智能檔案密集架管理系統實現的功能

檔案密集架智能化管理系統就是結合檔案管理軟件, 將檔案數據和密集架控制系統相連接, 實現數據系統和控制系統的緊密結合, 從而實現檔案庫房管理的現代化、智能化。該系統包括數據管理、條碼管理、案卷查詢、檔案借閱4大功能。

數據管理模塊:負責管理日常數據的錄入與存儲。

條碼管理系統:條碼管理系統與檔案管理軟件原有數據同步實現數據查詢, 并將查詢出來的檔案信息制作成對應的條碼, 存放到檔案管理數據庫中, 通過檔案管理系統將條碼打印出來貼到對應的檔案實體上。

案卷查詢:包括條碼查詢、模糊綜合查詢、位置查詢, 查詢除了可獲取檔案的基本信息外, 還可獲取該檔案位于密集架上的位置信息。通過該位置信息可直接實現對架體的操作, 架體自動打開后, 存放該檔案的架體的ＬＣＤ液晶屏會滾動顯示檔案內容及其所處的位置。

檔案借閱:是實現檔案管理借閱系統識別案卷是否在庫, 給條碼管理系統提供借閱、歸還的數據表。

在智能檔案管理密集架系統中定義了兩個角色:數據提供方和輸出方。數據提供方通過條碼管理模塊來實現信息的傳遞;輸出方通過數據庫從檔案管理系統軟件中獲得元數據轉換成條碼, 從而獲取檔案的元信息來管理檔案實體, 實現檔案實體的智能化管理。