電子檔案異質(zhì)異地備份策略

電子檔案異質(zhì)異地備份工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，也是一項基礎性、戰(zhàn)略性、經(jīng)常性實踐活動。實際工作中須解決好以下問題：

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，強化風險意識

有什么樣的意識，就會有什么樣的行動。思想上的麻痹、意識上的薄弱，本身就是隱患，也是檔案安全建設的大敵。實施檔案異質(zhì)異地備份，應當首先筑牢思想防線。1949年美國工程師愛德華·墨菲在參與美空軍的一項試驗后得出結(jié)論：事情如果有可能變壞，不管這種可能性多么小，它總會發(fā)生。這就是“墨菲法則"。

我們應牢記“墨菲法則"和已經(jīng)發(fā)生的慘痛教訓，不斷強化風險意識、憂患意識和責任意識，克服僥幸心理，自覺把異質(zhì)異地備份建設作為確保檔案安全的底線工程、基礎工程，堅定不移，毫不動搖。

從產(chǎn)生電子文件時選取的文件格式、讀取技術和軟硬件平臺，到流轉(zhuǎn)過程中按照統(tǒng)一標準而進行的規(guī)范化使用和操作，再到保管和提供利用時實施的具體備份工作，總的來說，電子文件異質(zhì)備份的責任分布在產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保管、利用等各個階段，電子文件形成者、保管者和提供利用者都是電子文件異質(zhì)備份工作的參與者。在電子文件的管理過程中，各個階段的管理者都應當明確職責，強化責任，做好電子文件異質(zhì)備份的風險規(guī)劃，及時識別風險，積極應對風險，提高風險管理意識。

實施檔案異質(zhì)異地備份不是也不應是自發(fā)的隨意行為，而是有計劃有組織的聯(lián)合行動。應當在深入調(diào)研、科學論證基礎上，認真搞好整體設計。由此而產(chǎn)生的規(guī)劃、部署，是組織實施檔案異質(zhì)異地備份建設的基本依據(jù)，決定著建設的方向、工作的質(zhì)量和發(fā)展的效益。

建議國家應針對檔案的異質(zhì)異地備份工作成立或指定專門機構(gòu)，統(tǒng)一計劃和指導檔案異質(zhì)異地備份建設；秘密建立若干堅固可靠的國家級、軍隊級、省市自治區(qū)級的檔案異質(zhì)異地備份中心，同時采取互結(jié)對子的辦法，構(gòu)建布局合理、覆蓋廣泛的檔案異質(zhì)異地備份體系，避免人力資源、物力資源的無謂耗散。

2·科學論證，構(gòu)建標準體系

科學論證，即合乎科學的論述與證明。由于是異地備份，存在各種不確定的因素，因此必須在備份之前，充分考慮到各種可能性，所以必須要提前對各項計劃及各方面情況（包括氣候環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境及基礎設施等因素）實行科學論證。

首先是方案論證，也就是對整個異質(zhì)異地備份工作的計劃進行論證，因為計劃一旦出錯，或出現(xiàn)哪怕只是細微疏漏，都可能對檔案的安全備份，造成不可估量的嚴重后果。

其次是技術論證，包括保管技術、存儲技術和安全利用技術等各種檔案安全技術的研發(fā)與使用，要求備份工作必須遵照各單位自身的實際備份情況，對檔案異質(zhì)異地備份過程及環(huán)境進行安全分析，然后對其技術應用進行科學論證。

標準是建設的遵循和依據(jù)，與科學規(guī)劃同步進行的應是檔案異質(zhì)異地備份標準體系建設。當前，我們在紙張、照片、聲像以及其他新型載體檔案的異質(zhì)標準、異地備份庫的建筑選址、建設標準等方面還存在不少空白。為此，應區(qū)分不同情況，周密制定并抓緊構(gòu)建檔案異質(zhì)異地備份的標準體系，用標準約束行為，用標準保證質(zhì)量，用標準促進落實。

3·持續(xù)開發(fā)，有效利用檔案資源

電子檔案異質(zhì)備份的目的之一是為了滿足人們對電子檔案所含信息內(nèi)容長期的檢索需要，與傳統(tǒng)檔案不同，能長期保存電子檔案并不能保證被保存的數(shù)字信息內(nèi)容具有可讀性和可存取性，所以我們需要持續(xù)地開發(fā)電子檔案信息資源，剔除失去保存利用價值的信息內(nèi)容，備份有價值的信息，并通過提供二次內(nèi)容的開放利用來不斷檢驗電子檔案長期保存是否有效，找準合適的異質(zhì)備份時機。這樣既有效安全地對電子檔案進行了異質(zhì)備份，又使電子檔案信息內(nèi)容更大限度地得以利用。

