收藏！《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）全文及解讀

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》DA/T28—2018，自2018年10月1日起實(shí)施，小編通過國家檔案局官網(wǎng)整理以下全文，僅供大家參考學(xué)習(xí)，有任何問題敬請(qǐng)留言。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

01范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù)，確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則、方法和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。02規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最 新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 10609.3-2009 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范

GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T 18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T 12—2012 全宗卷規(guī)范

DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T 38 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T 50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范03術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1建設(shè)項(xiàng)目 construction project

指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。

3.2單位工程 unit of project

指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

3.3分部工程 part of project

指單位工程中按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式的不同等劃分的工程。

3.4建設(shè)單位 project owner

指對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中負(fù)總責(zé)的組織。

3.5參建單位 project participant

指參與項(xiàng)目建設(shè)并承擔(dān)特定法律責(zé)任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測(cè)等單位。

3.6項(xiàng)目文件 project record

在項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。

3.7前期文件 record of the prophase

指項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、移民安置及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。

3.8施工文件 record of the construction process

指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。

3.9竣工圖 as-built drawing

指工程竣工后真實(shí)反映工程施工結(jié)果的圖樣。

3.10監(jiān)理文件 record of the supervision

指工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。

3.11竣工驗(yàn)收文件 record of test on completion

指項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中形成的文件。

3.12項(xiàng)目電子文件 digital project record

在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。

3.13項(xiàng)目文件歸檔 filing of the project record

指建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。

3.14項(xiàng)目檔案 project archive

指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。

3.15項(xiàng)目電子檔案 digital project archive

指項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。

3.16項(xiàng)目檔案移交 transfer of the project archive

指建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定將有關(guān)項(xiàng)目檔案交運(yùn)行管理單位、項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。

3.17項(xiàng)目檔案管理卷 descriptive file of the project archive

檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項(xiàng)目過程中形成的，包括項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊(cè)等說明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。

04總則

4.1 建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4.2 建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，配備項(xiàng)目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源。

4.3 項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。

4.4 建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管理，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。

4.5 項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

05項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)

5.1 項(xiàng)目檔案工作的組織

5.1.1建設(shè)單位應(yīng)明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與項(xiàng)目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備滿足項(xiàng)目檔案工作需要的檔案人員，在項(xiàng)目建設(shè)期間應(yīng)保持檔案人員的穩(wěn)定。

5.1.2項(xiàng)目檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)，經(jīng)過項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)。

5.1.3建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門、各參建單位應(yīng)配備專人或指定人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件管理工作，在項(xiàng)目建設(shè)期間不得隨意更換。

5.1.4建設(shè)單位應(yīng)建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，工程管理相關(guān)部門和參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。

5.2 項(xiàng)目檔案工作職責(zé)任務(wù)

5.2.1建設(shè)單位

5.2.1.1貫徹執(zhí)行國家有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定、完善項(xiàng)目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。

5.2.1.2與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。

對(duì)參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履行情況做出評(píng)價(jià)，合同款支付審批時(shí)應(yīng)審查項(xiàng)目文件的歸檔情況，并將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。

5.2.1.3項(xiàng)目開工前制定項(xiàng)目檔案工作方案，對(duì)參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。

5.2.1.4建立項(xiàng)目文件管理和歸檔考核機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔情況等進(jìn)行考核。

5.2.1.5將項(xiàng)目檔案信息化納入項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實(shí)施。

5.2.1.6按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理登記，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備和整改工作。

5.2.2建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)

5.2.2.1監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對(duì)該項(xiàng)目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。

5.2.2.2組織項(xiàng)目管理相關(guān)人員和檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

5.2.2.8參加項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。

5.2.2.4負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

5.2.2.5負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和移交工作。

5.2.3建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門

5.2.3.1對(duì)工程技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，組織對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包、檢測(cè)、供貨等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。

5.2.3.2對(duì)本部門形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。

5.2.3.3機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)交接項(xiàng)目文件，辦理交接手續(xù)。

5.2.4 參建單位

5.2.4.1建立符合建設(shè)單位要求的文件管理制度，報(bào)建設(shè)單位確認(rèn)。

5.2.4.2負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程的文件收集、整理和歸檔工作。

5.2.4.3監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。

5.2.4.4實(shí)行總承包的項(xiàng)目，總承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作的組織協(xié)調(diào)。按照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3的規(guī)定，建立總承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案工作組織，履行項(xiàng)目檔案管理職責(zé)任務(wù)。各分包單位負(fù)責(zé)其分包部分項(xiàng)目文件的收集、整理，提交總承包單位審核，總承包單位應(yīng)簽署審查意見。

