免人力資源、物力資源的無謂耗散。

2·科學(xué)論證，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系

科學(xué)論證，即合乎科學(xué)的論述與證明。由于是異地備份，存在各種不確定的因素，因此必須在備份之前，充分考慮到各種可能性，所以必須要提前對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃及各方面情況（包括氣候環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境及基礎(chǔ)設(shè)施等因素）實(shí)行科學(xué)論證。

首先是方案論證，也就是對(duì)整個(gè)異質(zhì)異地備份工作的計(jì)劃進(jìn)行論證，因?yàn)橛?jì)劃一旦出錯(cuò)，或出現(xiàn)哪怕只是細(xì)微疏漏，都可能對(duì)檔案的安全備份，造成不可估量的嚴(yán)重后果。

其次是技術(shù)論證，包括保管技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和安全利用技術(shù)等各種檔案安全技術(shù)的研發(fā)與使用，要求備份工作必須遵照各單位自身的實(shí)際備份情況，對(duì)檔案異質(zhì)異地備份過程及環(huán)境進(jìn)行安全分析，然后對(duì)其技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行科學(xué)論證。

標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)的遵循和依據(jù)，與科學(xué)規(guī)劃同步進(jìn)行的應(yīng)是檔案異質(zhì)異地備份標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。當(dāng)前，我們?cè)诩垙垺⒄掌⒙曄褚约捌渌滦洼d體檔案的異質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、異地備份庫(kù)的建筑選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等方面還存在不少空白。為此，應(yīng)區(qū)分不同情況，周密制定并抓緊構(gòu)建檔案異質(zhì)異地備份的標(biāo)準(zhǔn)體系，用標(biāo)準(zhǔn)約束行為，用標(biāo)準(zhǔn)保證質(zhì)量，用標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)落實(shí)。

3·持續(xù)開發(fā)，有效利用檔案資源

電子檔案異質(zhì)備份的目的之一是為了滿足人們對(duì)電子檔案所含信息內(nèi)容長(zhǎng)期的檢索需要，與傳統(tǒng)檔案不同，能長(zhǎng)期保存電子檔案并不能保證被保存的數(shù)字信息內(nèi)容具有可讀性和可存取性，所以我們需要持續(xù)地開發(fā)電子檔案信息資源，剔除失去保存利用價(jià)值的信息內(nèi)容，備份有價(jià)值的信息，并通過提供二次內(nèi)容的開放利用來不斷檢驗(yàn)電子檔案長(zhǎng)期保存是否有效，找準(zhǔn)合適的異質(zhì)備份時(shí)機(jī)。這樣既有效安全地對(duì)電子檔案進(jìn)行了異質(zhì)備份，又使電子檔案信息內(nèi)容更大限度地得以利用。

4·關(guān)注發(fā)展，做好技術(shù)更新

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、信息存儲(chǔ)技術(shù)及其產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代，電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存的軟硬件平臺(tái)不斷升級(jí)，必須選取一種在可預(yù)見的時(shí)間段內(nèi)通用的、易管理、易兼容的媒體格式以及軟硬件平臺(tái)對(duì)電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份，并跟進(jìn)數(shù)字技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)做好更新工作。例如，對(duì)文本文件的異質(zhì)備份可以選擇目前國(guó)際通用的、公認(rèn)可靠的PDF格式，對(duì)圖像文件的異質(zhì)備份可以選取技術(shù)條件相對(duì)成熟的JPEG格式。

檔案部門和檔案工作人員應(yīng)針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)、價(jià)值和用途的不同，在可承受的經(jīng)費(fèi)成本、管理成本內(nèi)，選用合適的存儲(chǔ)載體來對(duì)電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份。同時(shí)，相關(guān)技術(shù)部門應(yīng)發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)新式、耐用、低成本的數(shù)字媒體，代替舊的數(shù)字存儲(chǔ)媒體。

5·搶救瀕危檔案，實(shí)施保護(hù)性備份

針對(duì)那些瀕臨不可讀或毀壞的電子檔案，應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用多種技術(shù)手段進(jìn)行搶救保護(hù)性的異質(zhì)備份。目前常用的幾種技術(shù)手段有：仿真、更新、遷移、再生性技術(shù)、數(shù)字圖形輸入板等，這些技術(shù)手段都有各自的優(yōu)勢(shì)和缺陷，應(yīng)當(dāng)在充分比較的前提下選擇合適的技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行搶救性的異質(zhì)備份。如，對(duì)于具有長(zhǎng)期或永 久保存價(jià)值的文本及圖形電子檔案，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，需要運(yùn)用再生性技術(shù)，制成紙質(zhì)件或縮微品。