4·關注發(fā)展，做好技術更新

隨著計算機技術的發(fā)展、信息存儲技術及其產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代，電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存的軟硬件平臺不斷升級，必須選取一種在可預見的時間段內(nèi)通用的、易管理、易兼容的媒體格式以及軟硬件平臺對電子檔案進行異質(zhì)備份，并跟進數(shù)字技術發(fā)展趨勢，及時做好更新工作。例如，對文本文件的異質(zhì)備份可以選擇目前國際通用的、公認可靠的PDF格式，對圖像文件的異質(zhì)備份可以選取技術條件相對成熟的JPEG格式。

檔案部門和檔案工作人員應針對電子檔案的特點、價值和用途的不同，在可承受的經(jīng)費成本、管理成本內(nèi)，選用合適的存儲載體來對電子檔案進行異質(zhì)備份。同時，相關技術部門應發(fā)揮技術優(yōu)勢，積極開發(fā)新式、耐用、低成本的數(shù)字媒體，代替舊的數(shù)字存儲媒體。

5·搶救瀕危檔案，實施保護性備份

針對那些瀕臨不可讀或毀壞的電子檔案，應當綜合運用多種技術手段進行搶救保護性的異質(zhì)備份。目前常用的幾種技術手段有：仿真、更新、遷移、再生性技術、數(shù)字圖形輸入板等，這些技術手段都有各自的優(yōu)勢和缺陷，應當在充分比較的前提下選擇合適的技術手段對電子檔案進行搶救性的異質(zhì)備份。如，對于具有長期或永 久保存價值的文本及圖形電子檔案，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，需要運用再生性技術，制成紙質(zhì)件或縮微品。

6·搞好保障，建立應急措施

檔案異質(zhì)異地備份是一項技術性很強的長期任務，沒有必要的物質(zhì)保障，這項工作難以展開。首先，應適當加大經(jīng)費投入，安全就是節(jié)約，發(fā)生問題付出的代價將是難以計數(shù)的，各級政府部門、檔案管理部門一定要舍得投入。其次，應切實搞好技術保障。要積極引進技術和設備，搞好關鍵技術攻關，確保縮微和數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量；要增強備份庫室的科技含量，保證建筑質(zhì)量，提高其綜合防護能力。

應盡快建立如下行業(yè)應急措施：

（1）加強人員管理，保證信息安全

目前異質(zhì)備份的各項工作主要是由人為操作元成，因此，工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)對電子文件異質(zhì)備份過程中的信息安全起到關鍵作用。要對工作人員進行嚴格教育來提升其職業(yè)道德素質(zhì)，并通過設置不同的操作權限來使電子文件異質(zhì)備份工作人員權責明晰，杜絕越權違規(guī)操作。同時還要加強業(yè)務培訓，使其熟練掌握操作流程和關鍵技術，提高其異質(zhì)備份工作人員的業(yè)務水平，減少甚至杜絕因誤操作造成的信息破壞和損失。

（2）建立規(guī)范的檔案行業(yè)應急機制

檔案館是保存黨和國家歷史記錄的基地，災難對檔案事業(yè)提出了嚴峻挑戰(zhàn)，“5·12”汶川大地震就是一個考驗和警示。國家應盡快出臺處理檔案突發(fā)事件的專門法律、法規(guī)和應急預案，以提高立法層次，完善災難備份系統(tǒng)，保證黨和國家的記憶永 久保存。

（3）完善應急預案，加強應急演練

預案演練是備份中心信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容，也是檢驗災備體系能否有效運行的重要手段。演練方案既要注重針對性，又要體現(xiàn)時效性，應對災難應急演練的原因、目的、具體時間、主要成員、設備、范圍、演練流程、預期風險等進行詳細描述，對預期風險要進行嚴密的分析論證。只有演練逼真、全面，才能發(fā)現(xiàn)預案的不足和增強計算機工作者與檔案工作者的應急實戰(zhàn)能力。

（4）對未來的災難有所預計，適當調(diào)整備份策略

近些年來，惡劣自然災害時有發(fā)生，來勢之兇猛，造成損失之嚴重都是數(shù)十年來罕見。有些災難來臨即使不可準確預測，但也應該防范于未然，我們不能在危險來臨的時候不知所措，而應該將困難想到前面，應該對重點設施提高災難防御等級。對于備份策略的選擇也要實事求是，根據(jù)周圍的情況作出適當?shù)恼{(diào)整，將更多的不可預知因素考慮進來。 

7·理順機制，確保檔案信息安全

在異質(zhì)備份工作中，為了防止電子檔案的信息內(nèi)容被竊取、篡改、破壞，除了要加強對操作人員的管理和培訓外，在技術方面，要建立電子檔案異質(zhì)備份歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)對異質(zhì)備份的源文件和目標文件的安全管理，并通過設定電子檔案的管理和利用權限，進一步保證電子檔案的信息安全。