5.2.4.5應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，釆取措施確保項(xiàng)目文件的安全。

06制度規(guī)范建設(shè)

6.1建設(shè)單位制度規(guī)范體系要求

項(xiàng)目開工前，建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項(xiàng)目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。

6.2項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：

a) 項(xiàng)目文件管理流程、文件格式、編號(hào)、歸檔要求等;

b) 竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任等;

c) 照片和音視頻文件攝錄的責(zé)任主體、階段、節(jié)點(diǎn)、部位、內(nèi)容、技術(shù)參數(shù)、歸檔要求等。

6.3檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容建設(shè)單位檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范中應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：

a) 項(xiàng)目檔案管理辦法;

b) 檔案分類方案;

c) 歸檔范圍和檔案保管期限表;

d) 整理編目細(xì)則。

6.4納入項(xiàng)目管理制度規(guī)范建設(shè)單位在項(xiàng)目管理相關(guān)制度、規(guī)范中應(yīng)提出檔案管理的要求。

6.5參建單位制度規(guī)范體系要求參建單位項(xiàng)目部應(yīng)制定與建設(shè)單位的要求相適應(yīng)的項(xiàng)目文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。

6.6修訂完善要求建設(shè)單位和參建單位應(yīng)適時(shí)對(duì)管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行修訂完善。

07項(xiàng)目文件管理

7.1項(xiàng)目文件形成

7.1.1項(xiàng)目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定;工程技術(shù)文件應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

7.1.2重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。

7.1.3項(xiàng)目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求。

7.1.4歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。因故用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。

7.2竣工圖編制

7.2.1竣工圖的編制要求

7.2.1.1工程竣工時(shí)應(yīng)編制竣工圖，竣工圖一般由施工單位負(fù)責(zé)編制。

7.2.1.2竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。

7.2.1.3應(yīng)將設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、洽商單、材料變更、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件匯總后經(jīng)監(jiān)理審核，作為竣工圖編制的依據(jù)。

7.2.1.4竣工圖應(yīng)依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和圖紙目錄。竣工圖編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括：竣工圖涉及的工程概況、編制單位、編制人員、編制時(shí)間、編制依據(jù)、 編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。

7.2.1.5按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章(見附錄A圖A.1)。

7.2.1.6凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號(hào)和條款號(hào)，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)清楚的，應(yīng)在圖框內(nèi)用文字說明。

7.2.1.7有下述情形之一時(shí)應(yīng)重新繪制竣工圖：

a) 涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變;

b) 圖面變更面積超過20%;

c) 合同約定對(duì)所有變更均需重繪或變更面積超過合同約定比例。

重新繪制竣工圖應(yīng)按原圖編號(hào)，圖號(hào)末尾加注“竣”字，或在新圖標(biāo)題欄內(nèi)注明“竣工階段”。重新繪制竣工圖圖幅、比例、字號(hào)、字體應(yīng)與原圖一致。

7.2.1.8施工單位重新繪制的竣工圖，標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號(hào)、比例尺、編制日期等標(biāo)識(shí)項(xiàng)，并逐張加蓋監(jiān)理單位相關(guān)責(zé)任人審核簽字的竣工圖審核章。

7.2.1.9行業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說 明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖審核章。

7.2.1.10同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào), 指明該圖所在位置并在竣工圖編制說明中注明;不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖。

7.2.1.11建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。

7.2.1.12用施工圖編制竣工圖的，應(yīng)使用新圖紙，不得使用復(fù)印的白圖編制竣工圖。

7.2.1.13竣工圖章、竣工圖審核章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。

7.2.1.14 竣工圖應(yīng)按GB/T 1O6O9.3—2OO9的規(guī)定統(tǒng)一折疊。

7.2.2竣工圖的審核和簽署

7.2.2.1竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)竣工圖編制的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進(jìn)行審核。

7.2.2.2竣工圖章、竣工圖審核章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人簽字，不得代簽;經(jīng)建設(shè)單位同意，可蓋執(zhí)業(yè)資格印章代替簽字。

7.2.2.3涉外項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。

7.2.3竣工圖套數(shù)

7.2.3.1竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項(xiàng)目建設(shè)單位、運(yùn)行管理單位、有關(guān)部門或項(xiàng)目主管單位的需要。

