解讀 | 建設項目檔案組卷的意義與依據標準

2020-10-27 15:33:25 蘭臺之家

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在此之前，我們討論了建設項目檔案的屬性問題和竣工圖的修改問題，現在來討論一下關于建設項目檔案的案卷構成也就是通常所說的“組卷”或“立卷”問題，這也是建設單位的檔案人員普遍關心的問題。

一、組卷的意義

問：為什么說組卷體現了檔案分類的轉變過程？

答：1992年，在慶祝中國人民大學檔案學院(檔案系)成立 40 周年之際，人大檔案系的老師們合作編寫了一冊《檔案工作全書》，其中對檔案分類的重要性是這樣表述的：“檔案管理所要解決的核心問題，就是使數量眾多，內容形式廣泛復雜，且管理前處于無序狀態的檔案文件有序化，固定檔案在管理狀態中的相互聯系，在檔案文件之間建立起某種便于把握、控制、使用的秩序。

簡單地說，檔案管理的核心問題，就是使無序狀態的檔案有序化”；簡單地說，就是通過對歸檔文件的分類、整理、組卷，使歸檔文件實現從“無序狀態”向“有序狀態”的轉變過程，對于項目檔案來說亦是如此。

問：“組卷”與歸檔文件有序化有什么關系？

答：我們認為，“組卷”在實質上體現了檔案分類的預期，實現了歸檔文件從“無序”狀態轉化為“有序”狀態的目的。

大家對項目文件在歸檔前后的差異可能早已印象深刻：項目文件歸檔前往往比較散亂，由于沒有統一的編碼(編號)，項目文件彼此之間也難以找到直接的關聯關系，有時候還會出現“找不到”文件的尷尬局面。

而項目文件歸檔后(包含預立卷)，所有的項目文件都按照一定的規律進行了組合，案卷在編制了案卷題名(案卷名稱)、賦予檔號、編制了檔案目錄(包括案卷目錄和卷內目錄)后，歸檔文件就會“變”得井井有條；無論檔案用戶(使用者)是想查找一份(專指性檢索)檔案(歸檔文件)或一系列相關檔案(族性檢索)，都可以讓利用者滿意而歸。

由此可見，項目文件組卷的意義就在于由此穩定了歸檔文件在檔案室內的“位置”，從此歸檔文件就不會再“亂串門”了，歸檔文件都安分守己、等待著被利用(調卷、查閱、統計、鑒定保管價值等)，這就是歸檔文件“組卷”的意義：體現了歸檔文件從“無序”狀態轉化為“有序”狀態。

二、組卷的依據標準

問：應當以什么標準作為組卷的依據？

答：在有關項目檔案屬性的文章中，也曾簡單討論了有關組卷標準的問題。在這里，先確認一下有哪些項目檔案的整理標準。

首先，項目檔案的整理標準包含：DA/T28、GB/T11822、GB/T50328 及一些地方標準，如 D11/T695，這些標準都可以作為整理項目檔案歸檔文件的依據標準。但是應當注意到，可能在對應不同的驗收組織單位時，所依據的項目檔案整理標準也有所不同。

然后，還有一些與這些標準相關的標準，也應當屬于項目檔案的整理依據，如在編制檔號時，要參照DA/T13；涉及工程照片時，要參照 DA/T50、GB/T11821；在編制歸檔說明時，需要參照DA/T12(項目檔案管理卷，關于全宗卷的標準)等。

這些標準對組卷(案卷質量)都有直接的影響，也對項目檔案驗收結果有直接影響。

問：項目檔案不組卷(立卷)可以嗎？

答：在我們看來，關于項目檔案不組卷的問題實際上是個“偽概念”，之所以很多人會提出這個問題，是由于對項目檔案整理的相關標準不很熟悉的原因，可能也與不少單位實施DA/T22(歸檔文件整理規范)有關。

大家注意一下 DA/T28 中 7.3.2.1 的表述：項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內容。可以明確看出，DA/T28 是要求組卷的。

在 GB/T50328 中關于“立卷”(組卷)的表述，如 5.1、 5.2、7.0.2等章節中，都明確了建設工程歸檔文件應當“立卷”，如7.0.2的2條就明確規定：工程檔案已整理立卷，立卷符合本規范的規定。

由此顯然可以得出結論，就是項目檔案是需要組卷(立卷)的。

問：項目檔案組卷的主要依據是什么？

答：我們已經討論過項目檔案的特點或屬性，已經明確項目檔案屬于科技檔案，既然如此，項目檔案在組卷(立卷)時，仍然應當以 GB/T11822 為組卷依據，按照 GB/T11822 中 4.3.1“針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。” 以及 4.3.2“科研課題、產品、建設項目、設備儀器方面的科技文件，應按其項目、結構、階段或臺(套)等分別組卷。”

標簽: 建設項目檔案檔案管理標準

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