6·搞好保障，建立應(yīng)急措施

檔案異質(zhì)異地備份是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的長(zhǎng)期任務(wù)，沒有必要的物質(zhì)保障，這項(xiàng)工作難以展開。首先，應(yīng)適當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入，安全就是節(jié)約，發(fā)生問題付出的代價(jià)將是難以計(jì)數(shù)的，各級(jí)政府部門、檔案管理部門一定要舍得投入。其次，應(yīng)切實(shí)搞好技術(shù)保障。要積極引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，搞好關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)，確保縮微和數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量；要增強(qiáng)備份庫(kù)室的科技含量，保證建筑質(zhì)量，提高其綜合防護(hù)能力。

應(yīng)盡快建立如下行業(yè)應(yīng)急措施：

（1）加強(qiáng)人員管理，保證信息安全

目前異質(zhì)備份的各項(xiàng)工作主要是由人為操作元成，因此，工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)電子文件異質(zhì)備份過程中的信息安全起到關(guān)鍵作用。要對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格教育來提升其職業(yè)道德素質(zhì)，并通過設(shè)置不同的操作權(quán)限來使電子文件異質(zhì)備份工作人員權(quán)責(zé)明晰，杜絕越權(quán)違規(guī)操作。同時(shí)還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握操作流程和關(guān)鍵技術(shù)，提高其異質(zhì)備份工作人員的業(yè)務(wù)水平，減少甚至杜絕因誤操作造成的信息破壞和損失。

（2）建立規(guī)范的檔案行業(yè)應(yīng)急機(jī)制

檔案館是保存黨和國(guó)家歷史記錄的基地，災(zāi)難對(duì)檔案事業(yè)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，“5·12”汶川大地震就是一個(gè)考驗(yàn)和警示。國(guó)家應(yīng)盡快出臺(tái)處理檔案突發(fā)事件的專門法律、法規(guī)和應(yīng)急預(yù)案，以提高立法層次，完善災(zāi)難備份系統(tǒng)，保證黨和國(guó)家的記憶永 久保存。

（3）完善應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)急演練

預(yù)案演練是備份中心信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容，也是檢驗(yàn)災(zāi)備體系能否有效運(yùn)行的重要手段。演練方案既要注重針對(duì)性，又要體現(xiàn)時(shí)效性，應(yīng)對(duì)災(zāi)難應(yīng)急演練的原因、目的、具體時(shí)間、主要成員、設(shè)備、范圍、演練流程、預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行詳細(xì)描述，對(duì)預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)要進(jìn)行嚴(yán)密的分析論證。只有演練逼真、全面，才能發(fā)現(xiàn)預(yù)案的不足和增強(qiáng)計(jì)算機(jī)工作者與檔案工作者的應(yīng)急實(shí)戰(zhàn)能力。

（4）對(duì)未來的災(zāi)難有所預(yù)計(jì)，適當(dāng)調(diào)整備份策略

近些年來，惡劣自然災(zāi)害時(shí)有發(fā)生，來勢(shì)之兇猛，造成損失之嚴(yán)重都是數(shù)十年來罕見。有些災(zāi)難來臨即使不可準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，但也應(yīng)該防范于未然，我們不能在危險(xiǎn)來臨的時(shí)候不知所措，而應(yīng)該將困難想到前面，應(yīng)該對(duì)重點(diǎn)設(shè)施提高災(zāi)難防御等級(jí)。對(duì)于備份策略的選擇也要實(shí)事求是，根據(jù)周圍的情況作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，將更多的不可預(yù)知因素考慮進(jìn)來。 

7·理順機(jī)制，確保檔案信息安全

在異質(zhì)備份工作中，為了防止電子檔案的信息內(nèi)容被竊取、篡改、破壞，除了要加強(qiáng)對(duì)操作人員的管理和培訓(xùn)外，在技術(shù)方面，要建立電子檔案異質(zhì)備份歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)異質(zhì)備份的源文件和目標(biāo)文件的安全管理，并通過設(shè)定電子檔案的管理和利用權(quán)限，進(jìn)一步保證電子檔案的信息安全。