7.2.3.2竣工圖套數(shù)應(yīng)符合合同條款約定和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.3項(xiàng)目文件的收集與整理

7.3.1收集

7.3.1.1項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。

7.3.1.2建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)附錄B的歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點(diǎn)、管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。

7.3.1.3項(xiàng)目文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集，并實(shí)行預(yù)立卷制度

7.3.2 整理

7.3.2.1項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、 排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

7.3.2.2項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用。

7.3.2.3項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定，確定其是否歸檔。

7.3.2.4項(xiàng)目文件應(yīng)按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

7.3.2.5項(xiàng)目文件組卷。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷，其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷，勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)造)的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷;科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目(課題)組卷;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;復(fù)文在前，來文在后;文字在前，圖樣在后。

7.3.2.6項(xiàng)目案卷排列。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收排列;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收排列;設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項(xiàng)目文件按開題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按主題、事由排列。

7.3.2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822的規(guī)定。釆用整卷裝訂的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號(hào)。

7.3.2.8紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T 50的規(guī)定。

7.3.2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T 15的規(guī)定。

7.3.2.10實(shí)物檔案依據(jù)分類方案按件進(jìn)行整理。芯樣的整理應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

7.4歸檔

7.4.1項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔。前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔;管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔;施工文件應(yīng)在項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔，建設(shè)周期長的項(xiàng)目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開發(fā)文件應(yīng)在系統(tǒng)驗(yàn)收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應(yīng)在監(jiān)理(監(jiān)造)的項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔;科研項(xiàng)目文件應(yīng)在結(jié)題驗(yàn)收后歸檔;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件應(yīng)在試運(yùn)行結(jié)束時(shí)歸檔;竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過后歸檔。

7.4.2歸檔文件質(zhì)量應(yīng)符合7.1和7.2的相關(guān)規(guī)定。

7.4.3施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后(實(shí)行總承包的項(xiàng)目，分包單位應(yīng)先提交總承包單位進(jìn)行審查)，依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;監(jiān)理文件和第三方檢測(cè)文件組卷完畢并自查后，依次由建設(shè)單位工程管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。

7.4.4建設(shè)單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查合格后，提交檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

7.4.5歸檔單位(部門)應(yīng)按建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要求，編制交接清冊(cè)(含交接手續(xù)、檔案數(shù)量、案卷目錄)，雙方清點(diǎn)無誤后交接歸檔。08項(xiàng)目檔案管理

8.1項(xiàng)目檔案整理

8.1.1建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定、行業(yè)特點(diǎn)和項(xiàng)目實(shí)際來制定項(xiàng)目檔案分類方案。檔案分類方案應(yīng)符合邏輯性、實(shí)用性、可擴(kuò)展性的原則并保持相對(duì)穩(wěn)定。

8.1.2建設(shè)單位檔案機(jī)構(gòu)依據(jù)項(xiàng)目檔案分類方案對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。記錄工程部位的音像檔案，宜與該單位工程的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一編號(hào)，與其他音像檔案集中存放保管。

8.1.3建設(shè)單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)編制項(xiàng)目檔案案卷目錄，并參照DA/T 12的規(guī)定建立項(xiàng)目檔案管理卷。

8.2項(xiàng)目檔案的鑒定

8.2.1建設(shè)單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)保管期限表對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定其保管期限，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件時(shí)，該卷保管期限應(yīng)從長。

8.2.2項(xiàng)目檔案保管期限分為永 久和定期兩種，定期一般分為30年和10年。

8.3項(xiàng)目檔案的保管

8.3.1建設(shè)單位和參建單位應(yīng)為項(xiàng)目檔案的安全保管提供必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。

8.3.2建設(shè)單位檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物(霉、 蟲、鼠)的要求。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案庫房管理制度，加強(qiáng)日常庫房管理。

8.4項(xiàng)目檔案的利用

8.4.1建設(shè)單位應(yīng)建立檔案利用制度，對(duì)利用的范圍、對(duì)象、審批辦法等做出規(guī)定。

8.4.2利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。

8.4.3建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項(xiàng)目大事記、常用圖集、專題研究等。

8.5項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

09項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理

9.1項(xiàng)目電子文件的歸檔

9.1.1項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，保 障其真實(shí)、完整和安全;能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時(shí)跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

9.1.2建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定項(xiàng)目電子文件歸檔范圍。

9.1.3項(xiàng)目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作;檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。

9.1.4項(xiàng)目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整;項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目檔案分類方案并參照7.3.2.5的規(guī)定分別組成多層級(jí)文件信息包，文件信息包應(yīng)包含項(xiàng)目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

