淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性及有效措施

▲作者在單位 (圖：作者提供)

作者：航天科工武漢磁電有限責(zé)任公司 泥珊珊

來源：蘭臺之家交流群

我有4年的項(xiàng)目檔案管理工作經(jīng)歷，一路走來，摸打滾爬，走了很多彎路，但自己也得到了很大的成長。現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)談一談建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性及有效措施，多有不足望指正。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性及社會(huì)價(jià)值

從建設(shè)項(xiàng)目檔案本身角度，我們知道，建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)工程的見證，真實(shí)記錄了工程建設(shè)的原始完整信息，具有存儲價(jià)值。從申請環(huán)節(jié)到項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性都能對日后的工程竣工驗(yàn)收、檢查、日常維護(hù)或改建等方面提供可靠有力的依據(jù)和憑證。從項(xiàng)目管理角度，落實(shí)好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質(zhì)量及整體利益。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作，不僅僅是對項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質(zhì)量綜合評估，更是追溯社會(huì)責(zé)任的有效證據(jù)。

二、完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視、職責(zé)明確，是歸檔工作圓滿完成的重要前提。

首先，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作組織機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)，要求領(lǐng)導(dǎo)小組對項(xiàng)目驗(yàn)收工作進(jìn)行組織管理。對重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo);工作小組要覆蓋面廣，要涉及各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門及人員，要求對項(xiàng)目建設(shè)過程中的文件進(jìn)行及時(shí)的收集、積累和預(yù)立卷工作;檔案部門派專人進(jìn)行檔案的指導(dǎo)歸檔工作，為項(xiàng)目歸檔工作的順利進(jìn)行提供人力和知識服務(wù)的保證。其次，要制定詳細(xì)的檔案歸檔工作計(jì)劃，嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，杜絕出現(xiàn)施工資料與現(xiàn)場施工進(jìn)度脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。

(二)源頭抓起、建章立制，是歸檔工作順利開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的制定是對固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保障。根據(jù)集團(tuán)公司的《固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度》，結(jié)合公司的實(shí)際情況，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，并建立操作性強(qiáng)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案作業(yè)指導(dǎo)書，明確各部門分工及職責(zé)，明確歸檔流程和操作細(xì)則，明確歸檔的范圍及時(shí)間。對《檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《聲像檔案管理辦法》等規(guī)范文件進(jìn)行積極的推廣和宣傳，做到有據(jù)可依、有章可循。

(三)注重收集、強(qiáng)化過程，是歸檔文件齊全完整的有力保證。

項(xiàng)目建設(shè)施工過程中的文件材料較為分散、文件種類相對比較復(fù)雜，為確保項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須加強(qiáng)項(xiàng)目文件的過程管理，堅(jiān)持事前介入、事中指導(dǎo)、事后把關(guān)的全程管理原則。要求檔案管理人員必須要深入施工現(xiàn)場, 了解工程中存在的問題, 熟知各個(gè)任務(wù)節(jié)點(diǎn)的時(shí)間, 按時(shí)參加工程項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收，并及時(shí)對各方單位文件收集整理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題要當(dāng)即處理, 當(dāng)即解決, 當(dāng)即整改。同時(shí)加強(qiáng)與施工方、設(shè)備廠家、監(jiān)理等各個(gè)主體之間的溝通與聯(lián)系, 建立良好的工作關(guān)系，盡量做到相互支持、配合。堅(jiān)決執(zhí)行檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，唯有如此,才能更好地為工程項(xiàng)目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎(chǔ)。

(四)優(yōu)化隊(duì)伍、加強(qiáng)培訓(xùn)，是歸檔工作組織實(shí)施的人才保障。

由于各方單位檔案人員業(yè)務(wù)知識參差不齊，流動(dòng)性大，一些檔案人員此前未曾從事過大規(guī)模的建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔與管理工作。因此,檔案部門要定期組織相關(guān)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，重點(diǎn)對項(xiàng)目文件管理要求、收集、整理、歸檔移交等基本知識進(jìn)行培訓(xùn)，以及對項(xiàng)目管理制度的宣貫，同時(shí)加強(qiáng)與各單位檔案人員保持聯(lián)系，確保人員有保證，另外鼓勵(lì)各方單位積極參加項(xiàng)目轄區(qū)城建檔案培訓(xùn)，一方面建立良好工作關(guān)系，另一方面要熟知地方檔案歸檔要求、范圍、流程。為確保檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一性，檔案部門在項(xiàng)目前期編制項(xiàng)目文件實(shí)施模板，要求各方單位嚴(yán)格按照文件模板進(jìn)行使用，移交地方檔案館的文件按照地方檔案館格式進(jìn)行使用。檔案部門同時(shí)要編制《竣工文件編制細(xì)則》，明確各參建單位應(yīng)該移交的竣工檔案，以及對竣工檔案的整理、編制、立卷工作進(jìn)行了具體說明，避免日后的重復(fù)勞動(dòng)。

(五)合同管控、嚴(yán)格考核，是歸檔工作有序開展的主要手段。

堅(jiān)持合同約束, 強(qiáng)化檔案收集歸檔和形成質(zhì)量控制。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時(shí), 要設(shè)立專門條款, 明確有關(guān)單位歸檔套數(shù)、時(shí)限、違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同要特別明確監(jiān)理單位對建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任, 監(jiān)理工程師要按照合同要求對檔案質(zhì)量把關(guān), 一旦發(fā)現(xiàn)檔案真實(shí)性、完整性方面存在問題應(yīng)及時(shí)返回有關(guān)單位修正, 確保建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)情況。

必要時(shí)可以在工程款付款中添加檔案部門意見，對于檔案收集整理情況進(jìn)行確認(rèn)，甚至具有一票否決權(quán)。對建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作成績突出的單位進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，反之進(jìn)行處罰。