9.1.5項(xiàng)目電子文件歸檔一般采用物理歸檔。紙質(zhì)項(xiàng)目文件歸檔時(shí)可釆取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案管理機(jī)構(gòu)移交經(jīng)過整理的項(xiàng)目電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案保持一致，且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)

9.1.6項(xiàng)目電子文件應(yīng)釆用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長期保存。項(xiàng)目電子文件歸檔保存的文件格式應(yīng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的格式要求。

9.1.7項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè)，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。

9.1.8項(xiàng)目電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)識(shí)。歸檔標(biāo)識(shí)中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。

9.1.9釆取離線方式歸檔時(shí)，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件拷貝至耐久性好的存儲(chǔ)介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。

9.1.10存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、類別號(hào)、案卷起止號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。存儲(chǔ)介質(zhì)為光盤的，歸檔標(biāo)簽應(yīng)符合DA/T 38的規(guī)定。

9.1.11項(xiàng)目電子文件歸檔時(shí)應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，并填寫《電子文件歸檔登記表》(格式參見GB/T 18894),檢驗(yàn)合格后，辦理交接手續(xù)。

9.1.12圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準(zhǔn)確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應(yīng)達(dá)到300 dpi以上，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。

9.1.13對(duì)反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)選擇有代表性的輸出紙質(zhì)照片。所選數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明，影像清晰、完整。

9.2項(xiàng)目電子檔案管理

9.2.1項(xiàng)目電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行整理。

9.2.2項(xiàng)目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T 18894的規(guī)定。

9.2.3建設(shè)單位應(yīng)建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項(xiàng)目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

9.2.4接入內(nèi)部網(wǎng)的項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息完整性校驗(yàn)、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故的發(fā)生。

9.2.5項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

9.2.6在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

9.2.7項(xiàng)目電子檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，釆取有效技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密法規(guī)實(shí)施。

9.3項(xiàng)目檔案數(shù)字化

9.3.1數(shù)字化范圍根據(jù)實(shí)際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、征地移民、合同協(xié)議、項(xiàng)目管理文件，重要隱蔽工程驗(yàn)收、缺陷處理文件、竣工圖、單位工程驗(yàn)收、合同驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收文件, 重要設(shè)備文件等。

9.3.2委托第三方進(jìn)行數(shù)字化加工的建設(shè)項(xiàng)目，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責(zé)任及失泄密的處置措施。釆取建立安防系統(tǒng)、加強(qiáng)數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備管理和數(shù)字化人員管理等措施，確保檔案信息安全。

9.3.3檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應(yīng)符合DA/T 31的規(guī)定。

10項(xiàng)目檔案移交

10.1移交要求

竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向運(yùn)行管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。

10.2移交手續(xù)

項(xiàng)目檔案移交時(shí)，應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊(cè)、簽字等交接手續(xù)。

10.3電子檔案移交

項(xiàng)目電子檔案的移交參照《電子檔案移交與接收辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

10.4停、緩建移交

停、緩建的項(xiàng)目，其檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)保存;建設(shè)單位撤銷的，項(xiàng)目檔案應(yīng)向項(xiàng)目主管部門或有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)移交。

以下內(nèi)容為《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》解讀

來源：《中國檔案》2019年第2期

作者：國家檔案局 王紅敏

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28—2018)(以下簡稱《規(guī)范》)于2018年4月8日由國家檔案局發(fā)布，并于2018年10月1日起實(shí)施。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(以下簡稱《整理規(guī)范》)同時(shí)廢止。

01修訂背景2002年11月發(fā)布的《整理規(guī)范》提出了建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔和檔案整理要求，對(duì)提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平、規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理發(fā)揮了積極作用。近幾年，我國建設(shè)項(xiàng)目管理水平不斷提高，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不斷完善，《整理規(guī)范》已經(jīng)不能滿足當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的需要。在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，國家檔案局經(jīng)科司研究確定了標(biāo)準(zhǔn)修訂方向和修訂原則，成立了標(biāo)準(zhǔn)起草工作組，形成了征求意見稿和修改稿，并多次召開座談會(huì)，認(rèn)真聽取各方意見，經(jīng)全 國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過后，《規(guī)范》正式發(fā)布。02修訂意義

《規(guī)范》是我國不同行業(yè)、類型、規(guī)模建設(shè)項(xiàng)目的參建方做好項(xiàng)目檔案工作的依據(jù)，也是檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)。《規(guī)范》分別從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理總則、組織及職責(zé)任務(wù)、制度規(guī)范建設(shè)、項(xiàng)目文件及檔案管理、項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理等方面提出新要求,填補(bǔ)了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的空白。

《規(guī)范》為引導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位的項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理行為，提供了一種科學(xué)的管理思路和合法合規(guī)且具體清晰的管理方法。《規(guī)范》對(duì)于提高建設(shè)項(xiàng)目全員檔案意識(shí)、強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、提升項(xiàng)目檔案工作整體水平有著重要意義。

03修訂原則

1 通用性

《規(guī)范》的主體要素由“國家重大建設(shè)項(xiàng)目”擴(kuò)展為“建設(shè)項(xiàng)目”，適用范圍更加廣泛，能夠滿足更多建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求、滿足檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的需求、滿足建設(shè)項(xiàng)目外部監(jiān)管的需求。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的逐步提高，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重要性日益突顯，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要統(tǒng)一明確的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

2 操作性

《規(guī)范》遵循項(xiàng)目建設(shè)基本程序和規(guī)律，管理要求更明確、更具有操作性。《整理規(guī)范》沒有對(duì)“國家重大建設(shè)項(xiàng)目”進(jìn)行定義，因此，無法判斷有些建設(shè)項(xiàng)目是否屬于“國家重大建設(shè)項(xiàng)目”，這給檔案工作帶來一定困擾。《規(guī)范》把主體要素調(diào)整為“建設(shè)項(xiàng)目”后，管理要求更加明確、定位更加清晰、操作性更強(qiáng)。

3 延伸性

《規(guī)范》的主要內(nèi)容由“建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理”擴(kuò)展為“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理”。《規(guī)范》的內(nèi)容與標(biāo)題高度契合，強(qiáng)化了項(xiàng)目檔案管理的原則、職責(zé)、要求以及程序，增加項(xiàng)目文件和檔案管理內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，從項(xiàng)目文件歸檔要求延伸到文件形成要求，體現(xiàn)了項(xiàng)目文件全程管理原則。

4 創(chuàng)新性

《規(guī)范》總結(jié)了以往建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有效措施，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案工作站位，著眼于建設(shè)項(xiàng)目管理全局，分析建設(shè)項(xiàng)目檔案工作思路和措施，創(chuàng)新提出項(xiàng)目檔案融入項(xiàng)目建設(shè)的管理理念，使檔案工作單方面納入項(xiàng)目管理轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目管理與檔案管理的全面融合。

5 兼容性

《規(guī)范》考慮不同行業(yè)、類型、規(guī)模的建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作實(shí)際情況，兼顧不同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，綜合建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、總承包等單位的責(zé)任和需求，刪除檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件中已有的內(nèi)容。

04修訂內(nèi)容

《規(guī)范》包括10個(gè)章節(jié)以及2個(gè)附錄。

1 范圍擴(kuò)大適用范圍，明確建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求和職責(zé)任務(wù)，確立建設(shè)項(xiàng)目文件形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則與方法。

2 規(guī)范性引用文件新增8個(gè)引用文件。在實(shí)際工作中，應(yīng)及時(shí)關(guān)注新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂情況。

3 術(shù)語和定義選用17個(gè)術(shù)語和定義。刪除不常用和易混淆的單項(xiàng)工程、竣工文件2個(gè)術(shù)語和定義，增加了分部工程、建設(shè)單位、參建單位、項(xiàng)目電子文件、項(xiàng)目電子檔案、項(xiàng)目檔案管理卷6個(gè)術(shù)語及定義。保留的11個(gè)術(shù)語和定義，內(nèi)容也有相應(yīng)修改。其中，“項(xiàng)目檔案管理卷”是一個(gè)全新的術(shù)語，是科學(xué)管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要工具。

4 總則確定建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)的主體地位，項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位均應(yīng)在項(xiàng)目檔案工作中做好人、財(cái)、物等方面的保 障工作，提出項(xiàng)目檔案管理融入項(xiàng)目管理的工作理念，強(qiáng)化項(xiàng)目文件過程管理，提高項(xiàng)目文件的形成質(zhì)量，提出項(xiàng)目檔案工作的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全的總體目標(biāo)。

5 項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作組織管理，建立以建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)為核心、工程管理相關(guān)部門和參建單位共同參與的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)作用，科學(xué)有序地推進(jìn)工作。《規(guī)范》分別對(duì)建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門和參建單位的職責(zé)任務(wù)提出具體要求。《規(guī)范》提出，加強(qiáng)合同管理、制定工作方案、建立交底和考核機(jī)制、加強(qiáng)信息化建設(shè)等工作是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要措施。明確建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性;建設(shè)單位工程管理部門負(fù)責(zé)審查勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性。

6 制度規(guī)范建設(shè)制度規(guī)范建設(shè)是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要內(nèi)容，是國家及行業(yè)相關(guān)法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體化，是建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案管理活動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。制定制度規(guī)范應(yīng)把握4點(diǎn)：一是前瞻性和全面性。《規(guī)范》提出，在項(xiàng)目開工前建設(shè)單位應(yīng)建立覆蓋項(xiàng)目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。二是約束性和指導(dǎo)性。《規(guī)范》分別從項(xiàng)目文件管理和檔案管理兩個(gè)方面列舉了基本制度清單。三是適用性和持續(xù)性。《規(guī)范》強(qiáng)調(diào)建設(shè)單位在項(xiàng)目管理制度規(guī)范中應(yīng)提出檔案管理要求，建設(shè)單位和參建單位應(yīng)適時(shí)對(duì)管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行修訂完善。

7 項(xiàng)目文件管理刪除了項(xiàng)目文件整理中案卷編目、裝訂、案卷格式及支撐材料等已有的明確規(guī)定的條文;增加了音像文件的攝錄范圍和技術(shù)要求;強(qiáng)調(diào)歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的要求;明確建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《規(guī)范》的附錄歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、管理模式、行業(yè)特點(diǎn)等制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表;依據(jù)“誰形成誰整理”的原則，明確文件形成單位或部門歸檔和整理責(zé)任;指出項(xiàng)目文件的分類、文件組卷、案卷排列等整理工作應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有關(guān)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用;明確各類文件歸檔時(shí)間，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目文件及時(shí)歸檔。

(1)竣工圖編制增加了施工單位重繪竣工圖的要求，提高竣工圖繪制質(zhì)量，重新繪制的竣工圖圖面變更面積由35%調(diào)整為20%;針對(duì)不同的竣工圖編制責(zé)任主體和編制方法提供竣工圖章和竣工圖審核章2種竣工圖用章;明確了專業(yè)監(jiān)理工程師的審查責(zé)任;提出竣工圖編制依據(jù)匯總、竣工圖編制說明要求;刪除了“竣工圖的編制費(fèi)用”等不屬于檔案工作職責(zé)范圍的條款。

(2)竣工圖章的使用凡按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章。凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號(hào)和條款號(hào)，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左側(cè)用文字說明。

(3)竣工圖審核章的使用施工單位重新繪制的竣工圖，新圖標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號(hào)、比例尺、編制日期等標(biāo)識(shí)項(xiàng)，并逐張加蓋竣工圖審核章。行業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋竣工圖審核章。

8 項(xiàng)目檔案管理增加了項(xiàng)目檔案的鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，補(bǔ)充完善了項(xiàng)目檔案管理環(huán)節(jié)。

9 項(xiàng)目電子文件歸檔與項(xiàng)目電子檔案管理針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目信息化管理過程中大量原生電子文件的形成和收集、整理、檢測(cè)、歸檔等環(huán)節(jié)提出技術(shù)要求;指出項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能;應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，確定項(xiàng)目電子文件歸檔范圍;規(guī)定項(xiàng)目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作;明確建設(shè)單位應(yīng)建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，管理建設(shè)項(xiàng)目全部電子檔案;項(xiàng)目檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定范圍，并應(yīng)與委托單位簽訂保密協(xié)議。

10 項(xiàng)目檔案移交明確了移交時(shí)間、移交手續(xù)、電子檔案移交標(biāo)準(zhǔn)、停緩建移交的要求。

11 附錄A：竣工圖章、竣工圖審核章式樣調(diào)整竣工圖章的格式和內(nèi)容，明確專業(yè)監(jiān)理工程師的審核責(zé)任;新增竣工圖審核章的格式和內(nèi)容。

12 附錄B：建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限增加信息系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)備采購監(jiān)造等類別;細(xì)化移民工作文件材料內(nèi)容;重新形成立項(xiàng)文件、招標(biāo)投合同協(xié)議文件、勘察設(shè)計(jì)文件、征地拆遷移民文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項(xiàng)目文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)文件、竣工驗(yàn)收文件12個(gè)類別;調(diào)整保管期限由永 久、長期、短期改為永 久、30年、10年。